Tóm tắt chương 7 - Quản lý học (Học viện Hành chính)

I. Hướng dẫn, điều khiển trong quản lý

Hướng dẫn, điều khiển (lãnh đạo) trong quản lý là chức năng tác động, chỉ huy người khác cùng thực hiện công việc cụ thể để đạt mục tiêu tổ chức.
- Khác với “chỉ thị” mang tính quy chế, hành động của nhà quản lý dựa trên sức ảnh hưởng (authority & influence). 
- Trong quản lý, lãnh đạo bao gồm: hướng dẫn, chỉ huy, điều khiển để đạt mục tiêu đã đề ra.

II. Những vấn đề về khả năng lãnh đạo

II.1. Khái niệm lãnh đạo

Lãnh đạo (leadership) là khả năng tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt mục tiêu chung.

II.2. Ba yếu tố ảnh hưởng đến lãnh đạo

- Người lãnh đạo: trình độ, kỹ năng, phong cách, khả năng ảnh hưởng.
- Thành viên: động cơ, nhu cầu, khả năng, phản ứng với phong cách lãnh đạo.
- Môi trường tổ chức: văn hóa, cơ cấu, bầu không khí làm việc.

Lưu ý: Bầu không khí tổ chức ảnh hưởng đặc biệt đến động cơ quyền lực, thành đạt, liên kết (bảng minh họa mối quan hệ giữa bầu không khí và động cơ).

II.3. Mô hình hai chiều về phong cách lãnh đạo

- Trục “quan tâm đến con người” và “quan tâm đến sản xuất” tạo thành ma trận 9×9 
- Các mức độ: cực đoan 1.1 (ít quan tâm cả hai), 9.9 (cao cả hai), 5.5 (cân bằng) 

Lưu ý: Mỗi phong cách pha trộn các yếu tố động viên, kiểm soát; không nên cố định một kiểu mà phải linh hoạt theo bối cảnh

III. Một số kỹ năng cần có trong quan hệ với thành viên tổ chức

III.1. Kỹ năng lắng nghe

- Lắng nghe tích cực: tập trung, thấu cảm, phản hồi, tránh ngắt lời đột ngột, dùng ánh mắt, ghi chép. 
- Lắng nghe thụ động: chỉ tiếp nhận thông tin mà không hiểu sâu. 
Lưu ý: Lắng nghe tích cực không đồng nghĩa tán thành; mục đích là thấu hiểu nhu cầu, mong muốn của thành viên. 

III.2. Kỹ năng phản hồi thông tin

- Hai chiều: 
• Cấp trên cung cấp thông tin hướng dẫn. 
• Cấp dưới báo cáo phản hồi (tích cực & không tích cực).
- Để hiệu quả: tập trung vào hành vi cụ thể, giữ trung lập, đúng thời điểm, đảm bảo hiểu đúng nội dung. 

Lưu ý: Tổ chức thường ưu tiên thông tin tích cực, dễ làm biến dạng phản hồi không tích cực. 

III.3. Kỹ năng ủy quyền

- Ủy quyền là trao quyền quyết định và trách nhiệm cho cấp dưới để đảm bảo công việc chạy đúng kế hoạch.
- Yếu tố quyết định: quy mô tổ chức, tầm quan trọng & tính phức tạp của nhiệm vụ, văn hóa, năng lực cấp dưới. 
- Để kiểm soát: xác định rõ nội dung & phạm vi ủy quyền, thông báo cho người liên quan, thiết lập thông tin kiểm soát. 

Lưu ý: Ủy quyền không đồng nghĩa trao tự do tuyệt đối; phải giám sát để tránh phân tán mục tiêu. 

III.4. Kỹ năng bắt buộc tuân thủ chuẩn mực và quy tắc

- Nhà quản lý cần có kỹ năng ra lệnh, nhắc nhở, cảnh cáo nhưng vẫn duy trì không khí dân chủ. 
- Hình thức kỷ luật: cưỡng chế (phạt ngay) hoặc nhắc nhở, cảnh cáo. 
- Quy trình xử lý sai lệch: tiếp xúc bình tĩnh, khách quan, chỉ ra hành vi cụ thể, duy trì không khí kiểm soát, đạt thỏa thuận phương án khắc phục. 

Lưu ý: Không phạt mang tính cá nhân, tránh làm mất động lực; tập trung xử lý hành vi sai lệch, không biến thành tranh cãi.

III.5. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn

- Mâu thuẫn có thể tích cực nếu được quản lý tốt; cần phân biệt “xung đột cá nhân” và “xung đột nhiệm vụ”. 
- Các bước: 
• Nhận diện nguyên nhân gốc. 
• Thảo luận khách quan, bình tĩnh. 
• Tìm giải pháp win–win. 
• Thống nhất và cam kết thực hiện.

Lưu ý: Xung đột tích cực thúc đẩy đổi mới; xung đột tiêu cực gây lãng phí nguồn lực. 

III.6. Kỹ năng đàm phán

- Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều bên trao đổi để đạt thỏa thuận (hình thức trao đổi hàng hóa/dịch vụ).
- Nguyên tắc: 
• Nghiên cứu kỹ bên tham gia. 
• Bắt đầu từ đề nghị tích cực. 
• Mở rộng vấn đề nhưng không vì lợi ích riêng. 
• Nhấn mạnh giải pháp win–win. 
• Có thể nhờ bên thứ ba hỗ trợ (công đoàn, tư vấn).

Lưu ý: 
- “Đàm phán công việc” tập trung kết quả tổ chức, khác “đàm phán cá nhân” chú trọng lợi ích riêng. 
- Đàm phán chỉ hiệu quả khi tránh áp đặt, duy trì bầu không khí hợp tác.