Tóm tắt kiến thức chương 3 - Khoa học quản lý đại cương USSH

3.1. Khái luận về nguyên tắc quản lý

3.1.1. Các tiếp cận khác nhau về nguyên tắc quản lý

Trong lịch sử tư tưởng quản lý, có nhiều cách hiểu khác nhau về nguyên tắc quản lý tùy thuộc vào các trường phái: 
+ Trường phái kinh nghiệm/theo trường hợp: Thường phủ nhận sự tồn tại của các nguyên tắc quản lý do nhấn mạnh quá mức vào vai trò cá nhân hoặc tình huống cụ thể. 
+ F.W. Taylor (Thuyết quản lý theo khoa học): Đưa ra các ý tưởng mang tính tổng quan dựa trên phân công lao động, chưa thực sự coi trọng nguyên tắc quản lý như một vấn đề độc lập. Ông nhấn mạnh: Tách biệt chức năng kế hoạch và thừa hành; Phân định rõ chức năng; Thực hiện nguyên tắc ngoại lệ (tách việc thường và bất thường). 
+ H. Fayol: Là người đầu tiên nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của nguyên tắc quản lý, ví nó như "ngọn đèn pha". Ông đưa ra 14 nguyên tắc cơ bản. Tuy nhiên, hạn chế là một số nguyên tắc trùng lặp, mâu thuẫn hoặc thiếu tính khái quát. 
+ H. Koontz: Coi nguyên tắc là những chân lý cơ bản, có khả năng dự đoán kết quả, mang tính mô tả chứ không phải mệnh lệnh cứng nhắc.

Bảng so sánh các quan điểm về nguyên tắc quản lý:

Lưu ý dành cho sinh viên: Cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa Taylor (tập trung vào quy trình/phân công) và Fayol (tập trung vào quản trị tổng quát/hành chính). Taylor ít quan tâm đến nguyên tắc quản lý tổng thể hơn Fayol.

3.1.2. Định nghĩa nguyên tắc và nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc (nói chung): Là những điều cơ bản định ra, nhất thiết phải tuân theo. Đặc trưng: Tính khách quan, Tính bắt buộc, Tính hướng đích.

Nguyên tắc quản lý: Là hệ thống những quan điểm quản lý có tính định hướng và những quy định, quy tắc bắt buộc chủ thể quản lý phải tuân thủ trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức.

Cấu thành của Nguyên tắc quản lý: Bao gồm 2 nhân tố cơ bản được so sánh dưới đây:

3.1.3. Đặc trưng của nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc quản lý có 5 đặc trưng cơ bản sau: 
+ Tính khách quan: Phản ánh quy luật vận động của xã hội và điều kiện thực tế của tổ chức. Dù do con người đặt ra nhưng nội dung phải phù hợp quy luật khách quan. 
+ Tính phổ biến: Tồn tại ở mọi loại hình, cấp độ quản lý và trong mọi chức năng quản lý. 
+ Tính ổn định: Phản ánh các mối quan hệ bản chất, bền vững ("phần cứng" của hệ thống), đảm bảo sự phát triển bền vững. 
+ Tính bắt buộc: Các quy định là chế tài, hạn chế sự tùy tiện của nhà quản lý. (Phương châm: Nhà quản lý chỉ được làm điều quy định cho phép; Người bị quản lý được làm những gì quy định không cấm). 
+ Tính bao quát: Chi phối toàn bộ quá trình từ xây dựng, tổ chức đến kiểm tra đánh giá quyết định; bao trùm mọi khía cạnh quản lý. 
+ Tính định hướng: Dẫn dắt tổ chức hướng về tương lai thông qua các giá trị, ý tưởng (triết lý, logo, v.v.).

Lưu ý dành cho sinh viên: Đừng nhầm lẫn giữa "Tính ổn định" và "Cứng nhắc". Nguyên tắc cần ổn định để làm nền tảng, nhưng cách vận dụng phải linh hoạt.

3.1.4. Vai trò của nguyên tắc quản lý

+ Định hướng phát triển tổ chức: Là cơ sở xây dựng chiến lược, giải quyết các vấn đề căn cốt (Chủ thể, Mục tiêu, Phương thức). 
+ Duy trì sự ổn định: Tạo ra kỷ luật, kỷ cương qua hệ thống nội quy, quy chế. 
+ Đảm bảo thực thi quyền hạn: Giúp chủ thể quản lý thực hiện đúng quyền hạn, tránh lạm quyền. 
+ Xây dựng văn hóa: Góp phần hình thành văn hóa tổ chức và văn hóa quản lý.

3.2. Một số nguyên tắc quản lý cơ bản

3.2.1. Nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý

Nội dung: Chủ thể quản lý phải sử dụng quyền lực trong giới hạn cho phép. 
+ Tránh các trạng thái tiêu cực: Độc quyền, chuyên quyền, lạm quyền, tiếm quyền hoặc bỏ rơi quyền lực. 
+ Mỗi chức vị có thẩm quyền nhất định, không được vượt quá.

Cách thực hiện: 
+ Mô tả công việc rõ ràng, cụ thể. 
+ Thực hiện ủy quyền hợp lý. 
+ Thiết lập hệ thống kiểm tra rộng rãi.

3.2.2. Nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm

Khái niệm: 
+ Quyền hạn: Tính độc lập trong việc ban hành, thực thi và kiểm tra quyết định. 
+ Trách nhiệm: Bổn phận phải hoàn thành công việc và gánh chịu hậu quả.

Nội dung: Quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm càng cao. Người quản lý chịu trách nhiệm về hành vi của mình VÀ hành vi của cấp dưới.

Cách thực hiện: Nâng cao chất lượng quyết định; Chuẩn bị điều kiện thực thi tốt; Tăng cường kiểm tra, giám sát.

Lưu ý dành cho sinh viên (Hay nhầm lẫn): Quyền hạn không phải là quyền lực cá nhân tuyệt đối. Quyền hạn gắn liền với vị trí chức danh, còn trách nhiệm gắn liền với kết quả của việc sử dụng quyền hạn đó.

3.2.3. Nguyên tắc thống nhất trong quản lý

Nội dung: Phản ánh quan hệ giữa các nhà quản lý (cấp trên - cấp dưới, đồng cấp). Yêu cầu sự thống nhất trong: Ra quyết định -> Tổ chức thực hiện -> Kiểm tra đánh giá.

Cách thực hiện: Quán triệt quan điểm chung; Trao đổi thảo luận; Phân công rõ ràng; Giao ban định kỳ.

3.2.4. Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý

Nội dung: Bắt buộc tuân thủ quy trình quản lý chuẩn: Lập kế hoạch & Ra quyết định -> Tổ chức -> Lãnh đạo -> Kiểm tra. Đây là đặc trưng của lao động quản lý (gián tiếp, tổng hợp).

Cách thực hiện: Trang bị kiến thức chuyên môn VÀ kiến thức khoa học quản lý, tổ chức, lãnh đạo.

3.2.5. Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích

Nội dung: Chủ thể quản lý phải nhận thức và giải quyết hài hòa hệ thống lợi ích và quan hệ lợi ích để phát triển bền vững. 
+ Hệ thống lợi ích: Vật chất - Tinh thần; Kinh tế - Chính trị/Xã hội; Chung - Riêng; Ngắn hạn - Dài hạn. 
+ Quan hệ lợi ích: Người quản lý - Người bị quản lý; Giữa các chủ thể; Giữa các đối tượng; Tổ chức - Xã hội.

Cách thực hiện: Thực hiện dân chủ; Công bằng, công khai, minh bạch trong phân bổ giá trị; Giải quyết xung đột lợi ích khách quan.

3.2.6. Nguyên tắc kết hợp các nguồn lực

Nội dung: Kết hợp tối ưu nguồn lực bên trong (nội lực) và nguồn lực bên ngoài (ngoại lực). Không tổ chức nào thành công nếu "đóng cửa".

Cách thực hiện: Thiết kế bộ máy phù hợp; Sử dụng hợp lý nguồn lực bên trong; Thu hút hiệu quả nguồn lực bên ngoài.

3.2.7. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Nội dung: Phối hợp tối ưu các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực) để đạt mục tiêu với chi phí thấp nhất, hiệu quả cao nhất.

Cách thực hiện: Phân công, giao quyền phù hợp; Sử dụng hiệu quả vật lực/tài lực; Đầu tư trọng điểm cho nhân lực và công nghệ.

Tổng hợp tóm tắt 7 nguyên tắc cơ bản (Dạng bảng dễ nhớ):