Tóm tắt kiến thức chương 12 - Hệ thống thông tin quản lý NEU

12.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH

Hệ thống thông tin (HTTT) quản lý sản xuất hỗ trợ việc ra quyết định liên quan đến hoạch định và phân phối các nguồn lực sản xuất. Mục tiêu chính của hệ thống sản xuất là cung cấp nguyên vật liệu, tìm kiếm nhân công/nhà xưởng, hoạch định nhu cầu, sản xuất sản phẩm/dịch vụ, và kiểm tra chất lượng cũng như chi phí.

HTTT sản xuất giúp trợ giúp quản lý hàng dự trữ, kiểm tra chất lượng (đầu vào/đầu ra), hoạch định năng lực, thiết kế sản phẩm, phân chia nguồn nhân lực và kiểm tra kế hoạch sản xuất.

Nguồn dữ liệu: HTTT sản xuất sử dụng dữ liệu chủ yếu từ CSDL kế toán tài chính (như mua hàng, công nợ, hàng tồn kho, chi phí giá thành) để hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định ở mức tác nghiệp và chiến thuật. Các nguồn thông tin bên ngoài (như CSDL của Chính phủ, ngành công nghiệp) hỗ trợ cho các quyết định chiến lược.

Mục tiêu lớn nhất của HTTT sản xuất là cung cấp sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao nhất và chi phí thấp nhất có thể. Nó kiểm soát gần như toàn bộ các giai đoạn của quá trình biến đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm.

Đầu vào của HTTT sản xuất gồm thông tin định hướng từ kế hoạch chiến lược (mục tiêu chất lượng, giới hạn nguồn lực) và thông tin từ các hệ thống xử lý giao dịch (TPS) như thông tin tồn kho, nhân sự, đơn hàng.

Mô hình tổng quan HTTT sản xuất (Từ Hình 12-2)

Mô hình này mô tả luồng thông tin cơ bản của một HTTT sản xuất:

12.2. PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH THEO MỨC QUẢN LÝ

HTTT sản xuất của một tổ chức thường hỗ trợ các nhà quản lý ra các quyết định ở mức tác nghiệp (operational) và chiến thuật (tactical), chủ yếu là thu thập và báo cáo thông tin về tình hình hoạt động sản xuất.

12.2.1. Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp

Đây là các HTTT hỗ trợ các hoạt động sản xuất hàng ngày, phần lớn chúng là một phần của hệ thống kế toán tài chính.

- Hệ thống thông tin mua hàng: Duy trì dữ liệu về quá trình cung cấp nguyên vật liệu (NVL) và hàng hóa (tệp đơn hàng, bảng giá) để làm cơ sở lựa chọn nhà cung cấp.

- Hệ thống thông tin nhận hàng: Kiểm nhận cẩn thận và chính xác về số lượng, chất lượng hàng giao nhận. Cung cấp thông tin cho bộ phận công nợ, kho và sản xuất.

- Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng: Cung cấp thông tin về tình trạng sản phẩm ở mọi giai đoạn (NVL, dở dang, thành phẩm). Đảm bảo NVL đạt chuẩn và kiểm soát chất lượng trong chu trình sản xuất. Thông tin này giúp xác định nhà cung cấp kém hoặc các yếu điểm của máy móc, con người.

- Hệ thống thông tin giao hàng: Hỗ trợ và kiểm soát quá trình nhập kho thành phẩm hoặc xuất hàng cho khách. Cung cấp thông tin cho hệ thống hàng dự trữ và hệ thống công nợ phải thu.

- Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành: Thu thập và báo cáo thông tin về các nguồn lực được sử dụng cho sản xuất (nhân lực, NVL, máy móc thiết bị) để xác định chính xác chi phí sản xuất. Hệ thống lương báo cáo chi phí nhân công; HTTT quản trị NVL cung cấp thông tin về mức dự trữ, xuất kho và hóa đơn nguyên vật liệu (BOM - Bill of Material).

12.2.2. Phân hệ thông tin sản xuất chiến thuật

Các hệ thống này giúp nhà quản lý thực hiện việc điều khiển và kiểm soát các quá trình sản xuất và phân chia các nguồn lực hiện có để đạt được các mục tiêu do mức chiến lược đề ra.

Hệ thống thông tin quản trị và kiểm soát hàng dự trữ

Việc quản lý NVL, sản phẩm dở dang và thành phẩm là rất quan trọng. Dự trữ ở mức hợp lý sẽ tránh được tình trạng ngưng sản xuất (vì thiếu NVL) hoặc mất cơ hội kinh doanh (vì thiếu thành phẩm). Tuy nhiên, dự trữ sẽ phát sinh chi phí (chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ).

Hệ thống này sử dụng hai công cụ thông tin chủ yếu:

1. EOQ (Economic Order Quantity): Xác định lượng đặt hàng kinh tế, sao cho tổng chi phí dự trữ hàng (bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ) là thấp nhất. Đây là điểm cân bằng giữa hai loại chi phí này.

2. RL (Reorder Level - Mức tồn kho an toàn / Điểm đặt hàng lại): Xác định thời điểm cần đặt hàng. Đây là lượng hàng dự trữ mà doanh nghiệp cần có sẵn để dùng trong khoảng thời gian chờ hàng mới được giao về, nhằm đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.

Bảng tóm tắt mô hình quản lý dự trữ (Từ Hình 12-3 & 12-4)

Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP)

MRP (Material Requirement Planning) là quá trình xác định chính xác mức hàng dự trữ (NVL) cần cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời gian cần thiết để nhận hàng, và tiến hành đặt mua tại thời điểm hợp lý để đảm bảo có NVL đúng lúc cần. Hệ thống MRP phải trả lời: Vật liệu nào cần? Số lượng bao nhiêu? Khi nào cần?

Bảng tóm tắt mô hình MRP (Từ Hình 12-5)

Hệ thống thông tin sản xuất không dự trữ (JIT)

JIT (Just-In-Time) là một hệ thống chiến thuật do Toyota (Nhật Bản) thiết lập. Mục tiêu là để loại trừ lãng phí trong việc sử dụng máy móc, không gian, thời gian và vật tư. Phương châm của JIT là các hoạt động chỉ xảy ra đúng vào lúc cần thiết để duy trì lịch trình sản xuất. JIT đòi hỏi sự phối hợp cực kỳ chặt chẽ với nhà cung cấp (thường qua mạng truyền dữ liệu điện tử) để họ chỉ gửi lượng NVL vừa đủ thỏa mãn nhu cầu sản xuất ngay lúc đó.

* Lưu ý ôn tập: Phân biệt MRP và JIT

Hệ thống thông tin hoạch định năng lực sản xuất

Mục tiêu là đảm bảo nhân lực, máy móc và các phương tiện sản xuất khác có đủ vào đúng lúc cần. Có 2 kỹ thuật:

1. Hoạch định năng lực sơ bộ: Ước tính sơ bộ nhu cầu năng lực (giờ công, giờ máy) dựa trên lịch trình sản xuất tổng hợp. Mục đích là xác định năng lực hiện có là đủ, quá ít (cần mua/thuê thêm) hay quá nhiều (cần phân bổ lại).

2. Hoạch định nhu cầu năng lực chi tiết: Cung cấp ước tính chi tiết về năng lực, cần thông tin chi tiết về nguồn nhân lực, BOM, tình trạng NVL, đơn hàng...

Hệ thống thông tin điều độ sản xuất

Là quá trình lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự, ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện. Sử dụng hai công cụ phổ biến:

- Sơ đồ Gantt: Gồm 2 cột (thời gian - trục ngang, công việc - trục dọc). Dùng các thanh ngang chỉ thời hạn (so sánh kế hoạch và thực tế). Phù hợp với công việc đơn giản, ít chồng chéo. Lưu ý: Sơ đồ Gantt không xác định rõ trật tự (quan hệ phụ thuộc) giữa các công việc.

- Sơ đồ Pert (Program Evaluation and Review Technique): Kỹ thuật điều độ cho dự án lớn, phức tạp, nhiều công việc liên quan. Nó giống như một biểu đồ dòng chảy, chỉ rõ thứ tự các công việc, thời gian và chi phí liên quan.

Hệ thống thông tin phát triển và thiết kế sản phẩm

Hỗ trợ các quyết định chiến thuật trong thiết kế sản phẩm mới. Sử dụng thông tin từ khảo sát khách hàng hoặc nghiên cứu thị trường. Mục tiêu là phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí ít nhất, qua đó tạo lợi thế cạnh tranh.

12.2.3. Phân hệ thông tin kinh doanh chiến lược

Các HTTT này hỗ trợ các quyết định chiến lược, mang tính dài hạn và đòi hỏi vốn lớn. Ví dụ: Định vị doanh nghiệp (chọn địa điểm), nâng cấp, xây dựng nhà máy mới, lựa chọn công nghệ sản xuất.

- HTTT lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp: Dựa vào thông tin bên trong (nhân lực, tài chính) và bên ngoài. Thông tin bên ngoài có thể khách quan (chi phí nhân công, vận chuyển, giá đất, hạ tầng) hoặc chủ quan (thái độ cộng đồng, chất lượng giáo dục đào tạo).

- HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ: Giúp xác định các công nghệ mới và đánh giá lợi thế chiến lược của chúng, từ đó giúp nhà quản lý lựa chọn công nghệ sử dụng.

- Xác định quy trình thiết kế sản phẩm và công nghệ: Hỗ trợ quyết định chiến lược: Doanh nghiệp sẽ tự sản xuất (mua NVL, làm phụ kiện, lắp ráp) hay chỉ lắp ráp (mua sẵn phụ kiện từ nhà cung cấp khác).

- Thiết kế triển khai doanh nghiệp: Cần thông tin chi tiết về thiết kế doanh nghiệp tương lai (công nghệ, nhân công, bố trí sản xuất, hệ thống giao thông, năng lượng...)

Tóm tắt 3 mức quản lý trong HTTT Sản xuất (Phân tích tổng hợp)

12.3. PHẦN MỀM QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Phần mềm máy tính hỗ trợ sản xuất được chia thành hai nhóm: Phần mềm ứng dụng chung và phần mềm ứng dụng chuyên biệt.

12.3.1. Các phần mềm ứng dụng chung quản lý sản xuất kinh doanh

Đây là các phần mềm văn phòng phổ biến được các nhà quản lý sản xuất sử dụng:

- Phần mềm cơ sở dữ liệu (Database): Xử lý dữ liệu từ HTTT kế toán (hóa đơn, mua hàng, giao nhận). Phân hệ hàng tồn kho duy trì thông tin về tình hình tồn kho.

- Phần mềm bảng tính (Spreadsheet): Dùng để lập và kiểm tra ngân sách, đánh giá các quyết định đầu tư (ví dụ tính NPV, IRR).

- Phần mềm thống kê (Statistics): Thường được sử dụng trong kiểm tra chất lượng (NVL, thành phẩm), cho phép hiển thị kết quả đa dạng (bảng, biểu đồ).

- Phần mềm quản lý dự án (Project Management): Thường được sử dụng để tạo các sơ đồ Gantt và Pert, cho phép người dùng mô phỏng các quyết định chiến thuật.

12.3.2. Các phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý sản xuất kinh doanh

Đây là các phần mềm được thiết kế riêng cho những chức năng sản xuất chuyên biệt.

- Phần mềm kiểm tra chất lượng: Là các phần mềm thống kê chuyên dùng. Chúng cung cấp sơ đồ kiểm tra (đo độ biến thiên xảy ra trong quá trình sản xuất, phân biệt biến thiên bình thường và bất thường) và biểu đồ Pareto.

- Phần mềm CAD (Computer-Aided Design) và CAM (Computer-Aided Manufacturing):

+ CAD (Thiết kế có sự trợ giúp của máy tính): Giúp kỹ sư thiết kế và sửa đổi bản vẽ, sơ đồ. Ví dụ: AutoCAD cho kỹ sư cơ khí/kiến trúc, hoặc phần mềm thiết kế mạch cho kỹ sư điện. CAD cho phép mô phỏng sản phẩm, tiết kiệm chi phí phát triển và giúp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn.

+ CAM (Sản xuất có sự trợ giúp của máy tính): Giúp chuyển thiết kế (từ CAD) thành sản phẩm cuối cùng với rất ít sự can thiệp của con người. Phần mềm CAM sẽ "đọc" thiết kế và "chỉ thị" cho máy móc thiết bị "sản xuất" ra sản phẩm với đúng thông số kỹ thuật.

- Phần mềm lựa chọn nguyên vật liệu (MSP): Giúp các kỹ sư lựa chọn NVL phù hợp từ hàng trăm ngàn loại vật liệu với hàng chục thuộc tính khác nhau.

- Phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP): Là hệ thống chương trình máy tính sử dụng dữ liệu của lịch sản xuất tổng hợp và tệp hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) để quản trị sản xuất và hàng dự trữ. Mục tiêu là đảm bảo có đủ NVL và năng lực sản xuất vào đúng lúc, tránh dự trữ quá mức cần thiết.