Tóm tắt kiến thức chương 10 - Hệ thống thông tin quản lý NEU

10.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH

Hệ thống thông tin (HTTT) tài chính cung cấp thông tin tài chính cho các nhà quản lý và giám đốc tài chính. Mục tiêu là hỗ trợ họ ra quyết định liên quan đến việc sử dụng, phân bổ và kiểm soát các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.

10.1.1. Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin tài chính

HTTT tài chính có các chức năng chính sau:

- Tích hợp tất cả thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau vào một hệ thống duy nhất.
- Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho nhiều nhóm người dùng, cả trong lĩnh vực tài chính và phi tài chính.
- Cung cấp dữ liệu kịp thời để phục vụ phân tích tài chính.
- Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu thức (thời gian, địa lý, sản phẩm, khách hàng...).
- Cung cấp khả năng phân tích kiểu "What-If" để dự báo dòng tiền tương lai.
- Phân tích các hoạt động tài chính trong quá khứ và tương lai.
- Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng quỹ của doanh nghiệp.

10.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của hệ thống thông tin tài chính

HTTT tài chính cần dữ liệu đa dạng để hỗ trợ ra quyết định. Mô hình luồng dữ liệu (Hình 10-1) có thể được tóm tắt trong bảng sau:

10.1.3. Các phân hệ của hệ thống thông tin tài chính

HTTT tài chính bao gồm các phân hệ chính sau, tất cả đều nhằm hỗ trợ quá trình kinh doanh và gia tăng giá trị cho tổ chức:

1. Phân hệ dự báo tài chính: Đưa ra dự báo về tăng trưởng (doanh thu, chi phí) dựa trên các hoạt động nghiệp vụ trong quá khứ (ví dụ: lấy dữ liệu bán hàng từ HTTT Marketing). Giúp nhà quản lý dự báo nhu cầu dòng tiền và tránh các vấn đề liên quan.

2. Phân hệ quyết toán thu nhập và chi phí: Lưu trữ và theo dõi dữ liệu về lợi nhuận và chi phí. Dữ liệu đầu vào được thu thập từ các Hệ thống xử lý giao dịch, sau đó phân hệ này sẽ tổng hợp và báo cáo.

3. Phân hệ kiểm toán: Là quá trình phân tích và xác định tính xác thực, đáng tin cậy của các báo cáo tài chính.

+ Lưu ý: Kiểm toán rất quan trọng vì báo cáo tài chính được nhiều đối tượng bên ngoài sử dụng (nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan nhà nước).

+ Có 2 loại kiểm toán: - Kiểm toán nội bộ: Do các kiểm toán viên của chính tổ chức thực hiện. - Kiểm toán độc lập: Do các công ty kiểm toán bên ngoài thực hiện, nhằm đưa ra một bức tranh xác thực về tình hình tài chính.

4. Phân hệ sử dụng và quản lý quỹ: Chức năng rất quan trọng, nếu quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến phá sản. Phân hệ này giúp nhà quản lý phát hiện các vấn đề về dòng tiền. Quỹ thường được dùng cho 2 mục đích: - Chi nội bộ: Mua sắm trang thiết bị, dự trữ hàng, trả lương, marketing, nghiên cứu & phát triển (R&D)... - Chi đầu tư tài chính: Gửi tiền ngân hàng, mua trái phiếu, ngoại tệ...

10.2. PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH THEO MỨC QUẢN LÝ

HTTT tài chính được chia thành 3 mức quản lý, tương ứng với các phân hệ khác nhau:

Lưu ý: So sánh 3 mức HTTT Tài chính

10.2.1. Phân hệ thông tin tài chính tác nghiệp

Đây là các hệ thống thường được tự động hóa đầu tiên trong doanh nghiệp, tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ (giao dịch) tài chính lặp đi lặp lại. Chúng còn được gọi là Hệ thống xử lý nghiệp vụ (TPS). Các phân hệ này là nguồn cung cấp dữ liệu quan trọng cho các hệ thống mức cao hơn.

Các phân hệ kế toán điển hình:

- Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Theo dõi hàng mua vào, công nợ với nhà cung cấp. 
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi hàng bán ra, công nợ của khách hàng. 
- Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn kho và tính giá vật tư tồn kho. 
- Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Theo dõi nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại của TSCĐ. 
- Kế toán chi phí giá thành: Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. 
- Kế toán thuế: Lập các tờ khai thuế, khấu trừ thuế. 
- Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính: Phân hệ này tích hợp dữ liệu từ tất cả các phân hệ kế toán khác, thực hiện các bút toán cuối kỳ, kết chuyển và lập ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế.

10.2.2. Phân hệ thông tin tài chính chiến thuật

Các hệ thống này sử dụng dữ liệu đã được tổng hợp từ mức tác nghiệp để hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định mức chiến thuật. Trọng tâm của chúng là phân chia các nguồn lực.

Các hệ thống điển hình:

1. Các hệ thống thông tin ngân sách: Cho phép nhà quản lý theo dõi thu/chi thực hiện và so sánh chúng với kế hoạch. Giúp so sánh ngân sách giữa các kỳ hoặc giữa các bộ phận, từ đó điều chỉnh cách thức sử dụng nguồn lực.

2. Các hệ thống quản lý vốn bằng tiền: Giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ vốn (vốn lưu động và vốn đầu tư TSCĐ). Chức năng quan trọng nhất là lập dự báo dòng tiền (cash flow), để biết tháng nào thừa tiền (mang đi đầu tư) hoặc tháng nào thiếu tiền (lên kế hoạch đi vay).

3. Các hệ thống dự toán vốn: Hỗ trợ quyết định mua sắm hay thanh lý TSCĐ (tức là các dự án đầu tư).

+ Các công cụ đánh giá dự án (Quan trọng!): - Thời gian thu hồi vốn (PP - Payback Period): Thời gian cần để dòng tiền ròng bù đắp chi phí đầu tư. Càng ngắn càng tốt. - Giá trị hiện tại ròng (NPV - Net Present Value): Giá trị hiện tại của các dòng tiền ròng tương lai. Nếu $NPV > 0$ thì chấp nhận dự án. - Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR - Internal Rate of Return): Tỷ lệ chiết khấu làm cho $NPV = 0$. Nếu $IRR > \text{chi phí sử dụng vốn}$ thì chấp nhận dự án.

4. Các hệ thống quản trị đầu tư: Theo dõi các khoản đầu tư của doanh nghiệp như cổ phiếu, trái phiếu. Thường sử dụng CSDL trực tuyến để cập nhật giá và thông tin lịch sử.

10.2.3. Phân hệ thông tin tài chính chiến lược

Các hệ thống này lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm, giúp đặt ra phương hướng hoạt động dài hạn. Chúng sử dụng cả thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài để đưa ra các dự báo dài hạn, nhằm giảm rủi ro cho các quyết định chủ chốt.

Các hệ thống điển hình:

1. Các hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp: Thực chất là phân tích các báo cáo tài chính (của doanh nghiệp và của đối thủ cạnh tranh) thông qua các công cụ và tỷ lệ tài chính (ví dụ: Tỷ lệ hiện hành, Chu kỳ thu hồi trung bình, Vòng quay hàng hóa...).

2. Các hệ thống dự báo dài hạn: Dự báo về các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong tương lai, dựa trên cả thông tin nội bộ (doanh thu quá khứ) và bên ngoài (dữ liệu kinh tế, dân số, xã hội...).

10.3. PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

Phần mềm tài chính được chia làm 2 loại chính:

Bảng so sánh: Phần mềm Đa năng và Chuyên dụng

10.3.1. Phần mềm ứng dụng chung quản lý tài chính

1. Phần mềm bảng tính (ví dụ: MS-Excel): Công cụ đa năng và toàn diện nhất. - Cho phép tạo các "Templates" (mẫu) chứa sẵn công thức, chỉ cần nhập dữ liệu. - Hữu ích cho phân tích ngân sách, so sánh phương án đầu tư, dự toán dòng tiền, và đặc biệt là phân tích "What-If". - Có nhiều hàm tài chính tích hợp sẵn (built-in) như NPV, IRR. - Cung cấp khả năng đồ họa mạnh (vẽ biểu đồ) và hợp nhất nhiều bảng tính.

2. Phần mềm thống kê và dự báo: Dùng cho các phân tích tài chính phức tạp, đòi hỏi các công cụ thống kê như hồi quy, phân tích chuỗi thời gian, trung bình động... (ví dụ: SPSS).

3. Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo: Công cụ (Report Builder) cho phép người dùng trích rút dữ liệu từ CSDL và định dạng báo cáo theo nhu cầu đặc biệt, đột xuất mà không cần lập trình.

10.3.2. Phần mềm ứng dụng chuyên biệt quản lý tài chính

Đây là các phần mềm được thiết kế riêng cho các nghiệp vụ tài chính cụ thể.

- Ví dụ cho doanh nghiệp: IFPS (Interactive Financial Planning System) cho phép nhà quản lý xây dựng các mô hình tài chính, mô phỏng các tình huống "What-If", tối ưu hóa và đặt mục tiêu (goal seeking).

- Ví dụ cho cá nhân/doanh nghiệp nhỏ: Các phần mềm như Managing Your Money (MYM) giúp quản lý sổ séc, lập ngân sách, ước tính thuế, quản lý công nợ và đầu tư cá nhân.