Tóm tắt kiến thức chương 9 - Hệ thống thông tin quản lý NEU

9.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

9.1.1. Thông tin, quyết định và quản lý

Tổ chức có ba cấp quản lý, tương ứng với các dạng quyết định và nhu cầu thông tin khác nhau:

Khái niệm quyết định (Decision): Là một sự lựa chọn về đường lối/chiến lược hành động nhằm đạt đến một mục tiêu mong muốn.

Khái niệm ra quyết định (Decision making): Là một quá trình lựa chọn ra một phương án trong các phương án có thể để đạt được kết quả mong muốn với các ràng buộc cho trước.

9.1.2. Các dạng quyết định

Quyết định có thể được phân loại theo nhiều dạng:

- Quyết định dạng sự kiện: Quyết định một hành động cụ thể tại một thời điểm (ví dụ: duyệt chi 10000$ cho quảng cáo quý III).
- Quyết định ở dạng quá trình: Quyết định một chuỗi các bước (ví dụ: nghiên cứu thị trường -> thiết kế -> sản xuất hàng loạt).
- Quyết định ở dạng làm giàu kiến thức: Tìm hiểu, phân loại (ví dụ: sản phẩm nào phù hợp với nông thôn/thành thị).
- Quyết định làm thay đổi trạng thái kiến thức: Chấp nhận một kiến thức mới, một cách làm mới hay không.

9.1.3. Phân loại quyết định theo mức độ cấu trúc

Đây là cách phân loại quan trọng nhất trong việc thiết kế hệ thống thông tin:

Quyết định có cấu trúc (Structured Decision): 
- Có quy trình rõ ràng để ra quyết định. 
- Các thông số cần thiết có thể xác định trước. 
- Thường lặp đi lặp lại. 
- Thường ở mức quản lý tác nghiệp. 
- Vai trò trực giác/sáng tạo của nhà quản lý rất hạn chế.

Quyết định phi cấu trúc (Unstructured Decision): 
- Không có quy trình rõ ràng. 
- Thông tin liên quan không thể xác định trước một cách thường xuyên. 
- Thường là các quyết định mới, đặc thù, không lặp lại. 
- Thường ở mức quản lý chiến lược.

Quyết định bán cấu trúc (Semi-Structured Decision): 
- Hay còn gọi là quyết định nửa cấu trúc. 
- Quy trình ra quyết định có thể xác định trước một phần, nhưng không đủ để làm ra quyết định. 
- Cần sự kết hợp giữa quy trình và sự đánh giá, trực giác của nhà quản lý. 
- Thường ở mức quản lý chiến thuật.

Lưu ý sinh viên: Cần nắm vững mối quan hệ giữa 3 cấp quản lý và 3 mức độ cấu trúc quyết định. Đây là nền tảng để phân biệt giữa các loại HTTT (ví dụ: TPS/MIS thường cho quyết định có cấu trúc, trong khi DSS tập trung vào quyết định bán cấu trúc và phi cấu trúc).

9.1.4. Cấu trúc của quyết định và đặc điểm của thông tin

Mối quan hệ giữa cấp quản lý, cấu trúc quyết định và đặc điểm thông tin (Nội dung Hình 9.1) có thể được tóm tắt trong bảng sau:

9.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

9.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS) là hệ thống thông tin dựa trên máy tính trợ giúp việc ra các quyết định phi cấu trúc hoặc nửa cấu trúc trong quản lý, bằng cách kết hợp dữ liệu với các công cụ và mô hình phân tích.

DSS sử dụng 3 yếu tố chính:

- Các mô hình phân tích.
- Các cơ sở dữ liệu (CSDL) riêng biệt.
- Các tư tưởng và đánh giá (trực giác) của người quản lý.

Điểm khác biệt cốt lõi so với Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là DSS phải dựa vào Cơ sở các mô hình (Model Base) bên cạnh CSDL.

Bảng 9-1: So sánh Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và DSS

9.2.2. Các đặc trưng của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

- Trọng tâm của DSS hướng tới việc cung cấp trợ giúp phân tích (trong khi MIS hướng tới cung cấp thông tin/báo cáo).
- Sử dụng rộng rãi CSDL và các mô hình toán học, thống kê, vận trù học.
- Trợ giúp các nhà quản lý thực hiện phân tích "What-if" (Phân tích "cái gì sẽ xảy ra nếu...").
- Có khả năng truy vấn rộng rãi, linh hoạt.
- Cung cấp giao diện sử dụng tốt.
- Hỗ trợ hiệu quả cho các bài toán nửa cấu trúc.

9.2.3. Các thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

DSS bao gồm 2 thành phần chính:

1. Cơ sở dữ liệu hỗ trợ ra quyết định (DSS database): Là tập hợp dữ liệu (hiện thời hoặc quá khứ) thu nhận được từ nhiều nguồn (nội bộ, bên ngoài).

2. Hệ thống phần mềm hỗ trợ ra quyết định (DSS software system): Chứa các công cụ, phần mềm dùng để phân tích. Bao gồm:

- Các công cụ như OLAP (Phân tích trực tuyến), Datamining (Khai phá dữ liệu).
- Các mô hình: Là biểu diễn trừu tượng của hiện tượng (mô hình thống kê, tối ưu, dự báo).

Một mô hình phổ biến là Phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysis) hay Phân tích Nếu - Thì ("What-if"): Người dùng thay đổi các biến đầu vào để quan sát sự thay đổi của kết quả.

9.2.4. Các nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

- Tài nguyên phần cứng: Máy tính cá nhân, mạng máy tính.
- Tài nguyên phần mềm: Gồm các module quản lý CSDL, quản lý mô hình, và chương trình hội thoại (giao diện).
- Tài nguyên dữ liệu: Dữ liệu từ CSDL tổ chức, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL cá nhân.
- Tài nguyên về mô hình: Một thư viện các mô hình toán học, kỹ thuật phân tích (bảng tính, chương trình con...).
- Tài nguyên về con người: Các nhà quản lý (người dùng cuối) hoặc các chuyên gia HTTT (người phát triển).

9.2.5. Phân loại hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Có 2 loại DSS chính:

- DSS hướng mô hình (Model-driven DSS): 
+ Phát triển sớm (1970s-1980s). 
+ Thường là hệ thống độc lập. 
+ Sử dụng các mô hình (như "What-if") để phân tích.

- DSS hướng dữ liệu (Data-driven DSS): 
+ Phân tích khối lượng lớn dữ liệu để rút ra thông tin có ích. 
+ Thường lấy dữ liệu từ Kho dữ liệu (Data Warehouse) của tổ chức.

9.2.6. Các hệ thống con trong hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Một DSS hoàn chỉnh gồm 3 hệ thống con (phân hệ):

1. Phân hệ quản trị dữ liệu (Data Management Sub-System): 
+ Là phần dựa trên CSDL. 
+ Chịu sự quản lý của một Hệ quản trị CSDL, giúp tổ chức và lưu trữ dữ liệu.

2. Phân hệ quản lý mô hình (Model Management Sub-System): 
+ Cần thiết cho việc phân tích. 
+ Chứa và quản lý các mô hình (ví dụ: quy hoạch tuyến tính, mô phỏng, thống kê, sơ đồ mạng PERT...).

3. Phân hệ quản lý hội thoại (Dialogue Management Sub-System): 
+ Đây chính là giao diện người dùng (UI). 
+ Là cửa ngõ để người ra quyết định giao tiếp với DSS (thông qua menus, icons, trợ giúp...).

9.3. MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ HỆ THỐNG HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

- Hệ quản lý sản xuất: Sử dụng các mô hình tối ưu (quy hoạch tuyến tính), mô hình dự báo, mô hình PERT để quản lý sản xuất hiệu quả.
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hàng không (Airline DSS): Ví dụ: hệ thống AAIMS của Mỹ, giúp phân tích năng lực đường bay, khả năng sử dụng chỗ, quyết định phân bố máy bay và giá vé.
- Hệ thống thông tin địa lý (Geographic Information System - GIS): Dạng DSS đặc biệt tích hợp đồ họa máy tính và CSDL địa lý. Giúp hiển thị bản đồ, hỗ trợ quyết định về phân bố dân cư, chọn vị trí cửa hàng, tối ưu đường vận chuyển.

9.4. CÁC DẠNG MÔ HÌNH TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

DSS thường sử dụng 3 dạng mô hình chính: Mô hình toán học, Mô hình thống kê và Mô hình quản lý.

9.4.1. Mô hình toán học

Biểu diễn mối quan hệ bằng phương trình toán học. Dạng chung nhất:

$O = f(cv_{1}, cv_{2}, ..., cv_{n}; uv_{1}, uv_{2}, ..., uv_{n})$

Trong đó:

- O: Hàm mục tiêu (kết quả mong muốn).
- cv (Controllable Variables): Các biến điều khiển được (còn gọi là biến quyết định).
- uv (Uncontrollable Variables): Các biến không điều khiển được (còn gọi là biến môi trường).

Các dạng phương trình ví dụ: tuyến tính ($Y = aX + b$), đa thức, hàm mũ, logarit...

9.4.2. Mô hình thống kê

Là mô hình mà các phương trình được biểu diễn dưới dạng các hàm của các biến ngẫu nhiên.

9.4.3. Mô hình quản lý

Là dạng mô hình quy hoạch toán học, rất phổ biến trong DSS.

- Ví dụ: Mô hình quy hoạch tuyến tính (Linear Programming - LP), Mô hình quy hoạch nguyên, Mô hình quy hoạch phi tuyến, Mô hình quy hoạch động.

Dạng tổng quát của Mô hình quy hoạch tuyến tính (LP):

Xác định véc tơ $X = (x_1, x_2, ..., x_n)$ sao cho hàm mục tiêu:

$J = f(X) = \sum_{i=1}^{n} c_i x_i \rightarrow \max \text{ (hoặc min)}$

Thoả mãn các ràng buộc (dạng tuyến tính):

$\sum_{j=1}^{n} a_{ij} x_j \le (\text{hoặc } \ge, \text{ hoặc } =) b_i$

$x_i \ge 0$

Các bài toán này thường được giải bằng phương pháp đơn hình, và hiện đã được tích hợp trong các công cụ như Solver của Excel.