Tóm tắt kiến thức chương 9 - Giáo trình Quản trị Logistics

9.1. Khái quát về Công nghệ thông tin Logistics

Công nghệ thông tin (CNTT) là nền tảng hạ tầng quan trọng, mang lại nhiều giá trị gia tăng và lợi ích cho Logistics, bao gồm:

+ Tăng hiệu suất.
+ Tăng lợi thế cạnh tranh.
+ Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
+ Đảm bảo tuân thủ và hỗ trợ phân tích, báo cáo.

9.1.1. Các công nghệ sử dụng trong Logistics

Các công nghệ phổ biến giúp tự động hóa và tăng hiệu quả trong chuỗi cung ứng.

+ Mã vạch (Barcode): Công nghệ nhận dạng tự động phổ biến nhất, lưu trữ dữ liệu dưới dạng các vạch đen trắng song song. Được đọc bởi máy quét quang học.

+ Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - Electronic Data Interchange): Trao đổi tài liệu kinh doanh (đơn hàng, hóa đơn) giữa các máy tính theo một định dạng chuẩn. Mục tiêu là giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian xử lý.

+ Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification): Nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến. Cho phép giám sát, quản lý và lưu vết đối tượng mà không cần tiếp xúc trực tiếp, ưu việt hơn mã vạch.

+ Công nghệ truyền thông thời gian thực: Cần thiết để duy trì dòng thông tin liên tục, giúp kiểm soát hàng tồn kho và cho phép điều chỉnh lịch trình, tuyến đường một cách linh hoạt.

Bảng so sánh các công nghệ nhận dạng

Lưu ý quan trọng

Sinh viên thường nhầm lẫn EDI là một phần mềm, nhưng thực chất nó là một tiêu chuẩn/phương thức trao đổi dữ liệu. Để sử dụng EDI, các bên phải thống nhất một chuẩn chung (ví dụ: EDIFACT, ANSI X12) và thường cần một mạng giá trị gia tăng (VAN - Value-Added Network) hoặc kết nối Internet để truyền tải.

9.1.2. Mô hình hệ thống công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Mô hình tích hợp CNTT trong doanh nghiệp lớn thường bao gồm:

- Cửa hàng: Sử dụng mã vạch và hệ thống POS (Point of Sale) để ghi nhận giao dịch.
- Trung tâm phân phối: Nhận dữ liệu từ các cửa hàng, quản lý kho và điều phối giao hàng.
- Trụ sở chính: Tập trung dữ liệu từ trung tâm phân phối, cập nhật và ra quyết định.
- Nhà cung cấp: Kết nối qua EDI để nhận đơn hàng tự động.

Toàn bộ hệ thống được kết nối qua mạng (vệ tinh, internet) để đảm bảo thông tin được truyền đi chính xác và nhanh chóng.

9.2. Hệ thống thông tin Logistics (Logistics Information System - LIS)

9.2.2. Khái niệm hệ thống thông tin Logistics

Định nghĩa: LIS là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, và quy trình nhằm cung cấp thông tin phù hợp cho nhà quản trị để lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hoạt động logistics một cách hiệu quả.

Nó là một hệ thống con của Hệ thống thông tin quản lý (MIS), kết hợp cả phần cứng (máy tính, máy quét) và phần mềm (chương trình ứng dụng) chuyên cho logistics.

9.2.3. Cấu trúc LIS

Một LIS điển hình bao gồm 3 hệ thống con chính, tương tác với các bộ phận bên trong và đối tác bên ngoài:

1. Hệ thống quản lý đặt hàng (OMS):
- Quản lý thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng kho, lập hóa đơn, theo dõi giao hàng.

2. Hệ thống quản lý kho bãi (WMS):
- Quản lý vị trí hàng trong kho, lập kế hoạch lấy hàng, kiểm tra độ sẵn sàng của sản phẩm.

3. Hệ thống quản lý giao vận (TMS):
- Gom hàng, lập kế hoạch và định tuyến vận tải, theo dõi, thanh toán và kiểm soát chi phí vận chuyển.

Lưu ý:

Ba hệ thống trên (OMS, WMS, TMS) là "bộ ba xương sống" của phần mềm trong quản trị logistics hiện đại. Chúng có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với nhau và với các hệ thống lớn hơn như ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).

9.2.4. Dữ liệu Logistics

Dữ liệu là "chất kết dính" các hoạt động logistics. Tốc độ và chất lượng của luồng dữ liệu tác động trực tiếp đến chi phí và hiệu quả.

- Trung tâm của LIS: Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng là trung tâm của toàn bộ hệ thống.
- Các nhóm dữ liệu chính: Dữ liệu xử lý đơn hàng, dữ liệu điều hành (vận chuyển, tồn kho), dữ liệu ngành, dữ liệu quản lý (dự báo), dữ liệu công ty (chi phí) và dữ liệu báo cáo tổng hợp.

9.2.5. Một số lợi ích

+ Cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định: lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát.
+ Giúp nhà quản trị nắm bắt biến động của thị trường và nguồn cung, từ đó chủ động kế hoạch.
+ Tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát sản phẩm trong toàn chuỗi cung ứng.
+ Tạo lợi thế cạnh tranh thông qua việc giảm chi phí và tăng doanh thu.
+ Kết nối doanh nghiệp trực tiếp với khách hàng.

9.3. Các hệ thống phần mềm ứng dụng trong Logistics

Đây là các phân hệ/module chi tiết hóa các chức năng của LIS, phối hợp với nhau để quản lý toàn bộ luồng thông tin và luồng vật chất.

+ 9.3.2. Hệ thống quản lý đặt hàng: Quản lý quy trình mua hàng từ nhà cung cấp (đánh giá nhu cầu, chọn nhà cung cấp, đặt hàng).

+ 9.3.3. Hệ thống quản lý nhận hàng: Quản lý hoạt động nhập kho (kiểm tra hàng hóa so với đơn đặt, xếp dỡ an toàn, hoàn tất giấy tờ).

+ 9.3.4. Hệ thống quản lý kho bãi: Cập nhật tồn kho theo thời gian thực, quản lý không gian và tài nguyên trong kho.

+ 9.3.5. Hệ thống quản lý chọn hàng: Quản lý việc lấy hàng trong kho theo đơn hàng của khách, tuân thủ các quy tắc như FIFO (Nhập trước - Xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước - Xuất trước).

+ 9.3.6. Hệ thống quản lý dịch chuyển hàng hóa: Quản lý việc di chuyển hàng hóa giữa các vị trí trong cùng kho hoặc giữa các kho khác nhau.

+ 9.3.7. Hệ thống tiền xử lý và tập hợp hàng hóa: Thu thập dữ liệu và gom các đơn hàng để chuẩn bị gửi đi.

+ 9.3.8. Hệ thống sắp xếp và trộn hàng: Tự động hóa việc phân loại, gộp các mặt hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào một lô hàng, tối ưu hóa việc xếp hàng lên xe.

+ 9.3.9. Hệ thống kiểm tra: Kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu hệ thống và kiểm tra lại hàng hóa trước khi xuất đi để đảm bảo độ chính xác.

+ 9.3.10. Hệ thống lập kế hoạch định tuyến vận tải: Tạo ra các tuyến đường và lịch trình giao hàng tối ưu nhằm giảm thiểu quãng đường, thời gian và chi phí.

+ 9.3.11. Hệ thống xử lý đơn hàng: Quản lý toàn bộ vòng đời của một đơn hàng từ lúc khách đặt hàng cho đến khi giao hàng thành công và thanh toán hoàn tất.