Tóm tắt kiến thức chương 9 - Khoa học quản lý đại cương USSH

9.1. Khái niệm thông tin và thông tin quản lý

9.1.1. Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý

a. Khái niệm chung về thông tin:
Thông tin là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực và điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống.

b. Khái niệm thông tin quản lý:
Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.

c. Cấu thành của thông tin quản lý:
- Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào).
- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyền thông).
- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi).

⚠ LƯU Ý SINH VIÊN:
Sinh viên thường nhầm lẫn giữa "Dữ liệu" (Data) và "Thông tin" (Information). Dữ liệu thường là các con số, sự kiện thô chưa qua xử lý. Sau khi được xử lý và mang ý nghĩa phục vụ quản lý, nó mới trở thành Thông tin quản lý.

9.1.2. Đặc trưng của thông tin quản lý

- Tính phi vật chất nhưng cần vật mang: Thông tin không phải là vật chất nhưng tồn tại nhờ "vỏ vật chất" (tài liệu, sách báo, sóng điện từ...). Do đó, cùng một vật mang tin, người nhận có thể thu được giá trị khác nhau tùy trình độ.
- Số lượng lớn: Do tính đa dạng của hoạt động quản lý, mỗi chủ thể/tổ chức đều là trung tâm thu phát tin.
- Phản ánh trật tự và cấp bậc: Không có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận và xử lý thông tin. Mỗi cấp quản lý có quyền hạn và nhu cầu thông tin khác nhau.

9.1.3. Vai trò của thông tin trong quản lý

Thông tin là "mạch máu" liên kết các chức năng quản lý và là cầu nối giữa tổ chức với môi trường. Vai trò cụ thể trong từng chức năng:

9.1.4. Phân loại thông tin quản lý

Có nhiều cách phân loại tùy theo tiêu chí, dưới đây là bảng tổng hợp để dễ ghi nhớ:

+ Các cách phân loại khác: Theo chức năng (Kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra); Theo nội dung (Kinh tế, Pháp luật, Văn hóa...); Theo hình thức (Văn bản, Lời nói, Không lời).

9.2. Quá trình thông tin trong quản lý

9.2.1. Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý

Đây là quá trình xử lý đầu vào để tạo ra đầu ra là quyết định quản lý. Quy trình diễn ra theo sơ đồ hình phễu:

1. Thu thập: Tập hợp dữ liệu thô từ thực trạng tổ chức và môi trường bên ngoài.
2. Lựa chọn: Sàng lọc dữ liệu cần thiết.
3. Xử lý: Phân tích, tổng hợp dữ liệu.
4. Sử dụng: Ứng dụng kết quả xử lý để xây dựng mục tiêu/chương trình.
5. Ra quyết định: Kết quả cuối cùng.

9.2.2. Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý (Truyền thông)

Đây là quá trình truyền đạt quyết định từ chủ thể quản lý đến đối tượng thực hiện. Sơ đồ hóa quy trình như sau:

⚠ CHÚ Ý QUAN TRỌNG: Trong suốt quá trình này, yếu tố "Nhiễu" (Noise) luôn tác động vào tất cả các khâu, làm sai lệch thông tin. Nhiễu có thể là tiếng ồn vật lý, sự khác biệt văn hóa, tâm lý, hoặc đường truyền kém.

9.2.3. Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý

Quy trình này giúp nhà quản lý so sánh thực tế với tiêu chuẩn:
- Đầu vào: Thông tin tiêu chuẩn, thông tin kết quả thực hiện.
- Xử lý: So sánh kết quả với tiêu chuẩn => Tìm ra ưu điểm, hạn chế.
- Kết luận & Giải pháp: Đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

9.3. Những trở ngại của quá trình thông tin và yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý

9.3.1. Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý

a. Trở ngại trong xây dựng quyết định (Thu thập & Xử lý):
- Quá tải thông tin hoặc thiếu thông tin hữu ích (nhiễu loạn).
- Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý của nhà quản lý.

b. Trở ngại trong truyền đạt thông tin:
- Từ chủ thể truyền đạt: Khả năng diễn đạt kém, chủ quan.
- Từ chủ thể tiếp nhận: Không chú ý, định kiến, trình độ hạn chế.
- Từ kênh truyền đạt: Phương tiện hỏng hóc, hình thức không phù hợp.
- Nhiễu: Môi trường tác động.

c. Trở ngại trong xử lý thông tin phản hồi:
- Cơ cấu tổ chức cồng kềnh làm chậm phản hồi.
- Phong cách quản lý (ví dụ: độc đoán làm nhân viên sợ không dám phản hồi thật).
- Văn hóa tổ chức thiếu cởi mở.

9.3.2. Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý

Để khắc phục trở ngại, thông tin cần đảm bảo các yêu cầu "vàng":
1. Khách quan, chính xác, đầy đủ: Phản ánh đúng bản chất sự việc.
2. Kịp thời: Thông tin phải đến đúng lúc cần ra quyết định, không dùng tin đã "lão hóa" (lạc hậu).
3. Hệ thống xử lý hữu hiệu: Cần thiết lập quy trình rõ ràng.
4. Rõ ràng, dễ hiểu: Tránh đa nghĩa gây hiểu lầm.
5. Có sử dụng phản hồi: Phải có cơ chế lắng nghe hai chiều.