Tóm tắt kiến thức chương 5 - Giáo trình Quản trị Logistics

5.1. Khái quát về dự trữ hàng hoá

Khái niệm: "Những hàng hoá hiện được giữ lại để sản xuất hay tiêu dùng sau này".

Ý nghĩa:

- Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất - kinh doanh.
- Đảm bảo vòng tròn trao đổi kinh tế vận động thường xuyên, liên tục.
- Giảm chi phí bảo quản, hao hụt mất mát (đối với dự trữ sản xuất).
- Đảm bảo đủ vật tư cần thiết trong sản xuất.
- Ngăn ngừa dự trữ quá mức, ảnh hưởng tốc độ chu chuyển vốn.
- Phát hiện, giải quyết hàng hoá ứ đọng.

Vai trò của dự trữ sản xuất:

- Xác định nhu cầu hàng hoá, lượng đặt hàng, khối lượng nhập về.
- Điều chỉnh lượng hàng nhập, kiểm tra thực tế dự trữ.
- Xác định mức vốn lưu động đầu tư vào dự trữ.
- Tính toán nhu cầu diện tích kho hàng.

Vai trò của dự trữ lưu thông và dự trữ quốc gia:

- Đảm bảo quá trình kinh doanh thương mại liên tục, hiệu quả.
- Ổn định thị trường hàng hoá.
- Công cụ quan trọng trong điều tiết vĩ mô nền kinh tế.

Dự trữ quốc gia: Do Nhà nước quy định, bảo đảm nhu cầu nền kinh tế khi có thiên tai.

5.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến định mức dự trữ sản xuất

Các nhân tố:

- Lượng vật tư tiêu dùng bình quân ngày đêm của doanh nghiệp (phụ thuộc quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá, định mức tiêu hao nguyên vật liệu).
- Mức xuất hàng tối thiểu một lần của doanh nghiệp thương mại (mức này càng thấp, khả năng nhận vật tư nhiều lần càng cao, lượng dự trữ càng ít).
- Trọng tải, tốc độ của phương tiện vận tải.
- Chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp thương mại (cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác).
- Định kỳ sản xuất vật tư của doanh nghiệp sản xuất.
- Tính chất thời vụ của sản xuất, vận tải và tiêu dùng vật tư.
- Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư.

Dự trữ sản xuất bao gồm 3 bộ phận:

- Dự trữ thường xuyên: Đảm bảo vật tư cho sản xuất liên tục giữa hai kỳ cung ứng. Đại lượng biến động từ tối đa đến tối thiểu.
- Dự trữ bảo hiểm: Cần thiết khi mức tiêu dùng thực tế cao hơn kế hoạch, lượng vật tư nhập ít hơn dự kiến, chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn. Nhằm đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.
- Dự trữ chuẩn bị: Thời gian cần thiết cho các công việc chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sử dụng (phân loại, ghép đồng bộ, sàng lọc, sấy khô, pha cắt, sơ chế...). Đại lượng tương đối cố định.
- Dự trữ thời vụ: Do tính chất thời vụ của sản xuất, tiêu dùng, vận chuyển.

5.3. Định mức dự trữ sản xuất

Khái niệm: Quy định đại lượng vật tư tối thiểu theo kế hoạch để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, đều đặn.

Quy tắc định mức:

- Quy tắc 1 (tối thiểu cần thiết): Đủ để sản xuất không gián đoạn, tránh ứ đọng vật tư, làm chậm tốc độ lưu chuyển vốn.
- Quy tắc 2 (tính toán nhân tố ảnh hưởng): Dựa trên tất cả các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch, sử dụng tài liệu liên quan.
- Quy tắc 3 (cụ thể đến tổng hợp): Tính toán đầy đủ điều kiện cung ứng, tiêu dùng cho từng loại vật tư cụ thể.
- Quy tắc 4 (tối đa và tối thiểu): Quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa và tối thiểu cho mỗi vật tư.
- Dự trữ sản xuất tối đa = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm + Dự trữ thường xuyên tối đa.
- Dự trữ sản xuất tối thiểu = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm.

Phương pháp tính đại lượng các bộ phận:

Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên:

Dự trữ thường xuyên tối đa: $D_{th/x~max}=P.t$

Trong đó:

- $D_{th/x~max}$: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa.
- $P$: Lượng vật tư tiêu dùng bình quân ngày đêm ($N(năm)/360$ hoặc $N(quý)/90$ hoặc $N(tháng)/30$).
- $t$: Chu kỳ cung ứng theo kế hoạch (ngày).

Các phương pháp xác định chu kỳ cung ứng (t):

- Phương pháp 1 (Mức xuất hàng tối thiểu): $t=M_X/P$ (nếu t phụ thuộc mức xuất hàng tối thiểu).
- Phương pháp 2 (Trọng tải phương tiện vận tải): $t=Trong~tải~của~phương~tiện~vận~tải/P$.
- Phương pháp 3 (Điều kiện hợp đồng): Căn cứ vào điều kiện hợp đồng giữa doanh nghiệp thương mại và sản xuất.
- Phương pháp 4 (Số liệu thực tế): $t=\frac{\sum(T_n.V_n)}{\sum V_n}$ (nếu không dùng được các phương pháp trên).
- Phương pháp 5 (Lô hàng kinh tế - EOQ): Tối thiểu hoá chi phí thu mua và bảo quản.
- **Mô hình căn bản:** $Q=EOQ=\sqrt{2DS/C}$
- D: Nhu cầu vật tư hàng năm.
- Q: Số lượng vật tư đặt mua mỗi lần.
- C: Chi phí dự trữ trên một đơn vị.
- S: Chi phí đặt hàng.
- **Mô hình có tính đến khối lượng tiêu dùng trong thời gian đặt hàng:** $Q=EOQ=\sqrt{(2DS/C)[p/(p-d)]}$
- p: Mức cung cấp vật tư bình quân ngày đêm.
- d: Mức tiêu dùng vật tư bình quân ngày đêm.
- **Mô hình có tính đến giảm giá do khối lượng đặt hàng:**
- Tính EOQ ứng với mỗi mức giá.
- Xác định EOQ khả thi.
- Tính TMC (Tổng chi phí) cho các EOQ khả thi và điểm ngăn cách với mức giá thấp hơn.
- Chọn TMC nhỏ nhất.

Phương pháp định mức dự trữ bảo hiểm:

Nguyên tắc: Nghiên cứu các lần cung ứng, lượng tiêu dùng bình quân, nguyên nhân vi phạm đảm bảo vật tư.

Các phương pháp:

- Phương pháp 1 (Thời gian khôi phục dự trữ): $t_{bh}=t_1+t_2+t_3$
- $t_1$: Thời gian doanh nghiệp thương mại chuẩn bị lô hàng xuất gấp.
- $t_2$: Thời gian hàng trên đường đi.
- $t_3$: Thời gian doanh nghiệp sản xuất chuẩn bị vật tư đưa vào sản xuất. - Phương pháp 2 (Dựa vào số liệu thực tế): $t_{bh}=\frac{\Sigma~chênh~lệch~cao~hơn~chu~kỳ~cung~ứng~bình~quân}{m}$ hoặc $t_{bh}=\frac{\sum(t_n'-t)V_n'}{\sum V_n'}$
- m: Số lần chênh lệch cao hơn.
- $t_n'$: Thời gian cách quãng giữa hai kỳ cung ứng có khoảng cách cao hơn bình quân.
- $V_n'$: Số lượng vật tư nhận được trong kỳ cung ứng có khoảng cách cao hơn bình quân.

Phương pháp định mức dự trữ chuẩn bị:

- Áp dụng cho các công việc chuẩn bị đặc biệt cần thời gian lâu hơn.
- Đại lượng tương đối xác định dựa vào thời gian cần thiết chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất.
- Tổng dự trữ sản xuất tuyệt đối: $D_{sx}=D_{th'x}+D_{bh}+D_{chb}$ hoặc $D_{sx}=P(t_{th'x}+t_{b'h}+t_{ch'b})$

Lưu ý:

- Định mức dự trữ cụ thể: Theo từng tên gọi vật tư.
- Định mức dự trữ tổng hợp: Theo danh mục vật tư tổng hợp.
- Tuyệt đối: Tổng các định mức cụ thể tuyệt đối.
- Tương đối (ngày): Tổng định mức tuyệt đối / Tổng mức tiêu dùng bình quân ngày đêm.

5.4. Quản lý dự trữ ở doanh nghiệp

5.4.1. Quản lý dự trữ hiện vật

a. Những nguyên tắc cơ bản của kho tàng

Mục đích: Bảo vệ hàng hoá chống trộm, thời tiết xấu, nóng, ẩm, biến dạng.

Yêu cầu: Sạch sẽ, đủ ánh sáng, tách biệt, có mái che (trừ than, cát, sỏi, ô tô... để ngoài trời).

Tổ chức: Vận chuyển hợp lý, dễ dàng nhập xuất.

b. Mã hoá và phương pháp xếp đặt vật tư dự trữ

Mã hoá:

- Nhận dạng vật tư nhanh chóng.
- Sử dụng bộ mã số hoặc chữ cái và số (ví dụ: AZ345) thay vì tên gọi dài, phức tạp.

Phương pháp xếp đặt:

- "Một vị trí cho mỗi loại vật tư":
- Ưu điểm: Dễ tìm kiếm, dễ phát hiện thiếu hoặc ngừng dự trữ.
- Nhược điểm: Lãng phí kho bãi khi thiếu vật tư hoặc lượng dự trữ giảm.
- "Phổ quát vị trí":
- Ưu điểm: Tận dụng không gian kho, mọi chỗ đều được dùng.
- Nhược điểm: Khó khăn trong việc định vị chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ vật tư khi xuất kho.
- "Tần suất quay vòng": Vật tư dùng nhiều nhất đặt ở chỗ thuận tiện nhất (gần chỗ nhận/xuất, đầu đường đi).
- "Hai kho": Chia kho thành 2 bộ phận bằng nhau. Kho dự trữ cung ứng cho kho phân phối, từ đó đặt hàng.
- "P.E.P.S hay F.I.F.O (vào trước, ra trước)": Bắt buộc cho vật tư có tuổi thọ hạn chế. Xuất hàng theo trình tự nhập kho.

c. Các kiểu kho và vận chuyển

Kho động và kho tĩnh:

5.4.2. Quản lý kế toán dự trữ

a. Nắm số lượng dự trữ

Phiếu kho: Ghi chép nhập xuất, tính toán số lượng hiện tồn ($Dự~trữ~cuối~kỳ = Dự~trữ~đầu~kỳ + Nhập - Xuất$).

Kiểm kê:

- Khắc phục mất mát/hư hỏng mà phiếu kho không tính được.
- Pháp luật quy định mỗi năm một lần kiểm kê ngoài kế toán (đếm thực tế).
- Một số doanh nghiệp kiểm kê quay vòng (ví dụ: 1/12 dự trữ hàng tháng).
- Kiểm kê thường xuyên cho phép biết tình hình dự trữ bất cứ lúc nào (dễ về số lượng, khó về giá trị).

b. Theo dõi dự trữ về mặt giá trị

Vấn đề: Vật tư nhập vào có giá khác nhau, cần định giá khi xuất kho.

Các phương pháp:

- Phương pháp xuất hết các lô (FIFO - Vào trước, ra trước):
- Coi tất cả vật tư nhập cùng thời gian là một lô.
- Các lô lần lượt được lấy hết khi xuất vật tư.
- Phương pháp giá bình quân gia quyền đơn vị:
- Coi tất cả hàng hoá có cùng một giá bình quân.
- Tính lại giá bình quân sau mỗi lần nhập vào.
- $Giá~bình~quân~gia~quyền = (Dự~trữ~về~giá~trị + Nhập~về~giá~trị) / (Dự~trữ~bằng~hiện~vật + Nhập~bằng~hiện~vật)$
- Phương pháp giá tiêu chuẩn:
- Giá được lập theo giá xây dựng trước.
- Giá xây dựng trước tính toán dựa trên giá quá khứ và dự kiến biến đổi giá mua trong tương lai.

5.4.3. Quản lý kinh tế dự trữ

Mục tiêu:

- Mục tiêu an toàn: Có lượng dự trữ để tránh gián đoạn.
- Mục tiêu tài chính: Giảm mức độ dự trữ thấp nhất để giảm chi phí kho tàng.

Các chi phí liên quan tới dự trữ:

- Chi phí do có dự trữ: Tỷ lệ với giá trị và thời gian lưu kho (12%-25% giá trị dự trữ trung bình).
- Chi phí vốn đầu tư (vốn không được sử dụng).
- Chi phí kho (thuê, khấu hao, lương nhân viên, thiết bị, ánh sáng, sưởi).
- Chi phí sụt giá (lỗi thời, hư hỏng, tai nạn, trộm cắp...). - Chi phí ký kết (chi phí đặt hàng): Chi phí cho mỗi lần doanh nghiệp bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ.
- Chi phí quản trị (thư tín, điện thoại, đi lại, lương nhân viên mua/kế toán, thuê nhà, văn phòng).
- Phí kiểm tra (kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá). - Chi phí do gián đoạn (chi phí do thiếu hàng): Xảy ra khi không đủ dự trữ phục vụ sản xuất.
- Tiền mất do bỏ lỡ doanh số.
- Mất hình ảnh nhãn hiệu, mất lòng tin khách hàng.

Mục tiêu quản lý kinh tế dự trữ: Tối thiểu hoá các khoản chi phí này (thông qua định mức và theo dõi - điều chỉnh dự trữ).

5.5. Theo dõi và điều chỉnh dự trữ

Tính quy luật của dự trữ:

- Dự trữ tuyệt đối tăng lên cùng với sự phát triển sản xuất và khoa học công nghệ.
- Mức dự trữ tương đối có xu hướng giảm xuống (do tiến bộ KHCN trong vận chuyển, tăng tốc độ chu chuyển tư liệu sản xuất).
- Số lượng dự trữ tuyệt đối phụ thuộc trực tiếp vào mức tiêu dùng trong một đơn vị thời gian (quy mô sản xuất, loại hình doanh nghiệp, danh mục vật tư...).

Ý nghĩa kinh tế của quản lý dự trữ:

- Huy động được số lượng lớn vật tư hàng hoá vào chu chuyển.
- Phân bố hợp lý lực lượng dự trữ.
- Định mức dự trữ ở các doanh nghiệp.
- Xác định lượng thông tin kinh tế cần thiết để quản lý các loại dự trữ (sử dụng công nghệ thông tin).
- Lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ.

Tối ưu hoá dự trữ:

- Bắt đầu ở từng doanh nghiệp với việc xác định mức dự trữ cần thiết cho từng mặt hàng, sản phẩm cụ thể.
- Cơ sở: Dự báo thị trường hàng hoá, phân tích giá cả, dự báo tiêu thụ sản phẩm.
- Xác định giới hạn tối đa của dự trữ (ví dụ: Mỹ không quá 3 tháng dự trữ ngành kim khí).
- Các hãng phấn đấu giảm tối đa lượng dự trữ.
- Hiệu quả hoạt động: Giá trị lượng hàng hoá bán ra tính cho mỗi đôla đầu tư vào dự trữ càng lớn càng hiệu quả.

Quản lý và kiểm tra dự trữ sản xuất:

- Cần thiết ở các doanh nghiệp.
- Hệ thống "Tối đa - Tối thiểu":
- Quy định mức dự trữ tối đa (tổng dự trữ thường xuyên + bảo hiểm + chuẩn bị).
- Quy định mức dự trữ tối thiểu (tổng dự trữ chuẩn bị + bảo hiểm).
- So sánh với tồn kho thực tế để điều chỉnh.
- Hệ thống ABC: Dựa vào tính thường xuyên trong sử dụng vật tư.
- Nhóm A: Sử dụng đều đặn, khối lượng lớn. Áp dụng phương pháp liên tục điều chỉnh dự trữ.
- Nhóm B: Sử dụng không đều đặn, khối lượng nhỏ. Áp dụng phương pháp định kỳ điều chỉnh dự trữ.
- Nhóm C: Sử dụng không theo hệ thống, lượng tiêu dùng rất nhỏ. Áp dụng phương pháp định kỳ điều chỉnh dự trữ.
- Cần sử dụng rộng rãi và hiệu quả các phương pháp hiện đại, kỹ thuật công nghệ thông tin.

Phương pháp theo dõi và điều chỉnh:

- Liên tục: Theo dõi biến động vật tư liên tục. Đặt hàng khi mức dự trữ thực tế = mức dự trữ tối thiểu + nhu cầu vật tư trong thời gian đặt hàng. Số lượng đặt hàng bằng mức dự trữ thường xuyên.
- Định kỳ: Kiểm tra và đặt hàng định kỳ theo lịch trình. Số lượng đặt hàng = (mức dự trữ tối đa) - (mức tiêu dùng vật tư bình quân ngày đêm * thời gian đặt hàng).