Tóm tắt chương 8 - Quản lý học (Học viện Hành chính)

8.1. Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là quá trình giám sát các hoạt động của cá nhân, nhóm và toàn bộ tổ chức để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được lập trong kế hoạch được thực hiện đúng và kịp thời. Khi phát hiện sai lệch, kiểm soát điều chỉnh để khắc phục, giúp tổ chức hoàn thiện hoạt động và thích ứng với những thay đổi môi trường.

Lưu ý thường gặp: Không nên nhầm lẫn kiểm soát với “đè nén” hay “kìm hãm” nhân viên; thực chất đây là công cụ hỗ trợ và động viên để đạt mục tiêu chung.

8.2. Tầm quan trọng của kiểm soát

Ngoài các chức năng kế hoạch và tổ chức, kiểm soát giữ vai trò cầu nối, liên kết giữa mục tiêu, cơ cấu tổ chức và công tác lãnh đạo. Kiểm soát kịp thời giúp:

- Đảm bảo kế hoạch được thực hiện thực chất, không chỉ dừng ở văn bản kế hoạch
- Giúp nhà quản lý an tâm hơn khi ủy quyền, vì có hệ thống phản hồi rõ ràng về hoạt động cấp dưới
- Cung cấp thông tin liên tục để điều chỉnh, tránh lạc hậu trước môi trường thay đổi nhanh chóng
 

8.3. Quá trình kiểm soát

Quá trình kiểm soát gồm ba bước chính:

3.1. Đo lường hoạt động

– Đo cái gì: Chọn tiêu chí phù hợp (số lượng sản phẩm, chi phí, mức độ hài lòng…); tránh chọn tiêu chí không khả thi hoặc gây tranh cãi về tính khách quan.
– Đo như thế nào: Kết hợp phương pháp quan sát, báo cáo thống kê, báo cáo miệng, báo cáo viết; mỗi phương pháp có ưu – nhược điểm, cần phối hợp để tăng tính chính xác.

Lưu ý: Với các hoạt động dịch vụ khó lượng hóa, thường dùng chỉ số định tính (hài lòng nhiều/ít), nhưng dễ chủ quan, cần cân nhắc kết hợp với thăm dò định lượng.

3.2. So sánh với tiêu chuẩn đã xác định

– Xác định khoảng sai lệch cho phép: Mỗi chuẩn mực đều có biên độ chấp nhận được. Khi kết quả nằm trong biên độ, không cần điều chỉnh.
– Sai lệch không cho phép: Nếu vượt biên, cần ngay lập tức phân tích nguyên nhân và tìm biện pháp khắc phục.

Lưu ý: Trong các lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao (ví dụ sản xuất dược phẩm), biên độ sai lệch rất nhỏ; cần cân nhắc khắt khe tiêu chuẩn.

3.3. Điều chỉnh khi cần thiết

Có hai dạng điều chỉnh:

- Điều chỉnh hoạt động đang sai lệch để đưa trở lại đúng quỹ đạo (thay đổi phương pháp, nhân sự, quy trình…)
- Điều chỉnh tiêu chuẩn khi cơ sở khoa học ban đầu chưa đủ (ví dụ tiêu chí đánh giá sinh viên giỏi chưa thực tế, cần điều chỉnh quy định) – phức tạp vì liên quan nhiều bên và mất nhiều thời gian.
 

Lưu ý: Không nên điều chỉnh tiêu chuẩn quá thường xuyên, chỉ khi có biến động lớn về môi trường và cơ sở để đánh giá thực sự không phù hợp.

8.4. Các loại kiểm soát

Trong thực tiễn, có ba loại kiểm soát:

Lưu ý: Nên kết hợp cả ba loại để hệ thống kiểm soát toàn diện, tránh lệch lạc khi chỉ phụ thuộc vào một kiểu.

8.5. Nội dung cần quan tâm trong kiểm soát

Do nguồn lực và thời gian hạn chế, kiểm soát tập trung vào 5 lĩnh vực chính:

- Con người: Chủ yếu nhất – đánh giá, giám sát năng suất, kỷ luật, khen thưởng, xây dựng lộ trình phát triển.
- Tài chính: Giám sát chi phí, ngân sách, phân tích lợi tức, điểm hòa vốn để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả.
- Hoạt động (tác nghiệp): Giám sát sản xuất/dịch vụ để đảm bảo số lượng, chất lượng và tiến độ.
- Thông tin: Đảm bảo thông tin đúng, kịp thời, tránh thất thoát, sai lệch.
- Tổ chức: Kiểm soát chung thông qua giá trị cốt lõi, mục tiêu chiến lược và hệ thống tổ chức.

Lưu ý: Kiểm soát con người thường bị nhầm thành “quản chặt” – song thực chất là đánh giá hiệu quả công việc để phát triển và động viên.

8.6. Yêu cầu của hệ thống kiểm soát chất lượng

Một hệ thống kiểm soát đạt chất lượng khi:

- Cung cấp thông tin tin cậy, có giá trị cho quyết định – Đúng lúc, tránh lạc hậu
- Chi phí hệ thống hợp lý, hiệu quả – Không quá tốn kém để thu thập/ xử lý thông tin
- Linh hoạt – Thích ứng ngay khi môi trường thay đổi
- Dễ hiểu, dễ áp dụng – Tránh phức tạp, khó tiếp cận
- Tiêu chí phù hợp, đa dạng – Bao quát từ quản lý đến người lao động, từ chất lượng đến số lượng 
- Tính chiến lược – Phù hợp mục tiêu dài hạn, giá trị cốt lõi của tổ chức
- Hướng về tương lai – Nhấn mạnh giải pháp và cải thiện thay vì chỉ khoanh vùng khuyết điểm
- Phải tạo được hành động khắc phục – Không chỉ phát hiện sai sót mà còn đưa ra bước khắc phục cụ thể

Lưu ý: Không nên xem kiểm soát chỉ là “điểm danh” hay “kiểm tra giấy tờ”; mà cần kết nối chặt chẽ với cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả.

8.7. Kiểm soát nhân sự trong tổ chức

Kiểm soát nhân sự nhằm tác động đúng đến nhân viên trong mối quan hệ với tổ chức. Bao gồm:

- Đánh giá hiệu quả công việc (KPIs, năng suất, thái độ)
- Quy định kỷ luật, khen thưởng – Nêu rõ tiêu chí, tránh cảm tính
- Lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp – Dựa trên đánh giá để đào tạo, luân chuyển
- Tích cực tham gia xây dựng quy trình đánh giá chung giữa quản lý và nhân viên

Lưu ý: Tránh hiểu nhầm “kiểm soát nhân sự” là “quản chặt” hoặc “điểm danh”; thực chất là công cụ hỗ trợ phát triển, nuôi dưỡng văn hóa công ty tích cực.

8.8. Kiểm soát tài chính

Tài chính là công cụ sống còn, giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Các công cụ chính:

• Báo cáo tài chính ( bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh… ) – Hình ảnh cân bằng thu – chi của tổ chức :contentReference[oaicite:0]{index=0}
• Phân tích lợi tức – Tỷ suất giữa doanh thu và chi phí, đánh giá mức độ sinh lợi :contentReference[oaicite:1]{index=1}
• Điểm hòa vốn – Xác định khối lượng sản phẩm/dịch vụ cần đạt, sau đó mới có lãi; vùng hoàn vốn (vùng bôi đậm) là vùng lợi nhuận, ngoài đó cần chú ý để tránh lỗ :contentReference[oaicite:2]{index=2}
• Lập ngân sách – Các phương pháp:
     – Ngân sách biến đổi (chi phí cố định vs chi phí biến đổi)
     – Ngân sách gia tăng (dự toán hàng năm tăng x%)
     – Ngân sách cơ sở số không (dựa trên cơ sở năm gốc, xây dựng lại từ đầu)
     – Ngân sách theo chương trình/dự án (phân bổ nguồn lực theo từng dự án cụ thể) :contentReference[oaicite:3]{index=3}

Lưu ý: Không nên lập ngân sách một cách máy móc; cần gắn chặt với mục tiêu sản xuất – kinh doanh và điều kiện thực tế.