Tóm tắt kiến thức chương 5 - Khoa học quản lý đại cương USSH

5. LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

5.1 Lập kế hoạch

5.1.1 Khái niệm “Lập kế hoạch” và “Kế hoạch”

a. Lập kế hoạch
- Là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán - dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức.
- Là chức năng mang tính phổ quát (mọi cấp quản lý đều phải làm), là chức năng tiên quyết và quan trọng nhất.
- Trọng tâm: Hướng vào tương lai (Xác định mục tiêu + Phương tiện thích hợp).
- Kết quả: Bản kế hoạch.

b. Kế hoạch
- Là sản phẩm của công tác lập kế hoạch, là "cây cầu" nối hiện tại với tương lai.
- Nội dung cốt lõi (5W1H): Làm gì (What), Ai làm (Who), Làm như thế nào (How), Khi nào (When), Ở đâu (Where).
- Các dạng biểu hiện phổ biến: Chiến lược, Chính sách, Chương trình.

Bảng so sánh các dạng kế hoạch đặc biệt:

5.1.2 Đặc điểm của kế hoạch

- Tính khách quan: Phản ánh thực trạng, chắt lọc từ thực tế, không phải là ý muốn chủ quan viển vông của nhà quản lý.
- Tính bắt buộc: Có tính pháp lệnh, các chủ thể có nghĩa vụ thực hiện, gắn liền với khen thưởng và kỷ luật.
- Tính ổn định: Cần sự ổn định tương đối để có đủ thời gian thực hiện mục tiêu.
- Tính linh hoạt: Cần cân bằng với tính ổn định; phải điều chỉnh khi môi trường hoặc điều kiện thay đổi.
- Tính rõ ràng: Logic, cụ thể nhiệm vụ, thẩm quyền và tiêu chuẩn đánh giá.

💡 Lưu ý sinh viên: Sinh viên thường nhầm lẫn giữa "Tính ổn định" và "Tính linh hoạt". Hãy nhớ: Kế hoạch cần ổn định để mọi người yên tâm thực hiện, nhưng không được "bất biến" (cứng nhắc) mà phải linh hoạt điều chỉnh khi môi trường thay đổi.

5.1.3 Vai trò của kế hoạch

- Cơ sở cho các chức năng khác: Định hướng cho việc tổ chức, biên chế, lãnh đạo và kiểm tra.
- Ứng phó với môi trường: Giúp tổ chức chuẩn bị trước những thay đổi, giảm bớt rủi ro của tương lai bất định.
- Tăng hiệu quả kinh tế: Tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Tạo sự thống nhất: Tập trung mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung, giảm sự tùy tiện, tự phát.
- Cơ sở cho kiểm tra: Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hiện.

5.1.4 Phân loại kế hoạch

Bảng tổng hợp phân loại kế hoạch:

5.1.5 Nội dung các bước lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch gồm 8 bước (theo cách tiếp cận phổ biến):

Bước 1: Đánh giá thực trạng các nguồn lực
- Phân tích nguồn lực hiện tại (nhân, vật, tài lực) và dự báo sự biến đổi của chúng trong tương lai.
- Công cụ: Phân tích SWOT.

Bước 2: Dự đoán - dự báo
- Đánh giá các yếu tố môi trường, chính sách, và tiền đề khách quan ảnh hưởng đến kế hoạch.

Bước 3: Xác định mục tiêu
- Là điểm kết thúc dự kiến. Cần xác định thứ tự ưu tiên, khung thời gian (ngắn/dài hạn) và phải đo lường được.

Bước 4: Xây dựng các phương án
- Tìm tòi, sáng tạo ra nhiều kịch bản/cách thức hành động khác nhau để đạt mục tiêu.

Bước 5: Đánh giá các phương án
- So sánh điểm mạnh/yếu của từng phương án dựa trên các tiêu chí mục tiêu và nguồn lực.

Bước 6: Lựa chọn phương án
- Ra quyết định chọn phương án tối ưu hoặc kết hợp nhiều phương án.

Bước 7: Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
- Triển khai các kế hoạch con (mua sắm, tuyển dụng...) để hỗ trợ kế hoạch chính.

Bước 8: Chương trình hóa tổng thể (Ngân quỹ)
- Lượng hóa kế hoạch bằng tiền (ngân sách), phân bổ thời gian và nguồn lực cụ thể.

💡 Chú ý quan trọng: Quy trình này có tính logic nhưng trong thực tế các bước có mối quan hệ hữu cơ, đan xen, và có thể phải quay lại bước trước đó để điều chỉnh.

5.1.6 Phương pháp và yêu cầu lập kế hoạch

5.1.6.1 Phương pháp lập kế hoạch

- Phương pháp Vận trù học: Dùng toán học, mô hình hóa để tìm phương án tối ưu (định lượng).
- Phương pháp Hoạch định động: Linh hoạt, điều chỉnh kế hoạch theo từng kỳ (quý/năm) dựa trên sự thay đổi của môi trường (cuốn chiếu).
- Phương pháp Dự toán - Quy hoạch: Đi từ mục tiêu -> tính toán nguồn lực -> phân phối -> giao nhiệm vụ.
- Phương pháp Sơ đồ mạng lưới (PERT): Dùng biểu đồ để phối hợp các hoạt động, xác định đường găng (Critical Path) và thời gian hoàn thành.
- Phân tích SWOT: Điểm mạnh, Điểm yếu (Bên trong) và Cơ hội, Thách thức (Bên ngoài).
- Phân tích Chi phí - Lợi ích (CBA): So sánh tổng chi phí và tổng lợi ích quy đổi ra tiền tệ.
- Phương pháp Chuyên gia & Delphi: Tham vấn ý kiến người có chuyên môn.

Phân biệt Phương pháp Chuyên gia và Delphi:

5.1.6.2 Yêu cầu của lập kế hoạch
- Ưu tiên đặc biệt (về nhân lực, tài chính, thời gian).
- Tính khách quan.
- Tính kế thừa (giữa cũ và mới).
- Tính khả thi (thực tế).
- Tính hiệu quả (chi phí thấp nhất, kết quả cao nhất).
- Tính dân chủ (huy động trí tuệ tập thể).

5.2 Quyết định quản lý

5.2.1 Khái niệm quyết định quản lý

- Là hành vi lựa chọn của chủ thể quản lý về một hoặc một số phương án tối ưu để giải quyết vấn đề quản trị trong hoàn cảnh cụ thể nhằm đạt mục tiêu.

5.2.2 Đặc điểm của quyết định quản lý

- Hạt nhân của hệ thống quản lý: Mọi chức năng quản lý đều thông qua các quyết định.
- Tính tối ưu và hạn định: Tối ưu trong thời điểm ra quyết định nhưng bị giới hạn bởi hoàn cảnh; khi hoàn cảnh thay đổi có thể không còn phù hợp.
- Tính chắc chắn và rủi ro: Là một hàm biến số; rủi ro xảy ra khi chủ quan hoặc không lường hết biến động.
- Phản ánh quan hệ lợi ích: Giải quyết xung đột lợi ích (cá nhân, nhóm, tập thể). Quyết định tốt phải đảm bảo lợi ích chung.
- Mang dấu ấn chủ thể và văn hóa tổ chức: Thể hiện phong cách lãnh đạo và văn hóa ra quyết định (tập quyền hay dân chủ).

5.2.3 Phân loại quyết định

+ Theo phạm vi: Chiến lược (dài hạn, định hướng) vs. Chiến thuật/Tác nghiệp (cụ thể, định lượng).
+ Theo tính ổn định: Chương trình hóa (lặp lại, có quy trình sẵn) vs. Phi chương trình hóa (mới lạ, phức tạp, chưa có tiền lệ).
+ Theo chủ thể: Cá nhân, Tập thể, Hỗn hợp.
+ Theo cấp quản lý: Cao, Trung, Thấp.
+ Theo hình thức: Văn bản, Lời nói.

5.2.4 Xây dựng quyết định quản lý

a. Căn cứ xây dựng
- Mục tiêu của tổ chức.
- Thực trạng nguồn lực.
- Điều kiện môi trường (vĩ mô, vi mô).
- Thời gian.

b. Quy trình xây dựng (5 bước)

1. Xác định vấn đề: Tìm ra sự sai lệch (giữa thực tế với kế hoạch/quá khứ) hoặc cơ hội mới. Đây là bước khó nhất.
2. Thu thập và xử lý thông tin: Dữ liệu liên quan đến vấn đề.
3. Dự kiến phương án: Xây dựng các kịch bản giải quyết (cần chi tiết).
4. Đánh giá phương án: Phân tích lợi/hại, rủi ro/cơ hội của từng phương án (dùng SWOT, CBA...).
5. Ra quyết định: Chọn phương án "thỏa mãn yêu cầu" (hợp lý nhất) chứ không nhất thiết phải là tối ưu tuyệt đối vì tương lai luôn chứa rủi ro.

5.2.5 Những yêu cầu để ra quyết định quản lý hiệu quả

- Khắc phục thiếu thông tin: Đảm bảo đầu vào chính xác.
- Thống nhất giữa các chủ thể: Đảm bảo nguyên tắc thống nhất chỉ huy.
- Chấp nhận tính tương đối: Tìm câu trả lời "hợp lý nhất" thay vì "duy nhất đúng".
- Tính kịp thời: Không máy móc quy trình làm lỡ cơ hội.
- Dám chịu trách nhiệm: Tránh sợ sai dẫn đến không dám quyết định.