Tóm tắt kiến thức cơ bản chương 6 - Quản trị kinh doanh NEU

6.1.1. Khái niệm và vai trò

- Khái niệm “nhà quản trị”: Là người thực hiện và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp. Nếu chỉ tự mình kế hoạch, tổ chức, phối hợp, kiểm soát thì là nhân viên quản trị; nếu điều khiển người khác thực hiện các hoạt động này thì là cán bộ quản trị.

- Vai trò của nhà quản trị: Phải hoàn thành nhiệm vụ được giao với mức hao phí nguồn lực thấp nhất. Mọi nhà quản trị cần cân bằng giữa mục tiêu – nguồn lực – chi phí, luôn hướng tới hiệu quả và trách nhiệm cuối cùng.

6.1.1.1. Phân biệt giữa nhà quản trị và người lãnh đạo

– Nhà quản trị tập trung vào thiết lập hệ thống, quy trình, tổ chức, phối hợp và kiểm soát để đạt mục tiêu với nguồn lực tối ưu. Chức năng chính: kế hoạch, tổ chức, phối hợp, lãnh đạo, kiểm soát.

– Người lãnh đạo chủ yếu tập trung vào truyền cảm hứng, xác định hướng đi, tạo động lực cho mọi người cùng theo. Họ có tầm nhìn xa, khả năng chấp nhận rủi ro và tạo sự khác biệt. Có thể là nhà lãnh đạo mà không nhất thiết là nhà quản trị (vì không có quyền chính thức trong hệ thống).

Bảng hướng so sánh nhà quản trị và người lãnh đạo
 

6.1.2. Các cách phân loại nhà quản trị

6.1.2.1. Phân loại theo cấp bậc

Toàn bộ nhà quản trị trong doanh nghiệp được chia thành 3 cấp:

• Quản trị cấp cao (Top management)
  + Chức vụ: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp, v.v.
  + Nhiệm vụ: Thiết lập mục tiêu chiến lược, định hướng dài hạn, ra quyết định quan trọng nhất.
• Quản trị cấp trung gian (Middle management)
  + Chức vụ: Trưởng phòng, Phó phòng, Quản đốc, v.v.
  + Nhiệm vụ: Triển khai kế hoạch chiến lược, ra quyết định chiến thuật, phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu chung.
• Quản trị cấp cơ sở (First-line management)
  + Chức vụ: Tổ trưởng sản xuất, Giám sát dây chuyền, Đốc công, v.v.
  + Nhiệm vụ: Ra quyết định tác nghiệp, hướng dẫn công nhân, giám sát hoạt động hàng ngày.

6.1.2.2. Phân loại theo tính chủ thể – khách thể

– Nhà quản trị mang tính chủ thể: Là cán bộ quản trị, có quyền phối hợp nhiệm vụ, điều phối hành động của mọi bộ phận; chịu trách nhiệm toàn diện cho năng suất, hiệu quả của doanh nghiệp hoặc phân xưởng.

– Nhà quản trị mang tính khách thể: Là nhân viên quản trị, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo chỉ đạo của cán bộ quản trị, chịu trách nhiệm nâng cao năng suất làm việc cá nhân.

6.1.2.3. Phân loại theo chuyên môn hóa công việc

– Nhà quản trị chuyên môn hóa: Thực hiện các công việc giống nhau ở một lĩnh vực nhất định (ví dụ: phòng chiến lược, phòng nhân sự, phòng kế toán). Chuyên môn hóa giúp nâng cao hiệu quả chuyên môn nhưng dễ bị thiếu tính linh hoạt.

– Nhà quản trị đa năng: Thực hiện nhiều công việc khác nhau ở các bộ phận, đảm bảo tính thống nhất của quy trình. Ưu điểm: linh hoạt, dễ thích ứng với thay đổi.

Lưu ý dễ nhầm: Nhiều người lầm tưởng rằng chuyên môn hóa luôn tốt; thực tế, quá trình chuyên môn hóa đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, nếu thiếu, dễ gây trì trệ. Ngược lại, đa năng giúp linh hoạt nhưng có thể dẫn tới thiếu chuyên sâu.

6.1.3. Yêu cầu và tiêu chuẩn đối với nhà quản trị

Mỗi nhà quản trị cần hoàn thành nhiệm vụ với nguồn lực tối thiểu. Bên cạnh năng lực chuyên môn, các tiêu chuẩn về bằng cấp, chứng chỉ, dày dặn kinh nghiệm và đạo đức nghề nghiệp cũng rất quan trọng.

Chân dung nhà quản trị Đông Nam Á thế kỷ 21 (theo Henri Claude de Bettignies):
- Có tầm nhìn quốc tế, thành thạo tiếng Anh và tin học.
- Có trách nhiệm xã hội, khả năng giao tiếp với cơ quan Nhà nước.
- Tầm nhìn chiến lược dài hạn và nhất quán trong quyết định.
- Phong cách linh hoạt, sáng tạo hệ thống quản trị.
- Phát huy nguồn nhân lực, đào tạo chuyên môn.
- Nhạy cảm văn hóa đa quốc gia, có óc đổi mới.
- Không ngừng học hỏi, liên kết mạng lưới toàn cầu.

Tiêu chí đánh giá kỹ năng nghề nghiệp (tất cả các cấp quản trị cần đáp ứng 4 tiêu chí):
1. Khả năng truyền thông: Dân chủ hóa thông tin, tránh “tam sao thất bản”.
2. Khả năng thương lượng, thỏa hiệp: Phù hợp với môi trường đối nội/đối ngoại.
3. Tư duy sáng tạo mang tầm toàn cầu: Sáng tạo sản phẩm, quy trình, mô hình tổ chức mới chứ không chỉ sao chép.
4. Phản ứng linh hoạt, hành động lịch thiệp, hiểu văn hóa đa dạng: Ứng xử phù hợp với sắc tộc, vùng miền, quốc gia.

Lưu ý dễ nhầm:

• Nhiều người cho rằng đủ năng lực chuyên môn là đủ; thực tế, tư duy sáng tạo và kỹ năng hòa nhập văn hóa ngày càng quan trọng hơn.
• Cấp quản trị cao thường đòi hỏi tiêu chuẩn học vấn cao (thạc sĩ, tiến sĩ), nhưng cấp cơ sở có thể chỉ cần bằng đại học hoặc trung cấp.
• Đạo đức nghề nghiệp càng cấp cao càng phải nghiêm ngặt: tham nhũng, lãng phí nguồn lực là thất bại lớn nhất.

Kỹ năng quản trị là khả năng ứng dụng kiến thức và lý thuyết để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ quản trị. Tùy cấp độ, thứ tự ưu tiên các kỹ năng khác nhau.

6.2.1. Khái niệm

Kỹ năng quản trị bao gồm sự hiểu biết lý thuyết kết hợp với khả năng thực hành, giúp nhà quản trị làm việc hiệu quả hơn.

6.2.2. Các kỹ năng quản trị

6.2.2.1. Kỹ năng kỹ thuật

– Là khả năng hiểu và áp dụng quy trình, phương pháp, công cụ cụ thể của một lĩnh vực chuyên môn (ví dụ: hoạch định chiến lược, tổ chức marketing, quản lý nhân sự).
– Hình thành qua đào tạo tại các trường quản trị kinh doanh và phát triển qua thực hành. Ví dụ, nhà quản trị phòng chiến lược phải nắm vững công cụ phân tích SWOT, BCG, v.v.

6.2.2.2. Kỹ năng quan hệ với con người

– Khả năng làm việc cùng, hiểu và khuyến khích người khác; xây dựng mối quan hệ tốt giữa người với người.
– Chứa yếu tố bẩm sinh nhưng cũng chịu ảnh hưởng mạnh của nghệ thuật giao tiếp, ứng xử.

6.2.2.3. Kỹ năng nhận thức chiến lược

– Là khả năng phân tích, dự báo nhạy bén về cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh để đề xuất chiến lược phù hợp.
– Không chỉ là kỹ thuật hoạch định; nó bao hàm tầm nhìn, bản lĩnh và trải nghiệm để “cảm nhận” khi kết quả dự báo có thể khác với dữ liệu thuần túy.

6.2.3. Quan hệ giữa kỹ năng và cấp quản trị

Tất cả nhà quản trị đều cần ba kỹ năng: kỹ thuật, quan hệ con người, nhận thức chiến lược. Tuy nhiên, thứ tự ưu tiên thay đổi theo cấp:

• Quản trị cấp cao: Ưu tiên nhận thức chiến lược → quan hệ con người → kỹ thuật.
• Quản trị cấp trung: Ưu tiên quan hệ con người; sau đó phụ thuộc tính cụ thể: nếu là quản trị viên mới từ cấp cơ sở, ưu tiên kỹ thuật → nhận thức; nếu sắp lên cấp cao, ưu tiên nhận thức chiến lược → kỹ thuật.
• Quản trị cấp cơ sở: Ưu tiên kỹ thuật → quan hệ con người → nhận thức chiến lược.

Chú ý lưu ý: Dễ nhầm lẫn khi cho rằng kỹ năng quan hệ chỉ cần ở cấp trung hoặc cao; thực ra, dù cấp cơ sở vẫn cần kỹ năng quan hệ để duy trì động lực và giải quyết xung đột ngay tại hiện trường.

Phong cách quản trị là tập hợp phương thức ứng xử (cử chỉ, lời nói, thái độ, hành động) ổn định của nhà quản trị với cá nhân hoặc nhóm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản trị. Phong cách phụ thuộc vào cá tính, môi trường, mục tiêu công việc và văn hóa tổ chức.

6.3.1. Khái niệm và nhân tố ảnh hưởng

6.3.1.1. Khái niệm

Phong cách quản trị phản ánh cá tính nhà quản trị trong bối cảnh cụ thể, thể hiện qua cách ra lời nói, xử sự và ra quyết định. Phong cách không cố định; nhà quản trị có thể linh hoạt thay đổi theo hoàn cảnh, mục tiêu và đối tượng.

6.3.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng

• Chuẩn mực xã hội: Truyền thống, đạo đức, lễ giáo, phong tục tập quán định hình cách ứng xử. Ví dụ, phong cách quản trị phương Đông thường mang tính gia trưởng; phương Tây hướng dân chủ hơn.
• Trình độ văn hóa: Học vấn, kinh nghiệm đọc hiểu, khả năng phân tích; khác biệt giữa văn hóa sống và văn hóa học thuật.
• Kinh nghiệm sống: Tuổi tác, môi trường từng trải, phản ứng trước áp lực. Người lớn tuổi thường điềm đạm, cẩn trọng; người trẻ có xu hướng dám nghĩ dám làm nhưng dễ nóng vội.
• Khí chất, nhân cách: Nóng nảy hay ôn hòa, quyết đoán hay dè dặt; ảnh hưởng đến cách ứng xử với cấp dưới, đồng nghiệp.
• Trạng thái tâm lý: Ảnh hưởng từ hoàn cảnh cụ thể (áp lực, khủng hoảng, thành công). Khi căng thẳng, phong cách có thể lệch hướng so với bình thường.

Lưu ý dễ nhầm: Nhiều người cho rằng phong cách chỉ do cá tính hình thành và không thể thay đổi; thực tế, môi trường và kinh nghiệm tác động mạnh mẽ, nhà quản trị có thể rèn luyện và điều chỉnh phong cách cho phù hợp từng tình huống.

6.3.2. Các phong cách quản trị chủ yếu

Phong cách quản trị có thể phân thành hai nhóm lớn, tương ứng với quan hệ đối nội (trong doanh nghiệp) và đối ngoại (với bên ngoài). Mỗi nhóm lại bao gồm các phong cách như dân chủ, thực tế, tổ chức, mạnh dạn, chủ nghĩa cực đại hay tập trung chỉ huy.

6.3.2.1. Phong cách dân chủ

- Đặc điểm: Không phân biệt rạch ròi quan hệ trên dưới; nhà quản trị và cấp dưới làm việc như một ê-kíp đồng đội. Nhà quản trị giữ vai trò tư vấn, hỗ trợ và duy trì tinh thần hợp tác; đồng thời, vẫn có quyền lực thực sự vì nhận được sự tin tưởng từ cấp dưới.

- Cách thực hiện:
+ Giao tiếp hai chiều: Nhà quản trị lắng nghe, đặt câu hỏi mở để mọi người đóng góp ý kiến. 
+ Ra quyết định sau khi tham khảo ý kiến cấp dưới; luôn thông báo rõ mục tiêu và yêu cầu.
+ Kiểm soát linh hoạt, chỉ can thiệp khi cần, khuyến khích tự chịu trách nhiệm. 
+ Khen thưởng cho những đóng góp và ý tưởng sáng tạo, xây dựng văn hóa khen thưởng cởi mở.

- Lưu ý dễ nhầm: Phong cách dân chủ dễ trượt thành “mị dân” nếu nhà quản trị chỉ nhấn mạnh tính dân chủ mà quên giám sát sát sao. Khi đó, cấp dưới có thể lạm dụng dân chủ để trì trệ công việc.

6.3.2.2. Phong cách thực tế

- Đặc điểm: Tập trung vào đạt kết quả thực tiễn, ưu tiên các hành động thiết thực, tránh lý thuyết sáo rỗng. Nhà quản trị đặt ra tiêu chí đánh giá rõ ràng, giám sát chặt chẽ tiến độ và điều chỉnh kịp thời.

- Cách thực hiện:
+ Xác định mục tiêu rõ ràng, đo lường được;
+ Đánh giá rủi ro và lập phương án dự phòng;
+ Chỉ đạo gọn, tránh vòng vo;
+ Thưởng phạt công minh, tránh tình cảm cá nhân xen vào.

- Lưu ý dễ nhầm: Phong cách thực tế có thể bị hiểu nhầm thành cứng nhắc, thiếu linh hoạt và không quan tâm đến yếu tố con người.

6.3.2.3. Phong cách tổ chức

- Đặc điểm: Nhấn mạnh việc tuân thủ quy trình, quy định; nhà quản trị xây dựng hệ thống, cơ cấu rõ ràng, phân cấp phân quyền minh bạch.

- Cách thực hiện: Tạo sơ đồ tổ chức, phân công trách nhiệm rõ ràng; xây dựng quy chế, quy trình chi tiết; giám sát việc tuân thủ và đánh giá định kỳ.

- Lưu ý dễ nhầm: Dễ dẫn đến quan liêu, áp đặt, thiếu sáng tạo nếu chỉ chú trọng thủ tục mà quên đổi mới.

6.3.2.4. Phong cách mạnh dạn

- Đặc điểm: Ra quyết định nhanh, tin tưởng trực giác, chấp nhận rủi ro để đạt mục tiêu.

- Cách thực hiện: Khi gặp cơ hội, hành động ngay, không chần chừ; tin tưởng cấp dưới thực hiện; tập trung nguồn lực vào mục tiêu then chốt.

- Lưu ý dễ nhầm: Dễ gây xung đột, mất ổn định nếu quyết định sai.

6.3.2.5. Phong cách chủ nghĩa cực đại

- Đặc điểm: Tôn thờ lý tưởng, yêu cầu hoàn hảo, khắt khe mọi khía cạnh.

- Cách thực hiện: Đặt tiêu chuẩn rất cao, không chấp nhận sai sót; khen thưởng xuất sắc, phê bình nghiêm khắc những sai lầm.

- Lưu ý dễ nhầm: Dễ tạo áp lực quá mức, khiến cấp dưới chán nản hoặc sợ hãi.

6.3.2.6. Phong cách tập trung chỉ huy

- Đặc điểm: Mệnh lệnh rõ ràng, tập trung quyền lực vào nhà quản trị; cấp dưới chỉ thực hiện theo hướng dẫn.

- Cách thực hiện: Nhà quản trị đưa ra lệnh, quy định chính xác; giám sát chặt chẽ và lập tức chấn chỉnh vi phạm.

- Lưu ý dễ nhầm: Dễ bó hẹp sáng tạo, khiến cấp dưới mất động lực, môi trường vận hành thiếu linh hoạt.

6.3.3. Ứng dụng phong cách quản trị – Nghệ thuật

Nghệ thuật quản trị nằm ở chỗ biết kết hợp linh hoạt các phong cách trên tùy hoàn cảnh:

• Khi cần kỷ luật nghiêm ngặt (như khủng hoảng, kiểm soát chất lượng): tập trung chỉ huy + thực tế.
• Khi khuyến khích sáng tạo, đổi mới: dân chủ + mạnh dạn.
• Khi tổ chức quy mô lớn: tổ chức + thực tế.
• Khi xây dựng văn hóa lâu dài: tổ chức + dân chủ + chú trọng quan hệ con người.