Tóm tắt kiến thức chương 6 - Quản lý dự án đầu tư NEU

I. KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1. Khái niệm, phân loại

Dự toán ngân sách dự án không chỉ đơn thuần là liệt kê các khoản chi tiêu, mà là một kế hoạch chi tiết, có hệ thống về việc phân bổ các nguồn lực tài chính (quỹ) cho toàn bộ các hoạt động của dự án. 
=> Mục tiêu cuối cùng là để đạt được các mục tiêu đã đề ra của dự án (về chi phí, chất lượng, và tiến độ) một cách hiệu quả nhất. Nó là công cụ biến mục tiêu dự án thành các con số tài chính cụ thể.

Phân loại dự toán ngân sách: Việc phân loại giúp chúng ta hiểu rõ hơn về phạm vi và mục đích của từng loại ngân sách.

2. Tác dụng của dự toán ngân sách

- Cụ thể hóa kế hoạch và mục tiêu: Mọi kế hoạch chiến lược hay mục tiêu dự án sẽ chỉ là ý tưởng nếu không được lượng hóa bằng tiền. Ngân sách chính là công cụ biến các mục tiêu đó thành các con số tài chính cụ thể, có thể đo lường được. 
- Đánh giá chi phí dự tính trước khi thực hiện: Ngân sách giúp trả lời câu hỏi "Dự án này tốn bao nhiêu tiền?". Dựa trên con số này, tổ chức có thể đánh giá tính khả thi về mặt tài chính và quyết định có nên theo đuổi dự án hay không. 
- Xác định chi phí cho từng công việc và tổng chi phí: Bằng cách phân bổ ngân sách xuống từng gói công việc nhỏ nhất (work package) trong WBS, nhà quản lý có thể kiểm soát chi tiêu ở cấp độ vi mô, từ đó quản lý được tổng chi phí của cả dự án. 
- Thiết lập một đường cơ sở (baseline) để kiểm soát: Ngân sách sau khi được phê duyệt sẽ trở thành "thước đo" chuẩn (Cost Baseline). Mọi chi phí thực tế phát sinh sau này sẽ được so sánh với đường cơ sở này để đánh giá hiệu suất. 
=> Nếu không có đường cơ sở, việc kiểm soát chi phí sẽ trở nên vô nghĩa vì không có gì để so sánh và không thể biết được dự án đang vượt chi hay tiết kiệm.

3. Đặc điểm của dự toán ngân sách dự án

- Phức tạp hơn ngân sách thường xuyên: Do dự án là những nỗ lực độc nhất, ít lặp lại, chứa đựng nhiều yếu tố không chắc chắn. Trong khi đó, ngân sách của các phòng ban thường dựa trên dữ liệu lịch sử và có tính ổn định cao. 
- Chỉ là dự tính dựa trên giả định: Không ai có thể biết chính xác 100% chi phí tương lai. Do đó, ngân sách luôn được xây dựng dựa trên các giả định (về giá cả, năng suất, rủi ro...). 
=> Vì vậy, việc ghi lại và văn bản hóa các giả định này là cực kỳ quan trọng để có thể xem xét lại khi tình hình thay đổi. 
- Bị giới hạn trong phạm vi dự án đã duyệt: Ngân sách chỉ được lập cho những công việc nằm trong phạm vi (scope) đã được phê duyệt. Mọi yêu cầu công việc phát sinh ngoài phạm vi cần được xem xét thông qua một quy trình quản lý thay đổi chặt chẽ. 
- Có tính linh hoạt và cần được điều chỉnh: Khi có những thay đổi được phê duyệt (về phạm vi, tiến độ) hoặc khi các yếu tố đầu vào (giá nguyên vật liệu) biến động mạnh, ngân sách dự án phải được cập nhật tương ứng. 
- Phụ thuộc chặt chẽ vào lịch trình: Thời gian chính là tiền bạc. Việc kéo dài hay rút ngắn lịch trình thực hiện đều ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí (chi phí quản lý, chi phí nhân công...).

II. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

5. Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

b. Dự toán ngân sách theo công việc (Activity-Based Costing)

Đây là phương pháp nền tảng và phù hợp nhất cho quản lý dự án, vì nó gắn chi phí trực tiếp với các kết quả đầu ra (deliverables) của dự án. 
=> Quy trình này bắt đầu từ Cơ cấu phân tách công việc (WBS). Mỗi công việc trong WBS được phân tích để xác định: 
- Các nguồn lực cần thiết (nhân công, máy móc, nguyên vật liệu). 
- Định mức tiêu hao cho từng loại nguồn lực. 
- Đơn giá của từng loại nguồn lực. 
=> Chi phí công việc = (Số lượng nguồn lực x Đơn giá nguồn lực). Sau đó, tổng hợp chi phí của tất cả các công việc sẽ cho ra tổng chi phí trực tiếp của dự án.

III. KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU (CRASHING)

Đây là một kỹ thuật tối ưu hóa nhằm tìm ra phương án rút ngắn thời gian thực hiện dự án với chi phí tăng thêm ít nhất có thể. 
=> Bản chất là một sự đánh đổi có tính toán: chúng ta chấp nhận chi thêm tiền (tăng chi phí trực tiếp) để đổi lấy việc dự án hoàn thành sớm hơn, từ đó tiết kiệm được chi phí gián tiếp (quản lý, thuê văn phòng...) và/hoặc có được lợi ích từ việc đưa sản phẩm ra thị trường sớm.

2. Phương pháp thực hiện

Chi phí biên (Cost Slope): Là chỉ số quan trọng nhất trong phương pháp này, cho biết chi phí phải trả thêm để rút ngắn được một đơn vị thời gian (ngày, tuần) cho một công việc cụ thể. $C_{biên} = \frac{C_{Đẩy Nhanh} - C_{Bình Thường}}{T_{Bình Thường} - T_{Đẩy Nhanh}}$=> Công thức này giúp chúng ta xác định công việc nào "rẻ" nhất để đẩy nhanh. Một công việc có chi phí biên thấp là một ứng viên sáng giá để "mua thời gian".

Các bước thực hiện chi tiết:

1. Phân tích sơ đồ mạng ban đầu: Vẽ sơ đồ PERT ở điều kiện bình thường. Phải xác định chính xác (các) đường găng (critical path) – đây là dãy công việc dài nhất quyết định thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

2. Lựa chọn công việc để đẩy nhanh: 
- Chỉ xem xét các công việc nằm trên đường găng. => Vì việc rút ngắn công việc không găng sẽ không làm giảm thời gian của dự án, chỉ làm tăng chi phí một cách lãng phí. 
- Trong số các công việc trên đường găng, chọn công việc có chi phí biên thấp nhất. => Đây là nguyên tắc "hiệu quả nhất", đạt được mục tiêu rút ngắn thời gian với chi phí bỏ ra ít nhất.

3. Đẩy nhanh và cập nhật: Rút ngắn thời gian của công việc đã chọn đi 1 đơn vị thời gian và tính toán lại chi phí trực tiếp tăng thêm. Sau đó, cập nhật lại sơ đồ mạng.

4. Lặp lại quy trình: Sau mỗi lần đẩy nhanh, phải kiểm tra lại sơ đồ mạng. 
=> Lý do là việc rút ngắn đường găng hiện tại có thể làm cho một đường khác trở thành đường găng mới, hoặc tạo ra các đường găng song song. Khi đó, ở vòng lặp tiếp theo, ta phải xem xét các công việc trên (các) đường găng mới này.

5. Dừng lại: Quá trình dừng lại khi đã đạt được thời gian mục tiêu, hoặc khi chi phí biên để đẩy nhanh lớn hơn lợi ích thu được (ví dụ: lớn hơn chi phí gián tiếp tiết kiệm được mỗi ngày), hoặc khi tất cả các công việc trên đường găng đã bị đẩy nhanh tới giới hạn.

IV. KẾ HOẠCH GIẢM TỔNG CHI PHÍ CỦA PHƯƠNG ÁN ĐẨY NHANH

Phương pháp này đi ngược lại với Kế hoạch chi phí cực tiểu. Nó bắt đầu từ phương án đã đẩy nhanh hoàn toàn (nhanh nhất, đắt nhất) và tìm cách cắt giảm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. 
=> Logic ở đây là: trong phương án đẩy nhanh, có những công việc không găng cũng bị "ép" làm nhanh một cách không cần thiết. Ta có thể cho phép những công việc này "thư giãn" (kéo dài thời gian thực hiện) để tiết kiệm chi phí.

Các bước thực hiện:

1. Xác định thời gian dự trữ (Float/Slack): Trong sơ đồ mạng của phương án đẩy nhanh, tính toán thời gian dự trữ cho tất cả các công việc. Các công việc găng sẽ có thời gian dự trữ bằng 0.

2. Lựa chọn công việc để kéo dài: Chỉ chọn các công việc không găng (có thời gian dự trữ > 0). Ưu tiên những công việc có chi phí biên cao nhất để kéo dài, vì chúng sẽ mang lại khoản tiết kiệm lớn nhất.

3. Xác định thời gian kéo dài hợp lệ: Thời gian kéo dài thêm của một công việc không được vượt quá thời gian dự trữ của nó. 
=> Nếu kéo dài quá thời gian dự trữ, công việc đó sẽ trở thành công việc găng và làm trễ toàn bộ dự án, vi phạm mục tiêu của phương pháp.

4. Tính toán chi phí tiết kiệm được: Chi phí tiết kiệm được từ mỗi công việc bằng chi phí biên của nó nhân với số ngày được kéo dài. Tổng chi phí tiết kiệm là tổng của tất cả các công việc không găng được điều chỉnh.

V. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

1. Phân tích dòng chi phí dự án (S-Curve Analysis)

- Đây là công cụ trực quan hóa việc chi tiêu của dự án theo thời gian. Đường cong chi phí tích lũy có hình chữ S đặc trưng: chi tiêu chậm ở giai đoạn đầu, tăng tốc ở giai đoạn giữa (khi nhiều công việc diễn ra song song), và chậm lại ở giai đoạn cuối. - Việc vẽ hai đường cong S cho Kế hoạch triển khai sớm (Early Start) và Kế hoạch triển khai muộn (Late Start) tạo ra một "vùng linh hoạt" về tài chính. 
=> Nhà quản lý có thể lập kế hoạch dòng tiền của mình nằm đâu đó trong vùng này để tối ưu hóa việc sử dụng vốn. Ví dụ, nếu chi phí vay vốn cao, họ có thể cố gắng bám theo đường cong triển khai muộn để trì hoãn các khoản chi tiêu lớn.

2. Kiểm soát chi phí dự án

- Trọng tâm của kiểm soát chi phí là so sánh giữa Thực tế và Kế hoạch. - Đường chi phí cơ sở (Cost Baseline): Đây chính là bản kế hoạch đã được phê duyệt, thể hiện chi phí dự kiến sẽ được tiêu theo từng mốc thời gian. Nó không phải là một con số tổng duy nhất, mà là một đường cong theo thời gian. - Quá trình kiểm soát bao gồm: 
+ Đo lường chi phí thực tế: Thu thập dữ liệu về chi phí đã phát sinh. 
+ Phân tích phương sai (Variance Analysis): So sánh chi phí thực tế với đường cơ sở tại một thời điểm nhất định để xác định mức độ chênh lệch (vượt chi hay tiết kiệm). 
+ Tìm nguyên nhân và hành động khắc phục: Nếu có phương sai tiêu cực (vượt chi), nhà quản lý phải tìm hiểu nguyên nhân (ví dụ: giá vật tư tăng, năng suất thấp) và đề ra các hành động điều chỉnh để đưa dự án trở lại đúng hướng.