Tóm tắt kiến thức chương 6 - Giáo trình Quản trị Logistics

6.1. Khái niệm và vai trò của kho hàng hóa

6.1.1. Khái niệm kho hàng

Kho hàng hóa có thể được hiểu theo hai góc độ chính:

- Góc độ kỹ thuật: Là các công trình kiến trúc (nhà kho, bãi chứa...) dùng để lưu giữ, bảo quản nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm trong chuỗi cung ứng. Nhà quản trị cần quan tâm đến vị trí, thiết kế, trang thiết bị kỹ thuật.

- Góc độ kinh tế - xã hội: Là một đơn vị kinh tế thực hiện các chức năng tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và cung ứng sản phẩm cho các đối tượng khác nhau nhằm đạt hiệu quả cao. Nhà quản trị cần quan tâm đến quy mô, tổ chức và quản lý các hoạt động trong mối quan hệ với các bên liên quan (nhà cung cấp, đơn vị vận tải, người tiêu dùng...).

6.1.2. Vai trò của kho

Kho hàng đóng vai trò trung tâm trong hoạt động logistics, giúp:

- Tiết kiệm chi phí vận tải: Gom các lô hàng nhỏ thành lô lớn (consolidation) để vận chuyển một lần, giúp giảm chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa.

- Tiết kiệm chi phí sản xuất: Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, liên tục cho dây chuyền sản xuất, đồng thời bảo quản tốt thành phẩm, giảm thiểu hao hụt, hư hỏng.

- Hỗ trợ hoạt động Marketing và Dịch vụ khách hàng: Duy trì nguồn cung ổn định, đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của khách hàng, giúp doanh nghiệp đối phó với các biến động của thị trường (thay đổi nhu cầu, tính thời vụ, cạnh tranh).

- Hỗ trợ các chiến lược logistics hiện đại: Là một mắt xích quan trọng trong các chương trình Just-In-Time (JIT) và Logistics ngược (Reverse Logistics) thông qua việc tập kết, phân loại và xử lý các sản phẩm thu hồi, phế liệu.

6.2. Chức năng kho và các loại nhà kho

6.2.1. Chức năng của kho bãi

Kho hàng không chỉ là nơi "giam hàng" mà đã trở thành một trung tâm trung chuyển và xử lý hàng hóa linh hoạt với các chức năng chính:

- Cung ứng cho sản xuất: Lưu trữ nguyên vật liệu, phụ tùng đầu vào (A).

- Tổng hợp và phối hợp hàng hóa (Mixing): Tập hợp sản phẩm từ nhiều nhà máy khác nhau để tạo thành đơn hàng hoàn chỉnh cho khách hàng (B).

- Gom hàng (Consolidation): Tập hợp nhiều lô hàng nhỏ từ các nhà cung cấp thành một lô hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển (C).

- Tách hàng (Break-bulk): Phân chia một lô hàng lớn thành nhiều lô hàng nhỏ hơn để giao cho nhiều khách hàng khác nhau (D).

Chú ý: Phân biệt hệ thống kho Đẩy (Push) và Kéo (Pull)

6.2.2. Các loại kho

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều loại hình kho khác nhau thay vì tự xây dựng:

- Kho đa năng (Distribution Center): Nơi phân loại, tổng hợp, hoàn thiện hàng hóa (dán nhãn, đóng gói lại) theo yêu cầu của khách hàng (đặc biệt là các siêu thị, nhà bán lẻ) trước khi chuyển đến điểm bán cuối cùng.

- Kho thuê theo hợp đồng (Contract Warehouse): Thỏa thuận dài hạn giữa bên cho thuê và bên thuê, trong đó bên cho thuê cung cấp các dịch vụ kho bãi chuyên biệt và các bên cùng chia sẻ rủi ro, lợi ích.

- Kho công cộng (Public Warehouse): Doanh nghiệp thuê một phần không gian của kho và trả phí dựa trên diện tích và thời gian sử dụng. Có nhiều loại kho công cộng chuyên dụng (kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, kho hàng rời...).

- Kho bảo thuế: Kho của chủ hàng dùng để chứa hàng hóa nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế.

- Kho ngoại quan: Khu vực kho, bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản hàng hóa từ nước ngoài vào hoặc hàng hóa từ trong nước đưa ra để chờ làm thủ tục xuất khẩu.

6.3. Tổ chức quản lý kho và các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh kho hàng

6.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý kho hàng

Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và loại hình kho:

- Doanh nghiệp sản xuất: Kho nguyên vật liệu thường thuộc phòng cung ứng; kho thành phẩm thuộc phòng tiêu thụ.

- Doanh nghiệp thương mại: Thường có phòng quản lý kho hoặc phòng kho - vận. Có thể tổ chức các tổng kho, cụm kho tại các vị trí chiến lược.

- Doanh nghiệp kho hàng độc lập: Kinh doanh dịch vụ kho chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ lưu trữ, bảo quản cho các doanh nghiệp khác.

+ Chức danh quan trọng nhất tại mỗi kho là Thủ kho, người chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động tại kho.

6.3.2. Kế hoạch hoạt động kho hàng

- Sự cần thiết: Giúp kho hoạt động chủ động, nhịp nhàng, ăn khớp với sản xuất và kinh doanh, tránh tình trạng bị động, lãng phí nguồn lực và đạt hiệu quả kinh tế.

- Căn cứ lập kế hoạch: Dựa trên kế hoạch mua bán hàng, hợp đồng đã ký, định mức kỹ thuật, điều kiện cơ sở vật chất và phân tích hoạt động kỳ trước.

- Nội dung kế hoạch: Gồm 3 nhóm chỉ tiêu chính là nghiệp vụ kho (số lượng, danh điểm), lao động và chi phí.

- Tổ chức thực hiện: Cần cụ thể hóa kế hoạch theo thời gian (quý, tháng, tuần) và nên có các phương án dự phòng để ứng phó khi điều kiện thay đổi.

6.3.3. Chế độ sổ sách kho hàng hóa

Sổ sách là công cụ thiết yếu để quản lý kho hiệu quả, giúp:

- Nắm bắt chính xác, đầy đủ tình hình nhập - xuất - tồn kho về số lượng và chất lượng.

- Ngăn ngừa nhầm lẫn, mất mát, tham ô.

- Cung cấp thông tin nhanh chóng cho các bộ phận liên quan.

Lưu ý: Phân biệt Chứng từ và Sổ sách

- Chứng từ (Voucher/Document): Ghi chép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại một thời điểm (ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho). Đây là căn cứ để ghi sổ.

- Sổ sách (Ledger/Book): Là tập hợp, theo dõi có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh dựa trên các chứng từ (ví dụ: thẻ kho, sổ kho). Đây là công cụ quản lý tổng hợp.

6.4. Chế độ trách nhiệm vật chất đối với cán bộ kho

Đây là nguyên tắc quản lý nhằm đề cao trách nhiệm của nhân viên kho trong việc bảo vệ tài sản.

- Mục đích: Nâng cao ý thức trách nhiệm, chống lại các hiện tượng làm hư hại, thất thoát tài sản.

- Nội dung: Quy định rõ trách nhiệm bồi thường của cá nhân, tập thể khi xảy ra mất mát, hư hỏng tài sản do lỗi của mình.

- Điều kiện thực hiện: Phải có quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ; trang bị đủ kiến thức và điều kiện vật chất cần thiết cho nhân viên; có nội quy, quy chế công khai.

6.5. Công tác kiểm tra, kiểm kê kho

6.5.1. Ý nghĩa của công tác kiểm tra, kiểm kê kho

Kiểm tra, kiểm kê là một chức năng quan trọng của quản trị, giúp:

- Nắm chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế tại kho.

- Phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và thực tế để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu trong công tác quản lý kho.

- Củng cố chế độ hạch toán và quản lý kinh tế.

6.5.2. Nội dung và hình thức kiểm tra, kiểm kê kho

- Nội dung: Kiểm tra việc chấp hành quy định, tình hình nhập-xuất-bảo quản, việc sử dụng tài sản, kỷ luật lao động...

- Các hình thức kiểm tra, kiểm kê:

+ Thường xuyên: Tự kiểm tra hàng ngày.

+ Định kỳ: Theo một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm).

+ Bất thường (đột xuất): Khi có sự việc đặc biệt (nghi ngờ tham ô, thiên tai, thay đổi thủ kho).

+ Một mặt hoặc một bộ phận: Kiểm tra giới hạn trong một phạm vi công tác hoặc một bộ phận nhất định.

+ Tổng kiểm tra, kiểm kê: Kiểm tra toàn diện các mặt công tác của kho.

6.6. Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động kinh doanh kho hàng

Đây là hệ thống các chỉ số dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng.

(1) Chỉ tiêu chu chuyển hàng hóa của kho (năm)

Phản ánh khối lượng hàng hóa xuất kho trong một kỳ (thường là một năm).

(2) Chỉ tiêu khối lượng hàng dự trữ của kho

- Dự trữ bình quân (DTbq):

$DT_{bq}=\frac{0,5DT_{1}+DT_{2}+DT_{3}+...+0,5.DT_{m}}{m-1}$

Trong đó: DT1, DT2... là khối lượng dự trữ tại các thời điểm; m là số lần lấy số liệu.

- Mức dự trữ theo ngày (mDT):

$m_{DT}=\frac{Q_{dt}}{P}$

Trong đó: Qdt là khối lượng hàng dự trữ; P là lượng tiêu dùng bình quân ngày.

(3) Chỉ tiêu tốc độ lưu chuyển hàng và thời gian chu chuyển

- Số vòng lưu chuyển (Hệ số chu chuyển n): Cho biết dự trữ quay được bao nhiêu vòng trong một kỳ.

$n=\frac{Q_{nam}}{DT_{bq}}$

- Thời gian một vòng lưu chuyển (V): Thời gian bảo quản hàng trung bình tại kho (tính bằng ngày).

$V=\frac{360}{n} = \frac{DT_{bq} \times 360}{Q_{nam}}$

(4) Hệ số không đồng đều của hàng hóa nhập hoặc xuất kho (Kkđ)

Phản ánh sự biến động của dòng hàng vào/ra so với mức trung bình. Hệ số càng gần 1, hoạt động càng đều đặn.

$K_{kd}=\frac{DT_{max}}{DT_{bq}}\ge1$

(5) Các chỉ tiêu đánh giá về sử dụng hợp lý kết cấu nhà kho

- Hệ số sử dụng diện tích (Kđt):

$K_{dt}=\frac{S_{bq}}{S_{c}}$

Trong đó: Sbq là diện tích có bảo quản hàng; Sc là diện tích chung của kho.

- Hệ số sử dụng dung tích (KKL):

$K_{KL}=\frac{V_{bq}}{V_{c}}$

Trong đó: Vbq là thể tích thực tế chứa hàng; Vc là dung tích chung của kho.

- Tải trọng trên 1m² diện tích nền kho (Kt):

$K_{t}=\frac{Q}{S_{c}}$

Trong đó: Q là tổng lượng hàng thông qua kho trong kỳ.

(6) Chỉ tiêu đảm bảo giữ gìn toàn vẹn hàng hóa

Đo lường mức độ hao hụt, mất mát về số lượng và chất lượng hàng hóa. Cần phân biệt hao hụt tự nhiên trong định mức và hao hụt trên định mức do sai sót trong quản lý.

(7) Chỉ tiêu sử dụng phương tiện vận tải, xếp dỡ ở kho

- Hệ số sử dụng công suất (Kcs):

$K_{cs}=\frac{Q_{tt}}{Q_{TK}}$

Trong đó: Qtt là trọng lượng thực tế; QTK là trọng tải thiết kế.

- Hệ số sử dụng thời gian (KTG):

$K_{TG}=\frac{T_{tt}}{T_{cđ}}$

Trong đó: Ttt là thời gian thực tế hoạt động; Tcđ là thời gian làm việc theo chế độ.

(8) Chỉ tiêu năng suất lao động kho (Wc)

$W_{c}=\frac{Q_{c}}{LD_{c}}$

Trong đó: Qc là khối lượng hàng hóa thực hiện trong ca; LDc là số lượng lao động trong ca.