Tóm tắt kiến thức chương 6 - Kỹ năng giao tiếp UFM

GIAO TIẾP TRỰC TIẾP

Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp phổ biến nhất. Việc hiểu và thực hiện đúng các nghi thức, thông lệ sẽ giúp xử lý hiệu quả các tình huống giao tiếp và tác động trực tiếp đến thành công của cuộc tiếp xúc.

I. CHÀO HỎI, BẮT TAY, GIỚI THIỆU, TRAO DANH THIẾP

1. Chào hỏi

Chào hỏi thể hiện sự quan tâm, thái độ sẵn sàng giao tiếp và mối quan hệ tốt đẹp. Cách xưng hô và chào hỏi đúng mực, phù hợp văn hóa sẽ quyết định sự thành công của giao tiếp.

+ Nguyên tắc chào: 
- Nam chào nữ trước. 
- Người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước. 
- Nhân viên chào cấp trên trước.

Lưu ý: Đối với người Việt Nam, câu chào thường đi kèm với lời hỏi thăm sức khỏe. (Ví dụ: Cháu chào bác ạ, bác có khỏe không ạ?).

2. Bắt tay

Bắt tay thể hiện tình thân hữu, thiện chí và giúp thu hẹp khoảng cách. Nên được sử dụng khi giới thiệu, làm quen, gặp mặt và chia tay.

+ Nguyên tắc chủ động đưa tay trước: 
- Chủ nhà. 
- Phụ nữ. 
- Người lớn tuổi. 
- Người có địa vị, cấp bậc cao hơn.

+ Cách thức bắt tay đúng: 
- Không bắt tay quá lỏng hoặc quá chặt. 
- Thời gian bắt tay ngắn, tương đương thời gian chào hỏi. 
- Nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi bắt tay. 
- Nam giới phải cởi găng tay khi bắt tay.

Bảng so sánh: Thứ tự ưu tiên trong Chào hỏi và Bắt tay

table, th, td { border: 1px solid black; border-collapse: collapse; padding: 8px; text-align: left; } 

3. Giới thiệu

Giới thiệu tạo điều kiện để những người chưa quen biết giao tiếp với nhau. Cần chú ý đến thứ tự giới thiệu để thể hiện sự tôn trọng.

+ Nguyên tắc giới thiệu: Giới thiệu người có vai vế thấp hơn cho người có vai vế cao hơn. 
- Giới thiệu nam giới cho nữ giới. 
- Giới thiệu người ít tuổi cho người nhiều tuổi. 
- Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao. 
- Giới thiệu người mới đến cho người đã đến trước.

Lưu ý khi giới thiệu: Nên nói rõ họ tên, nghề nghiệp, nơi làm việc và mối quan hệ của bạn với người được giới thiệu để tạo sự tin tưởng.

4. Trao danh thiếp

4.1. Vai trò của danh thiếp

Danh thiếp là phương tiện quan trọng để thiết lập và duy trì mối quan hệ, giúp người khác nhớ thông tin (tên, chức vụ, địa chỉ, liên lạc) và còn là một hình thức quảng cáo cá nhân hoặc cho doanh nghiệp.

4.2. Trao danh thiếp

Thông thường, danh thiếp được trao trực tiếp sau khi bắt tay và tự giới thiệu trong lần gặp đầu tiên. Khi nhận danh thiếp, nên đáp lại bằng cách trao danh thiếp của mình.

Bảng so sánh: Các loại danh thiếp

table, th, td { border: 1px solid black; border-collapse: collapse; padding: 8px; text-align: left; } 

4.3. Một số lưu ý khi sử dụng danh thiếp

Có thể ghi các ký hiệu viết tắt (thông lệ quốc tế) bằng bút chì vào góc trái để thể hiện mục đích gửi:

- P.P (pour présentation): Để giới thiệu. 
- P.R (pour remercier): Để cảm ơn. 
- P.F (pour félicitation): Để chúc mừng. 
- P.C (pour condoléances): Để chia buồn. 
- R.S.V.P (répondez s'il vous plaît): Vui lòng trả lời (dùng trong thiệp mời).

Lưu ý: Với người Việt Nam, có thể ghi thẳng bằng tiếng Việt thay cho các ký hiệu trên.

II. KHEN, PHÊ BÌNH, TỪ CHỐI

1. Khen

Lời khen là sự thừa nhận, có tác dụng khuyến khích và cải thiện mối quan hệ. Ai cũng thích được khen vì đó là sự khẳng định giá trị bản thân.

+ Nguyên tắc để lời khen hiệu quả: 
- Đúng và chân thành: Lời khen phải xuất phát từ sự thật và sự chân thành, nếu không sẽ bị coi là nịnh bợ, giả tạo. 
- Cụ thể: Khen một hành động, kết quả cụ thể thay vì nói chung chung. (Ví dụ: thay vì nói "Bạn làm tốt lắm", hãy nói "Cách bạn xử lý tình huống đó rất sáng tạo").

2. Phê bình

Phê bình là việc tế nhị, dễ làm mất lòng người khác. Mục đích của phê bình là để giúp đối phương sửa chữa và tiến bộ.

+ Nguyên tắc phê bình mang tính xây dựng: 
- Đúng lúc, đúng chỗ: Phê bình riêng tư (chỉ có hai người), không nên góp ý khi đối phương đang nóng giận. 
- Chân thành, mềm dẻo: Phê bình với thái độ xây dựng, lời lẽ ôn tồn. 
- Phê bình hành vi, không phải con người: Chỉ ra sai sót trong hành động, công việc, chứ không chỉ trích phẩm chất cá nhân. 
- Cấu trúc gợi ý: Bắt đầu bằng việc ghi nhận điểm tích cực -> Chỉ ra sai phạm cần sửa đổi -> Bày tỏ niềm tin họ sẽ khắc phục được.

Lưu ý những sai lầm hay gặp: 
- Phê bình trước mặt nhiều người gây bẽ mặt và phản tác dụng. 
- Phê bình sai sự thật trở thành hành vi bôi nhọ. 
- Phê bình để trả đũa sau khi bị người khác góp ý.

3. Từ chối

Từ chối là một kỹ năng khó, cần sự khéo léo để không làm tổn thương người khác.

+ Cách từ chối hiệu quả: 
- Đưa ra một lý do chính đáng và ngắn gọn. Không cần nêu quá nhiều lý do. 
- Ngôn từ kiên quyết nhưng không gay gắt, tránh dùng từ "không" một cách thô lỗ. 
- Có thể bày tỏ sự tiếc nuối và hy vọng vào một dịp khác. 
- Với những yêu cầu vô lý, có thể thừa nhận ý kiến của họ trước, sau đó khéo léo chỉ ra những điểm bất hợp lý hoặc không thể thực hiện được.

III. TRÒ CHUYỆN, KỂ CHUYỆN

1. Trò chuyện

Đây là nền tảng của mọi cuộc giao tiếp. Điều quan trọng là phải quan sát thái độ của đối phương để điều chỉnh cho phù hợp.

- Đối tượng không muốn trò chuyện: Ít cười, ánh nhìn lơ đãng, trả lời cụt lủn. -> Nên tôn trọng và kết thúc cuộc trò chuyện một cách lịch sự. 
- Đối tượng muốn trò chuyện nhưng còn e dè: Cười và có cử chỉ lúng túng nhưng câu trả lời nhiệt tình, có thể hỏi lại. -> Hãy tạo không khí thoải mái, tin tưởng để khuyến khích họ cởi mở hơn.

2. Kể chuyện

Kể chuyện được coi là một nghệ thuật trong giao tiếp. Người có khả năng kể chuyện hấp dẫn sẽ có ưu thế lớn trong việc chinh phục người khác.

+ Yếu tố của một câu chuyện hấp dẫn: 
- Nội dung rõ ràng, mạch lạc, logic. 
- Cách kể tự nhiên, sống động, giọng kể truyền cảm. 
- Chọn chủ đề và thời điểm phù hợp với người nghe.

IV. TIẾP KHÁCH, YẾN TIỆC

1. Tiếp khách

Khi tiếp khách, đặc biệt là tại văn phòng, cần thể hiện sự quan tâm và chu đáo.

+ Những lưu ý quan trọng khi tiếp khách: 
- Chuẩn bị địa điểm sạch sẽ, gọn gàng. 
- Không để khách phải chờ đợi lâu. 
- Dành toàn bộ thời gian cho khách, tránh bị gián đoạn bởi điện thoại hay việc riêng. 
- Tiết kiệm thời gian, đi thẳng vào công việc sau các nghi thức xã giao. 
- Tiễn khách ra tận cửa khi họ về.

+ Đối với khách ở xa: Cần quan tâm chu đáo hơn như đón/tiễn ở sân bay/nhà ga, mời họ sử dụng các phương tiện làm việc, hỏi thăm về chuyến đi, và thể hiện sự sẵn lòng giúp đỡ.

2. Đãi khách bằng tiệc

Nghi thức ăn uống thể hiện văn hóa và sự giáo dục của một người. Đây là cách thể hiện sự trân trọng đối với khách mời.

+ Một số quy tắc cơ bản trên bàn tiệc: 
- Khăn ăn: Trải trên đùi, khi ăn xong đặt bên trái đĩa. 
- Dao dĩa: Dùng từ ngoài vào trong. Khi ăn xong, đặt dao và nĩa song song trong lòng đĩa. 
- Súp: Dùng muỗng, không húp trực tiếp từ bát. 
- Bánh mì: Dùng tay bẻ thành miếng nhỏ để ăn, không dùng dao cắt. 
- Rượu: Mỗi loại rượu có một loại ly khác nhau.

+ Những điều cần tránh: 
- Nói chuyện khi miệng còn đầy thức ăn, nhai nhồm nhoàm. 
- Hút thuốc trong khi ăn. 
- Xỉa răng tại bàn. 
- Làm rơi vãi thức ăn.

+ Tiệc cocktail: Mục đích chính là để giao lưu, hòa nhập và trò chuyện với nhiều người trong không khí thoải mái.