Tóm tắt kiến thức chương 2 - Hệ thống thông tin quản lý NEU

2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN DỰA TRÊN MÁY TÍNH

Các tổ chức luôn có hệ thống xử lý (thủ công) ngay cả trước khi có CNTT. Tuy nhiên, các hệ thống thông tin (HTTT) dựa trên máy tính không chỉ tự động hóa xử lý giao dịch mà còn mang lại ưu thế cạnh tranh.

2.1.1. Hệ thống thông tin

Định nghĩa: Là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối dữ liệu/thông tin và cung cấp cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước.

Các yếu tố cấu thành một HTTT (theo Hình 2-1) có thể được tóm tắt như sau:

Lưu ý: Tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo thông tin đầu ra như mong muốn.

2.1.2. Hệ thống thông tin dựa trên máy tính (CBIS)

Định nghĩa: Là một hệ thống tích hợp 6 yếu tố: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người và các thủ tục.

+ Phần cứng (Hardware): Các thiết bị vật lý.
- Thiết bị vào (Bàn phím, chuột, máy quét).
- Thiết bị xử lý (CPU, bộ nhớ trong/RAM, bộ nhớ ngoài/HDD, SSD).
- Thiết bị ra (Màn hình, máy in).

+ Phần mềm (Software): Các chương trình máy tính.
- Phần mềm hệ thống (Hệ điều hành, kiểm soát máy tính).
- Phần mềm ứng dụng (Word, Excel, phần mềm kế toán).

+ Cơ sở dữ liệu (Database): Hệ thống tích hợp các dữ liệu, được lưu trữ có hệ thống, có khả năng tái sử dụng và chia sẻ. Đây là một trong những thành phần có giá trị nhất của CBIS.

+ Viễn thông và mạng (Telecom & Networks): Liên kết các hệ thống máy tính (ví dụ: Internet, Intranet nội bộ).

+ Con người (People): Những người quản lý, vận hành, lập trình, bảo trì, và sử dụng hệ thống. Đây là yếu tố quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động tích hợp các yếu tố khác.

+ Thủ tục (Procedures): Bộ các hướng dẫn, chính sách, quy tắc về việc sử dụng HTTT (ví dụ: thủ tục sao lưu dữ liệu, quy định phân quyền truy cập).

Lưu ý sinh viên hay nhầm lẫn: Một "Hệ thống thông tin" (IS) không chỉ là "máy tính và phần mềm". Một phần mềm kế toán chỉ là phần mềm. Nó chỉ trở thành một HTTT kế toán khi được tích hợp với phần cứng (máy tính, máy in), CSDL (dữ liệu kế toán), con người (kế toán viên, quản lý) và thủ tục (quy trình nhập liệu, lập báo cáo).

2.1.3. Lịch sử phát triển của hệ thống thông tin

Vai trò của HTTT đã phát triển qua nhiều giai đoạn:

+ 1950s - 1960s: Xử lý dữ liệu điện tử (EDP) - Chủ yếu xử lý giao dịch (TPS), kế toán.

+ 1960s - 1970s: Hệ thống thông tin quản lý (MIS) - Cung cấp các báo cáo quản lý định kỳ.

+ 1970s: Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) - Hỗ trợ giải quyết các vấn đề đặc thù, không định kỳ.

+ 1980s: Bùng nổ nhiều loại hình mới:
- Máy tính cá nhân (PC) và tin học người dùng cuối.
- Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo (ESS).
- Hệ chuyên gia (ES) - Đóng vai trò tư vấn.
- HTTT chiến lược (SIS) - Tạo lợi thế cạnh tranh.

+ 1990s - nay: Internet, Intranet, Extranet - Tạo ra khả năng đột phá, kết nối toàn cầu, thương mại điện tử.

2.1.4. Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hệ thống thông tin

Một HTTT chất lượng cao cần đáp ứng các tiêu chuẩn:

+ Tính đầy đủ về chức năng: Thỏa mãn các yêu cầu nghiệp vụ của tổ chức (bắt buộc).

+ Tính thân thiện, dễ dùng: Giao diện thuận tiện, đẹp, dễ sử dụng (menu, biểu tượng).

+ Tính an toàn và bền vững: Chống lại tấn công, xử lý được sự cố (mất điện, dữ liệu sai). An toàn hệ thống (mật khẩu, phân quyền) là rất quan trọng.

+ Tính thích nghi và mềm dẻo: Cho phép thay đổi để đáp ứng yêu cầu mới.

+ Tính dễ bảo trì: Cần được thiết kế có cấu trúc, mô-đun hóa để dễ dàng sửa chữa, nâng cấp (vì chi phí bảo trì rất lớn).

+ Khả năng hoạt động (Hiệu năng): Tốc độ xử lý, thời gian trả lời, khả năng lưu trữ, tốc độ truyền thông.

2.2. CÁC MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN

Cùng một HTTT có thể được mô tả dưới 3 góc nhìn (mô hình) khác nhau, tùy thuộc vào người mô tả (khách hàng, nhà quản lý, hay kỹ thuật viên). Ba mô hình này là: Logic, Vật lý ngoài, và Vật lý trong.

Ví dụ về 3 mô hình của máy ATM:

+ Logic (Quản lý): "Hệ thống cho phép rút tiền (tối đa 500 USD), chuyển khoản, sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng."

+ Vật lí ngoài (Khách hàng): "Tôi đưa thẻ vào khe, nhập mã PIN, chọn 'Rút tiền', nhập số tiền, và nhận tiền ở hốc trả tiền."

+ Vật lí trong (Kỹ thuật viên): "Hệ thống gồm 122 chương trình C++, chạy trên máy chủ X, sử dụng CSDL Oracle, kết nối qua mạng Y."

Từ một mô hình logic, có thể có nhiều mô hình vật lý ngoài (ví dụ: bán vé thủ công hoặc bán vé bằng máy tính). Từ một mô hình vật lý ngoài, có thể có nhiều mô hình vật lý trong (ví dụ: dùng mạng máy vi tính hay dùng máy mini, dùng CSDL Oracle hay Access).

2.3. PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN DỰA TRÊN MÁY TÍNH

HTTT có thể được phân loại theo nhiều cách. Trên thực tế, các HTTT thường là dạng hỗn hợp (ví dụ: phần mềm QuickBooks vừa xử lý giao dịch, vừa cung cấp báo cáo quản lý).

2.3.1. Phân loại hệ thống thông tin theo phạm vi hoạt động (Hình 2-4)

a. Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ tổ chức (Intraorganizational)

+ HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp:
- Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
- Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp (ERP)
- Hệ thống kho dữ liệu (DW)
- Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS)
- Hệ thống hỗ trợ nhóm công tác (GS)
- Hệ thống tự động hóa sản xuất (FA)
- Hệ thống quản lý chuỗi cung cấp (SCMS)

+ HTTT hỗ trợ hoạt động quản lý:
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS)
- Hệ thống khai phá dữ liệu (DM)
- Hệ thống hỗ trợ nhóm làm việc (GSS)
- HTTT địa lý (GIS)
- HTTT phục vụ lãnh đạo (ESS)
- Hệ thống tri thức kinh doanh (BIS)
- HTTT quản lý tri thức (KMS)
- Hệ chuyên gia (ES)

b. Nhóm các HTTT phối hợp hoạt động giữa các tổ chức (Interorganizational)

Liên kết tổ chức với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp).

- Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
- Hệ thống thương mại điện tử (EC - E-Commerce)
- Hệ thống JIT (Just-In-Time)

2.3.2. Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động (Hình 2-5)

2.3.3. Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích và đối tượng phục vụ (Hình 2-6)

- Hệ chuyên gia (ES): Đóng vai trò chuyên gia tư vấn trong một lĩnh vực hẹp (ví dụ: chẩn đoán bệnh).
- Hệ thống quản trị tri thức (KMS): Hỗ trợ tạo mới, tổ chức và phân phối tri thức nghiệp vụ.
- HTTT chiến lược (SIS): Giúp tổ chức đạt lợi thế cạnh tranh.
- HTTT nghiệp vụ (BIS): Hỗ trợ các hoạt động trong lĩnh vực chức năng (kế toán, nhân sự...).
- HTTT tích hợp (IIS): Tích hợp nhiều vai trò trong một hệ thống (ví dụ ERP).

2.3.4. Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức năng (Hình 2-7)

- HTTT bán hàng và Marketing: Quản lý phát triển sản phẩm, định giá, dự báo bán hàng.
- HTTT tài chính, kế toán: Quản lý, kiểm soát các nguồn lực tài chính, kiểm toán.
- HTTT kinh doanh và tác nghiệp: Quản lý, kiểm soát các nguồn lực tác nghiệp, sản xuất.
- HTTT quản trị nhân lực: Quản lý, kiểm soát các nguồn nhân lực.

2.4. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC

Trong tổ chức hiện đại, HTTT đóng vai trò then chốt và mang tính chiến lược. Ba vai trò chính yếu của HTTT là:

1. Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp.
2. Hỗ trợ hoạt động quản lý (ra quyết định).
3. Hỗ trợ tạo ra các lợi thế cạnh tranh.

2.4.1. Vai trò gia tăng giá trị của hệ thống thông tin

HTTT có thể gia tăng giá trị cho tổ chức bằng nhiều cách:

+ Gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ: Giảm chi phí nhân công, tăng hiệu quả, tăng tốc độ, cải tiến sự phối hợp. (Ví dụ: HTTT xử lý đơn hàng giúp giảm công việc kiểm tra thủ công).

+ Gia tăng giá trị cho các sản phẩm: Nâng cao hoặc bổ sung đặc tính mới cho sản phẩm, hoặc cải tiến hình thức cung cấp. (Ví dụ: Hệ thống đặt vé máy bay qua mạng, máy ATM cho phép rút tiền mọi lúc mọi nơi).

+ Gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm: Bằng cách cải tiến các quá trình (ví dụ: hệ thống JIT - Just In Time - giúp tối ưu tồn kho) hoặc cải tiến chính sản phẩm (ví dụ: thu thập phản hồi của khách hàng qua mạng để cải tiến thiết kế).

2.4.2. Vai trò chiến lược của hệ thống thông tin trong môi trường cạnh tranh

HTTT (đặc biệt là HTTT chiến lược - SIS) là công cụ then chốt, là "vũ khí cạnh tranh" đảm bảo sự sống còn và hiệu quả kinh doanh của tổ chức.

Các HTTT chiến lược thường đem đến sự thay đổi lớn đối với tổ chức, sản phẩm và dịch vụ. Chúng cho phép các tổ chức liên kết với nhau (ví dụ: "Quan hệ thông tin bạn hàng") để chia sẻ dữ liệu và nguồn lực vì lợi ích chung. Việc triển khai HTTT chiến lược đòi hỏi sự sắp xếp và thiết kế lại các quá trình nghiệp vụ để đạt hiệu quả.

2.5. HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đánh giá hiệu quả kinh tế là xác định lợi ích bằng tiền mà HTTT mang lại, so với chi phí bỏ ra.

2.5.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

Lợi ích bao gồm lợi ích hữu hình (đo đếm được bằng tiền) và lợi ích vô hình (không đo đếm được, ví dụ: tăng uy tín).

Giá trị của một thông tin quản lý:

Cách hiểu đúng: Giá trị của thông tin được đo bằng tác động của nó lên quyết định quản lý. 
Giá trị thông tin = Lợi ích thu được (khi có thông tin) - Lợi ích thu được (khi không có thông tin)

Ví dụ: Không có thông tin, chọn chiến lược A (kết quả 70). Có thông tin khảo sát, chọn chiến lược B (kết quả 100). Giá trị của thông tin khảo sát = $100 - 70 = 30$.

Tính giá trị của HTTT:

+ Phương pháp 1: Rủi ro và Cơ hội
Giá trị HTTT = Lợi ích (tránh được rủi ro) + Lợi ích (tận dụng được cơ hội)
Lợi ích tránh rủi ro (PR) = $\sum (Thiệt hại_i \times P(rủi ro_i) \times Tỷ lệ giảm rủi ro_i)$
Lợi ích tận dụng cơ hội (CR) = $\sum (Lợi ích_i \times P(cơ hội_i) \times Tỷ lệ tận dụng_i)$

+ Phương pháp 2: Phương pháp chuyên gia
Lợi ích gián tiếp (Pg) = $a \times Pt(i) \times m$
Trong đó: Pt(i) là lợi ích trực tiếp; 'a' là tỷ lệ (0.3-0.5); 'm' là hệ số chất lượng (0, 0.5, 1) do chuyên gia đánh giá.

2.5.2. Chi phí cho hệ thống thông tin

+ Chi phí cố định (Chi phí chuyển đổi): Chi một lần.
- Chi phí phân tích và thiết kế (Cpttk)
- Chi phí xây dựng (Cxd)
- Chi phí máy móc tin học (Cmm)
- Chi phí cài đặt (Ccd)
- Chi trang bị phục vụ (Ctbpv)

+ Chi phí biến động (Chi phí vận hành): Chi thường xuyên (theo năm).
- Chi phí thù lao nhân lực (Ctl)
- Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm (Cdv)
- Chi phí tiền điện, truyền thông (Cđtt)
- Chi phí bảo trì sửa chữa (Cbtsc)

2.5.3. Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin

Mục tiêu là Tổng thu nhập (TTN) > Tổng chi phí (TCP) trong vòng đời của HTTT (thường 3-6 năm). Có một số phương pháp đánh giá:

+ Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí (Hình 2-8):
So sánh đường "Chi phí cho hệ thống cũ" và "Chi phí cho hệ thống mới". Điểm cân bằng (Break-even) là nơi hai đường cắt nhau. Nếu điểm cân bằng càng sớm (ví dụ: trước 2.5 năm), thì phần lợi ích (khi chi phí mới thấp hơn chi phí cũ) càng lớn, dự án càng hiệu quả.

+ Phương pháp phân tích tiền dư (Bảng 2-2):
Tính toán dòng tiền ròng ("Tiền dư" = Lợi ích - Chi phí) cho từng kỳ (năm). Sau đó, sử dụng "Hệ số ước lượng" (hệ số chiết khấu) để quy về giá trị hiện tại ("Tiền dư ước lượng"). Nếu tổng cộng tiền dư ước lượng là số dương, việc đầu tư là thỏa đáng.

+ Phương pháp kinh nghiệm:
Dựa vào ý kiến chuyên gia hoặc người sử dụng (hỏi xem họ chấp nhận trả bao nhiêu để dùng hệ thống). Thường có xu hướng ước lượng cao.

+ Phương pháp so sánh:
So sánh HTTT cần đánh giá (Hệ thống A) với một hệ thống tương tự đã biết giá trị (Hệ thống B).