Kiến thức chương 3 - Phân Tích Hoạt Động Kinh Doanh HCE

3.1. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch lao động

3.1.1. Quy mô và cơ cấu lao động

Mục tiêu: Đánh giá doanh nghiệp có bố trí đủ người – đúng người – đúng chỗ – đúng thời điểm hay không; nhận diện xu hướng tăng/giảm nhân sự và biến động cơ cấu so với kế hoạch.

Phạm vi & dữ liệu cần có:

• Kế hoạch và thực hiện số lượng lao động theo kỳ (toàn DN và từng đơn vị).
  
   
• Cơ cấu theo phòng ban/phân xưởng, theo bậc thợ/trình độ, theo nhóm công việc (trực tiếp – gián tiếp), theo loại hợp đồng, theo ca kíp, theo khu vực thị trường (nếu có).
  
   
• Biến động tuyển – nghỉ – luân chuyển; số lao động mới, lao động nghỉ việc, tỉ lệ thay thế, nguyên nhân chính.
  
   

Cách phân tích khuyến nghị (không công thức):

1. So sánh kế hoạch – thực hiện về tổng số và từng nhóm cơ cấu; nêu rõ nhóm thiếu hoặc thừa so với nhu cầu sản xuất.
   
    
2. Kiểm tra chất lượng cơ cấu: tỷ trọng lao động trực tiếp, tỷ lệ bậc tay nghề, tỷ trọng bộ phận tạo giá trị; đánh giá xu hướng so với kỳ trước.
   
    
3. Đọc dòng chảy nhân sự: tỷ lệ tuyển mới, nghỉ việc, điều chuyển; chỉ ra điểm nghẽn (khâu tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, điều kiện làm việc).
   
    
4. Nêu tác động tới sản xuất: ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, an toàn, chi phí lương và năng suất.
   
    

Gợi ý biện pháp: hoàn thiện định biên, chuẩn hóa mô tả công việc, kế hoạch tuyển dụng theo mùa vụ, chương trình nâng bậc – đa kỹ năng, tinh gọn khối gián tiếp.

3.1.2. Năng suất lao động

Mục tiêu: Xác định mức tạo ra sản lượng/giá trị trên mỗi lao động; tìm ra các đòn bẩy nâng năng suất.

Góc nhìn phân tích:

• Theo đơn vị (toàn DN, phân xưởng, dây chuyền, nhóm), theo sản phẩm/dòng hàng, theo ca kíp.
  
   
• Liên hệ với các nhân tố: công nghệ – thiết bị, tổ chức sản xuất, tay nghề và kỷ luật lao động, chất lượng nguyên vật liệu, quản trị chất lượng, thiết kế quy trình.
  
   

Cách làm (không công thức):

1. So sánh mức năng suất thực hiện với kế hoạch và với kỳ trước; nêu tăng/giảm và các điểm vượt trội hoặc tụt hậu.
   
    
2. Phân rã nguyên nhân theo sản lượng, chất lượng, thời gian hữu ích, mức tự động hóa, tính đồng bộ vật tư.
   
    
3. Kiểm chứng bằng trường hợp cụ thể: dây chuyền nào đạt cao/thấp, vì sao (setup lâu, đổi mã hàng nhiều, hỏng máy, thiếu người…).
   
    

Gợi ý biện pháp: tối ưu bố trí chuyền, chuẩn hóa thao tác, giảm thời gian chuyển đổi, bảo trì dự phòng, đào tạo nâng kỹ năng, khuyến khích sáng kiến cải tiến.

3.1.3. Thời gian lao động

Mục tiêu: Nâng tỷ lệ thời gian làm việc hữu ích; giảm mất mát do vắng mặt, chờ việc, sự cố, đổi chuyền, đào tạo không đúng thời điểm.

Dữ liệu cần có: lịch ca kíp; số ngày làm việc theo chế độ; số ngày/giờ làm việc thực tế; nghỉ phép, nghỉ bệnh, tăng ca; thời gian dừng do thiết bị – vật tư – tổ chức – chất lượng; ghi nhận tại các điểm “nút thắt”.

Cách làm:

1. Lập bản đồ thời gian theo ca/ngày/tuần cho từng bộ phận; nêu số giờ hữu ích, giờ mất mát và lý do.
   
    
2. So với kế hoạch để xác định nhóm mất mát lớn: vắng mặt, chờ vật tư, sửa chữa, đổi mẫu, họp hành, thao tác lãng phí.
   
    
3. Liên hệ với năng suất và tiến độ: thời gian mất mát ở đâu kéo năng suất xuống, gây trễ đơn hàng.
   
    

Biện pháp: thiết kế ca kíp hợp lý, kỷ luật chấm công, kế hoạch vật tư chuẩn, bảo trì định kỳ, chuẩn hóa đổi mã hàng, đào tạo “đúng lúc – đúng chỗ”

3.2. Phân tích tình hình sử dụng tài sản cố định (TSCĐ)

3.2.1. Trang bị và biến động TSCĐ

Mục tiêu: Nắm bức tranh quy mô – cơ cấu – mức hiện đại của TSCĐ; theo dõi tăng/giảm tài sản và mức độ phù hợp với chiến lược.

Phạm vi & dữ liệu:

• Danh mục TSCĐ theo nhóm tài sản (nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ chuyên dùng…), mục đích sử dụng, đơn vị quản lý.
  
   
• Biến động trong kỳ: đầu tư mới, thanh lý, điều chuyển, nâng cấp; tình trạng kỹ thuật, tuổi đời, kế hoạch bảo trì, tần suất hỏng.
  
   

Cách phân tích:

1. So sánh kế hoạch – thực hiện về giá trị và số lượng tài sản đưa vào/ra khỏi sản xuất; đánh giá mức đồng bộ giữa các công đoạn.
   
    
2. Đọc cơ cấu tài sản: tỷ trọng máy móc trực tiếp sản xuất so với tài sản phục vụ; nhận diện tài sản nhàn rỗi, năng lực dư thừa hay thiếu hụt.
   
    
3. Đánh giá mức hiện đại: mức tự động hóa, khả năng kết nối – số hóa, mức tiêu hao năng lượng; đối chiếu với yêu cầu chất lượng và năng suất mục tiêu.
   
    

Biện pháp: lộ trình thay thế dần thiết bị lạc hậu, cải tạo nâng cấp, tiêu chuẩn hóa phụ tùng – vật tư thay thế, kế hoạch thanh lý tài sản kém hiệu quả.

3.2.2. Mức sử dụng TSCĐ trong mối quan hệ với các nhân tố đặc thù

Mục tiêu: Xác định mức khai thác công suất và hiệu quả vận hành; tìm nguyên nhân thời gian dừng, tốc độ thấp, chất lượng không ổn định.

Góc nhìn (không công thức):

• Khả dụng thiết bị: thời gian máy sẵn sàng chạy so với lịch; phân loại dừng có kế hoạch/không kế hoạch.
  
   
• Tốc độ vận hành: so với thiết kế/định mức; các yếu tố làm chậm (nghẽn cổ chai, thiếu vật tư, thao tác chưa chuẩn, chương trình điều khiển…).
  
   
• Chất lượng đầu ra: lỗi do thiết bị, dao cụ, căn chỉnh, rung động, sai số.
  
   
• Bảo trì: tỉ trọng bảo trì phòng ngừa so với sửa chữa đột xuất; chu kỳ thay thế vật tư hao mòn; thời gian chờ phụ tùng.
  
   

Cách làm:

1. Lập nhật ký vận hành theo ca; tổng hợp lý do dừng máy và thứ hạng tần suất.
   
    
2. Vẽ luồng sản xuất để nhận diện cổ chai; đo thời gian chờ giữa công đoạn.
   
    
3. Liên hệ với lao động, vật tư, chất lượng để tìm nguyên nhân gốc; xây dựng kế hoạch cải tiến theo vòng PDCA.
   
    

Biện pháp: bảo trì dự phòng, chuẩn hóa thay dao – setup nhanh, cân bằng chuyền, lập lịch sản xuất tránh đổi mã hàng dồn dập, dự phòng phụ tùng trọng yếu.

3.3. Phân tích cung ứng, sử dụng và dự trữ vật tư

3.3.1. Ý nghĩa và nhiệm vụ

• Đảm bảo đủ – đúng – kịp vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại, tiến độ.
  
   
• Sử dụng tiết kiệm, hợp lý, giảm hao hụt – lãng phí.
  
   
• Giữ mức tồn kho an toàn mà không trói vốn; nâng độ tin cậy cung ứng.
  
   

3.3.2. Cung cấp vật tư

Dữ liệu: kế hoạch mua theo danh mục, lịch giao; hợp đồng; giá và điều khoản; đánh giá nhà cung cấp; chất lượng nghiệm thu; chi phí vận chuyển – bốc dỡ.

Cách phân tích:

1. Đối chiếu kế hoạch – thực hiện về khối lượng, chủng loại, tiến độ từng mã vật tư; nêu rõ giao thiếu, giao thừa, giao trễ/sớm.
   
    
2. Đánh giá nhà cung cấp: tỉ lệ đúng hẹn, tỉ lệ đạt chất lượng, phản hồi sự cố; xếp hạng và kế hoạch cải thiện/đa dạng hóa nguồn cung.
   
    
3. Phân tích giá và điều khoản: biến động giá, điều kiện thanh toán, incoterms, chi phí logistics; tác động đến chi phí sản xuất và khả năng cạnh tranh.
   
    

Biện pháp: khung hợp đồng dài hạn, cảnh báo sớm nhu cầu, cơ chế chia sẻ dự báo, thiết lập điểm đặt hàng lại, chuẩn hóa đóng gói – mã hóa vật tư.

3.3.3. Sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất

Mục tiêu: Nâng hiệu suất sử dụng, giảm phế liệu, hạn chế thay thế sai quy cách; đảm bảo chất lượng đầu ra.

Cách làm:

1. So sánh mức tiêu hao thực tế với định mức và với kỳ trước cho từng sản phẩm/công đoạn; nêu danh mục vượt định mức và lý do.
   
    
2. Theo dõi phế liệu – thứ phẩm – sửa chữa theo công đoạn; phân loại do công nghệ, do vật tư, do thao tác.
   
    
3. Rà soát quy trình cấp phát – thu hồi vật tư: chuẩn FIFO/FEFO, kiểm soát lẫn lộn mã, niêm phong – bảo quản, truy xuất nguồn gốc.
   
    

Biện pháp: cải tiến định mức, tối ưu sơ đồ cắt/gia công, đổi nhà cung cấp/tiêu chuẩn vật tư, cải tiến dụng cụ – jig – khuôn, đào tạo thao tác, tự động hóa khâu kiểm soát.

3.3.4. Dự trữ vật tư và chính sách tồn kho

• Xác định mức tồn kho an toàn theo mức độ biến động nhu cầu và thời gian cung ứng (mô tả định tính, không công thức).
  
   
• Phân loại ABC/XYZ để ưu tiên kiểm soát và chu kỳ đặt hàng.
  
   
• Thiết lập quy tắc tồn kho: ngưỡng cảnh báo, điểm đặt hàng lại, chu kỳ kiểm kê; cơ chế xử lý tồn chậm luân chuyển.
  
   

3.4. Khung báo cáo – biểu mẫu gợi ý 

• Bảng 1 – Lao động: kế hoạch vs thực hiện theo đơn vị và cơ cấu; thêm cột biến động, nguyên nhân, hành động khắc phục.
  
   
• Bảng 2 – Năng suất: theo dây chuyền/ca kíp/sản phẩm; cột vấn đề chính và biện pháp ưu tiên.
  
   
• Bảng 3 – Thời gian lao động: giờ hữu ích, giờ mất mát, phân loại nguyên nhân; kế hoạch giảm mất mát theo quý.
  
   
• Bảng 4 – TSCĐ: danh mục tài sản trọng yếu, tình trạng, thời gian dừng, kế hoạch bảo trì/đầu tư.
  
   

Bảng 5 – Vật tư: cung cấp (đúng hẹn, đạt chất lượng), sử dụng (vượt/đạt định mức), tồn kho (ngưỡng cảnh báo), hành động.