KIẾN THỨC CHƯƠNG 3 QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ĐẠI HỌC KINH TẾ HCE

I. Khái niệm công việc và sự cần thiết của phân tích công việc

Công việc bao gồm một chuỗi các công tác cụ thể mà tổ chức phải hoàn thành để đạt được mục tiêu. Phân tích công việc là tiến trình thu thập, phân tích và ghi chép lại các yếu tố thực tế của công việc — nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và điều kiện — nhằm trả lời những câu hỏi then chốt như: nhân viên thực hiện những công tác gì, khi nào và ở đâu công việc được hoàn tất, và nhân tố nào quyết định chất lượng thực hiện công việc .

Phân tích công việc cần thiết trong các trường hợp:

1. Khi tổ chức mới thành lập hoặc lần đầu thực hiện phân tích.
2. Khi phát sinh công việc mới.
3. Khi công việc thay đổi do khoa học-kỹ thuật, quy trình hoặc hệ thống mới.
   Thông tin thu thập được dùng làm cơ sở xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc .

II. Tiến trình phân tích công việc

Quy trình thường gồm các bước:

1. Xác định mục đích và loại thông tin cần thu thập.
2. Lựa chọn vị trí và điểm then chốt để phân tích, ưu tiên những công việc tiêu biểu.
3. Áp dụng phương pháp thu thập thích hợp (quan sát, phỏng vấn, bảng câu hỏi, bấm giờ, v.v.).
4. Kiểm tra, xác minh tính chính xác qua nhiều nguồn và lấy phản hồi từ người thực hiện công việc.
5. Soạn thảo bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc .

III. Các phương pháp phân tích công việc

1. Phỏng vấn cá nhân và người giám sát

• Ưu điểm: thu thập thông tin sâu, clarifying các yêu cầu, thích hợp với công việc đòi hỏi phán đoán.
• Hạn chế: mất nhiều thời gian, có thể bị sai lệch do động cơ của người được phỏng vấn .

2. Quan sát trực tiếp và bấm giờ

• Ghi nhận thao tác, thời gian thực hiện, giúp xác định định mức.
• Đòi hỏi chuyên môn hóa cao và có thể gây gián đoạn công việc.

3. Chụp ảnh ngày làm việc

• Ghi lại hiện trạng công việc theo khung thời gian, hữu ích cho công tác cải tiến thời gian thao tác .

4. Ghi chép nhật ký

• Yêu cầu người lao động tự mô tả chi tiết hoạt động thường nhật, khắc phục hiện tượng phóng đại.

5. Bảng câu hỏi

• Nhanh gọn, dễ triển khai, thích hợp với số lượng lớn nhân viên; cần phối hợp phỏng vấn để bổ sung khi thiếu thông tin.

5. Phối hợp các phương pháp

• Để đảm bảo tính toàn diện và độ tin cậy, thường kết hợp phỏng vấn, quan sát và bảng câu hỏi .

IV. Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là tài liệu liệt kê chính xác các nhiệm vụ, chức năng, mối quan hệ, điều kiện làm việc và tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện công việc. Thông tin này giúp nhân viên và quản trị viên hiểu rõ nội dung, quyền hạn và trách nhiệm của vị trí .

Thành phần thường bao gồm:

• Tên công việc, mã số, cấp bậc.
• Mục tiêu và chức năng chính.
• Trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể.
• Mối quan hệ công việc (báo cáo, phối hợp).
• Điều kiện và yêu cầu kỹ thuật, an toàn.

V. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (job standard) mô tả năng lực, trình độ, kỹ năng và các chỉ tiêu chất lượng cần đạt. Nó phục vụ hai chức năng chính:

1. Làm mục tiêu cho nỗ lực của nhân viên, kích thích động lực.
2. Cơ sở để đánh giá kết quả và hiệu suất làm việc.

Các yếu tố cơ bản gồm:

• Yêu cầu về trình độ học vấn và chuyên môn.
• Kỹ năng kỹ thuật và mềm cần có.
• Tiêu chuẩn về hành vi và kết quả.
• Điều kiện làm việc và môi trường. 

VI. Thiết kế công việc

Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc riêng lẻ thành một công việc hoàn chỉnh, xác định rõ ai làm gì, làm thế nào và phối hợp với ai trong tổ chức .

1. Biến số ảnh hưởng đến thiết kế công việc

• Tiêu chuẩn hoàn thành công việc, dòng công việc.
• Tính thông lệ (frequent vs. infrequent tasks).
• Khả năng và nhu cầu của người lao động.
• Trạng thái môi trường (ổn định hay biến động) .

2. Các phương pháp thiết kế

• Chuyên môn hóa (Specialization): chia nhỏ công việc, mỗi cá nhân thực hiện một bước cụ thể.
• Luân chuyển công việc (Job rotation): chuyển đổi vị trí theo chu kỳ, giúp đa dạng hóa kinh nghiệm.
• Mở rộng công việc (Job enlargement): tăng khối lượng và phạm vi công việc.
• Phong phú hóa công việc (Job enrichment): thêm quyền hạn và trách nhiệm, tăng tính tự chủ.
• Thiết kế công việc theo nhóm (Team‐based design): tổ chức nhóm tự quản, nhóm chất lượng, nhóm hội nhập.
• Thiết kế theo Module: chia công việc thành các module nhỏ, cho phép người lao động tự chọn phần việc .

Mỗi phương pháp đều có ưu-nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phụ thuộc vào chiến lược nhân sự, năng lực công nhân, cũng như điều kiện môi trường hoạt động.