Tóm tắt kiến thức chương 4 - Kỹ năng giao tiếp UFM

I. KHÁI NIỆM PHONG CÁCH GIAO TIẾP

1. Định nghĩa

Phong cách giao tiếp là một hệ thống tương đối ổn định của lời nói, cử chỉ, điệu bộ, và cách ứng xử của một cá nhân hoặc một nhóm người. Đây chính là yếu tố tạo nên nét riêng, giúp phân biệt người này với người khác trong giao tiếp.

2. Đặc trưng của phong cách giao tiếp

Phong cách giao tiếp có 3 đặc trưng cơ bản là: tính ổn định, tính linh hoạt và tính chuẩn mực.

2.1. Tính ổn định

+ Bản chất: Phong cách giao tiếp của một người ít thay đổi trong các tình huống giao tiếp khác nhau. 
+ Nguyên nhân: Do các yếu tố khó thay đổi như đặc điểm thể chất (dáng đi, đứng), nghề nghiệp (thói quen giao tiếp trong công việc), và đặc trưng thời đại (nhịp độ sống của xã hội).
+ Vai trò: Tạo nên nét riêng, độc đáo cho mỗi cá nhân/nhóm người trong giao tiếp.

2.2. Tính chuẩn mực

+ Bản chất: Hành vi giao tiếp phải phù hợp với các chuẩn mực chung của xã hội như đạo đức, văn hoá, pháp luật, phong tục, tập quán.
+ Tầm quan trọng: Đây là đòi hỏi cơ bản của xã hội. Nếu không tuân thủ, cá nhân dễ bị đánh giá là "thiếu văn hoá", "thiếu giáo dục" hoặc "không lịch sự".
+ Phạm vi áp dụng: Từ các quy tắc xã giao thông thường (chào hỏi người lớn tuổi) đến các quy định trong tổ chức, công ty và đặc biệt là sự khác biệt văn hoá giữa các dân tộc.

2.3. Tính linh hoạt

+ Bản chất: Là khả năng điều chỉnh lời nói, cử chỉ, hành vi cho phù hợp với từng đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp cụ thể.
+ Vai trò: Thể hiện sự khéo léo, mềm dẻo và khả năng thích ứng của một người. Ví dụ, cách một giám đốc nói chuyện với nhân viên sẽ khác với khi nói chuyện với người thân.
+ Đây là một phẩm chất cực kỳ cần thiết, đặc biệt với những người phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau.

Lưu ý quan trọng: Sinh viên thường nhầm lẫn rằng tính linh hoạt và tính chuẩn mực mâu thuẫn với nhau. Thực tế không phải vậy. Một người giao tiếp hiệu quả là người vừa biết cách ứng xử linh hoạt theo tình huống, vừa đảm bảo không phá vỡ các chuẩn mực xã hội hay quy tắc cần thiết.

II. CÁC LOẠI PHONG CÁCH GIAO TIẾP

Dù đa dạng, phong cách giao tiếp thường được phân thành 3 loại chính: phong cách dân chủ, phong cách độc đoán và phong cách tự do.

1. Phong cách giao tiếp dân chủ

+ Đặc điểm nổi bật: Gần gũi, bình đẳng, thoải mái, tôn trọng và chú ý lắng nghe đối tượng giao tiếp. Người theo phong cách này chủ động thu hẹp khoảng cách với người khác.
+ Tác động: Giúp đối tượng giao tiếp cảm thấy tự tin, được tôn trọng, từ đó phát huy tính chủ động, sáng tạo. Do đó, họ thường được nhiều người yêu mến, tin tưởng.
+ Lưu ý: Dân chủ cần có nguyên tắc. Nếu "dân chủ quá trớn", mọi ranh giới sẽ bị xoá nhoà, dẫn đến tình trạng suồng sã, thiếu tôn trọng, đặc biệt là trong môi trường công việc.

2. Phong cách giao tiếp độc đoán

+ Đặc điểm nổi bật: Trái ngược với phong cách dân chủ. Người theo phong cách này đề cao nguyên tắc, thứ bậc và khoảng cách trong giao tiếp. Họ hành động cứng rắn, quyết đoán, thường xuất phát từ ý muốn chủ quan của mình và ít chú ý đến ý kiến của người khác.
+ Tác động: Thường làm kìm hãm sự chủ động, sáng tạo của người khác (ví dụ: nhân viên).
+ Mặt mạnh: Rất hiệu quả và phát huy tác dụng trong những hoàn cảnh đặc biệt phức tạp, khẩn cấp, đòi hỏi sự quyết đoán và một người dám đứng ra chịu trách nhiệm.

3. Phong cách giao tiếp tự do

+ Đặc điểm nổi bật: Hành vi, lời nói bị chi phối nhiều bởi tâm trạng và cảm xúc nhất thời; các nguyên tắc, chuẩn mực dễ bị xem nhẹ. Họ dễ thay đổi mục đích, đối tượng giao tiếp và thường có các mối quan hệ rộng nhưng hời hợt.
+ Tác động: Có thể làm đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, được tôn trọng, đặc biệt là với những người có tính tự giác cao. Tuy nhiên, người có phong cách này cũng dễ bị xem thường, bị đánh giá là thiếu nghiêm túc.
 

Bảng so sánh tổng hợp 3 phong cách giao tiếp

Kết luận ôn tập: Không có phong cách giao tiếp nào là tối ưu trong mọi tình huống. Người giao tiếp giỏi là người biết kết hợp cả ba phong cách trên và vận dụng một cách linh hoạt tùy thuộc vào đối tượng, hoàn cảnh và mục đích giao tiếp cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất.