Tóm tắt kiến thức chương 7 - Kỹ năng giao tiếp UFM

I. KHÁI NIỆM VỀ THƯƠNG LƯỢNG

1. Định nghĩa thương lượng

Thương lượng là quá trình các bên cùng trao đổi, bàn bạc với nhau để đưa ra một giải pháp chung thống nhất cho một vấn đề nào đó.

2. Nguyên nhân của thương lượng

Nguyên nhân sâu xa của thương lượng là do các bên vừa có lợi ích chung thống nhất, vừa có lợi ích riêng mâu thuẫn nhau.

Lưu ý: Thương lượng sẽ không diễn ra nếu thiếu một trong hai yếu tố trên.
- Chỉ có lợi ích chung: Không cần thương lượng, chỉ cần hợp tác thực hiện.
- Chỉ có lợi ích mâu thuẫn: Không có điểm chung để hợp tác, dẫn đến xung đột.

3. Phân loại thương lượng

- Theo số lượng chủ thể tham gia:
+ Thương lượng song phương: giữa hai bên.
+ Thương lượng đa phương: từ ba bên trở lên.

- Theo phạm vi chủ thể:
+ Thương lượng nội bộ: giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức.
+ Thương lượng với đối tác bên ngoài.

- Theo mức độ phức tạp:
+ Thương lượng đơn giản.
+ Thương lượng phức tạp.

II. ĐẶC ĐIỂM VÀ VẤN ĐỀ ĐÁNH GIÁ THƯƠNG LƯỢNG

1. Đặc điểm của thương lượng

- Thứ nhất: Các bên vừa theo đuổi lợi ích riêng, vừa phải điều chỉnh lợi ích đó (nhượng bộ) để đi đến thoả thuận. Thương lượng là quá trình đưa ra yêu cầu và nhượng bộ.

- Thứ hai: Thương lượng là sự thống nhất giữa hai mặt hợp tác (cùng có lợi ích chung) và xung đột (mỗi bên muốn tối đa hoá lợi ích riêng).
Lưu ý: Việc nhấn mạnh quá mức vào một trong hai mặt đều dẫn đến kết quả bất lợi. Nhấn mạnh hợp tác dễ bị thua thiệt, nhấn mạnh xung đột khó đạt được thành công.

- Thứ ba: Thương lượng là sự thoả mãn có giới hạn lợi ích của mỗi bên. Để thành công, mỗi bên phải thoả mãn một phần lợi ích của phía bên kia ở mức họ có thể chấp nhận được.

- Thứ tư: Thương lượng phải dựa trên cơ sở pháp luật và các thông lệ. Người thương lượng phải am hiểu luật để bảo vệ mình và đảm bảo thỏa thuận có tính khả thi.

- Thứ năm: Thương lượng vừa là một khoa học (có nguyên tắc, logic, cần sự am hiểu) vừa là một nghệ thuật (đòi hỏi sự linh hoạt, khéo léo, tinh tế, khả năng thuyết phục).

2. Đánh giá cuộc thương lượng

Một cuộc thương lượng thành công được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí:

- Tiêu chí thực hiện mục tiêu: Mục tiêu đề ra có đạt được không và ở mức độ nào.

- Tiêu chí giá thành: Chi phí cho cuộc thương lượng phải hợp lý, bao gồm:
+ Mức độ nhượng bộ.
+ Hao tổn về nhân lực, vật lực, thời gian.
+ Chi phí cơ hội (bỏ lỡ cơ hội thương lượng với đối tác khác).

- Tiêu chí quan hệ: Mối quan hệ giữa các bên sau thương lượng phải được duy trì hoặc phát triển, không bị suy giảm hay đổ vỡ.

III. CÁC KIỂU THƯƠNG LƯỢNG

Bảng so sánh 3 kiểu thương lượng cơ bản:

Lưu ý: Kiểu thương lượng nguyên tắc được xem là kiểu thương lượng có nhiều ưu điểm nhất và được khuyến khích áp dụng để đạt được thành công lâu dài.

IV. QUÁ TRÌNH THƯƠNG LƯỢNG

1. Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định phần lớn thành công. "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng".

1.1. Đánh giá bản thân

- Am hiểu vấn đề đến đâu?
- Điểm mạnh, điểm yếu của mình là gì?
- Chuẩn bị tâm lý tự tin, sẵn sàng.

1.2. Tìm hiểu đối tác

- Năng lực của đối tác (tài chính, kỹ thuật...).
- Mục đích thực sự của họ là gì?
- Ai là người đàm phán? Quyền hạn, tính cách, kinh nghiệm của họ?

1.3. Tổ chức đoàn thương lượng

Cần phân công vai trò rõ ràng:
- Trưởng đoàn: Người điều phối, trình bày ý kiến, đưa ra các quyết định tại chỗ.
- Chuyên gia: Người am hiểu sâu về các khía cạnh kỹ thuật, chuyên môn của vấn đề.
- Quan sát viên: Người theo dõi diễn biến, động thái của các bên để hỗ trợ trưởng đoàn, không trực tiếp tham gia tranh luận.

1.4. Xác định mục tiêu, kế hoạch thương lượng

Nên đề ra 3 mức mục tiêu để linh hoạt:
- Mục tiêu cao nhất: Mức lý tưởng.
- Mục tiêu trung bình: Mức cố gắng bám đuổi.
- Mục tiêu thấp nhất (giới hạn đỏ): Mức tối thiểu phải đạt được, nếu không sẽ dừng thương lượng.

Sau đó, lập kế hoạch chi tiết về các giai đoạn, chiến thuật, các tình huống dự phòng.

1.5. Thương lượng thử

Tổ chức đóng vai để tập dượt, đặc biệt hữu ích cho các cuộc thương lượng phức tạp hoặc có ý nghĩa lớn.

2. Giai đoạn tiếp xúc

Mục đích chính là tạo dựng bầu không khí thoải mái, cởi mở, tin cậy lẫn nhau. Có thể bắt đầu bằng các chủ đề ngoài lề (thời tiết, thể thao...) để phá băng.
Đây cũng là giai đoạn để thăm dò thái độ thực của đối tác một cách khéo léo, tế nhị.

3. Giai đoạn tiến hành thương lượng

3.1. Đưa ra yêu cầu

- Yêu cầu cần hợp lý để thể hiện thiện chí.
- Việc đưa ra yêu cầu trước hay sau đều có ưu, nhược điểm:
+ Ra yêu cầu trước: Giữ thế chủ động, định hướng cuộc thảo luận. Rủi ro: có thể bị "hớ" nếu chưa nắm chắc tình hình.
+ Ra yêu cầu sau: Có thời gian tìm hiểu đối phương, điều chỉnh yêu cầu của mình cho phù hợp. Rủi ro: bị động.

3.2. Điều chỉnh yêu cầu

Đây là quá trình mặc cả, nhượng bộ để đi đến thống nhất. Khi nhượng bộ cần chú ý:
+ Cho đối tác thấy sự nhượng bộ là do thiện chí, không phải do bị ép.
+ Lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, tránh nhượng bộ đơn phương.
+ Có thể từ bỏ lợi ích ở mặt này để đổi lấy lợi ích tương đương ở mặt khác.

4. Đi đến thoả thuận và ký kết hợp đồng

Sau khi thống nhất, cần kiểm tra lại các điểm đã nhất trí trước khi soạn thảo hợp đồng.
Hợp đồng phải được soạn thảo với ngôn từ chặt chẽ, rõ ràng, cụ thể để tránh tranh chấp về sau.