Tóm tắt kiến thức chương 4 - Quản lý dự án đầu tư NEU

I. MẠNG CÔNG VIỆC

1. Khái niệm và tác dụng

Mạng công việc (Work Breakdown Structure Network Diagram) là một công cụ quản lý dự án trực quan, thể hiện kế hoạch tiến độ dưới dạng một sơ đồ. Sơ đồ này không chỉ liệt kê các công việc mà còn mô tả chi tiết mối quan hệ phụ thuộc logic và tuần tự giữa chúng, sau khi đã xác định rõ về thời gian và thứ tự thực hiện. Về bản chất, nó là một chuỗi kết nối logic giữa các công việc (những hoạt động tiêu tốn thời gian và nguồn lực) và các sự kiện (những cột mốc đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hay nhiều công việc).

Tác dụng chính của mạng công việc:
- Phản ánh mối quan hệ phụ thuộc, tương tác giữa các nhiệm vụ của dự án một cách rõ ràng, giúp nhà quản lý thấy được bức tranh tổng thể về luồng công việc.
- Là công cụ nền tảng để xác định thời gian bắt đầu sớm nhất, kết thúc muộn nhất của từng công việc và toàn bộ dự án. Từ đó, xác định được các công việc găng (Critical Activities) và đường găng (Critical Path) - chuỗi công việc dài nhất quyết định thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án.
- Cho phép tính toán thời gian dự trữ (Slack/Float) của các công việc và sự kiện. => Đây là khoảng thời gian linh hoạt mà một công việc có thể bị trì hoãn mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án, giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.
- Giúp xác định những công việc nào có thể thực hiện đồng thời để rút ngắn thời gian, hoặc những công việc nào phải được kết hợp để tiết kiệm nguồn lực.
- Là cơ sở vững chắc để lập kế hoạch chi tiết, theo dõi, kiểm soát và điều hành tiến độ dự án, giúp phát hiện sớm các rủi ro về chậm trễ.

Để xây dựng một mạng công việc chính xác, việc xác định đúng các mối quan hệ phụ thuộc là cực kỳ quan trọng. Có ba loại phụ thuộc chính:

2. Phương pháp biểu diễn mạng công việc

Có hai phương pháp chính là AOA (Activities on Arrow – Công việc trên mũi tên) và AON (Activities on Node – Công việc trong nút). Cả hai đều tuân thủ nguyên tắc cơ bản: mũi tên luôn đi từ trái sang phải để thể hiện dòng thời gian và một công việc chỉ có thể bắt đầu khi các công việc tiên quyết của nó đã hoàn thành.

+ Lưu ý: Sự khác biệt cốt lõi nằm ở cách biểu diễn "công việc". Trong AOA, công việc là mũi tên nối hai sự kiện. Trong AON, công việc là chính các nút. Sự khác biệt này dẫn đến những ưu và nhược điểm riêng.

II. KĨ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)

PERT (Program Evaluation and Review Technique) và CPM (Critical Path Method) là hai kỹ thuật quản lý tiến độ dự án có nguồn gốc từ những năm 1950. Mặc dù ban đầu có những điểm khác biệt, ngày nay chúng thường được tích hợp và gọi chung là phương pháp PERT/CPM.

Sáu bước cơ bản của PERT/CPM:
1. Xác định tất cả các công việc (nhiệm vụ) của dự án.
2. Xác định trình tự và mối quan hệ phụ thuộc logic giữa các công việc (công việc nào phải làm trước, công việc nào làm sau, công việc nào làm song song).
3. Vẽ sơ đồ mạng công việc (thường dùng AOA cho PERT/CPM truyền thống).
4. Ước tính thời gian (và chi phí nếu cần) cho từng công việc.
5. Xác định đường găng (critical path) - con đường dài nhất trong sơ đồ mạng, quyết định thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.
6. Tính toán thời gian dự trữ (slack/float) để xác định mức độ linh hoạt của các công việc không nằm trên đường găng.

1. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

Sơ đồ PERT là một mạng công việc theo phương pháp AOA.

+ Lưu ý về Công việc giả (Dummy Activity):
- Là một công cụ kỹ thuật trong sơ đồ AOA, không phải là một công việc thực tế. Nó không tiêu tốn thời gian ($t=0$) và không tốn chi phí. Nó được biểu diễn bằng mũi tên nét đứt.
- Tác dụng:
+ Bảo toàn logic phụ thuộc: Ví dụ, công việc C phụ thuộc vào A, công việc D phụ thuộc vào A và B. Nếu không có công việc giả, không thể vẽ được mối quan hệ này một cách chính xác. Một công việc giả từ cuối công việc B đến đầu công việc D sẽ thể hiện rằng D phụ thuộc vào cả A và B, trong khi C vẫn chỉ phụ thuộc vào A.
+ Đảm bảo tính duy nhất của công việc: Trong AOA, mỗi công việc được xác định bởi cặp sự kiện (bắt đầu, kết thúc). Không thể có hai công việc khác nhau cùng bắt đầu từ sự kiện i và kết thúc ở sự kiện j. Công việc giả được dùng để tránh tình trạng này.
- Sử dụng sai công việc giả là một lỗi phổ biến, có thể dẫn đến việc tính toán sai đường găng và tiến độ dự án.

Nguyên tắc đánh số các sự kiện (nút):
- Đánh số tuần tự, thường bắt đầu từ 1.
- Nguyên tắc quan trọng nhất: Sự kiện ở đầu mũi tên (sự kiện kết thúc) luôn phải có số lớn hơn sự kiện ở đuôi mũi tên (sự kiện bắt đầu). => Nguyên tắc này đảm bảo không có vòng lặp trong sơ đồ mạng, thể hiện dòng chảy thời gian một chiều.
- Toàn bộ sơ đồ mạng chỉ có một sự kiện bắt đầu (không có mũi tên nào đi vào) và một sự kiện kết thúc (không có mũi tên nào đi ra).

2. Dự tính thời gian thực hiện từng công việc

a. Phương pháp ngẫu nhiên (sử dụng trong PERT)

Phương pháp này thừa nhận rằng thời gian thực hiện công việc là một biến số không chắc chắn. Nó sử dụng 3 ước tính để nắm bắt sự biến thiên này: - a: Thời gian lạc quan (Optimistic time) – thời gian ngắn nhất nếu mọi thứ diễn ra hoàn hảo.
- b: Thời gian bi quan (Pessimistic time) – thời gian dài nhất nếu gặp phải nhiều rủi ro và khó khăn.
- m: Thời gian thông thường (Most likely time) – thời gian thực hiện có khả năng xảy ra cao nhất trong điều kiện bình thường.

Các công thức quan trọng:
- Thời gian trung bình (kỳ vọng) của một công việc (Expected Time): $Te = \frac{a + 4m + b}{6}$=> Công thức này dựa trên phân phối xác suất Beta. Trọng số 4 được gán cho 'm' vì đây là giá trị có khả năng xảy ra cao nhất, phản ánh đúng hơn giá trị trung bình kỳ vọng so với việc lấy trung bình cộng đơn giản. 
- Phương sai của một công việc (Variance): $\sigma_i^2 = \left(\frac{b - a}{6}\right)^2$=> Phương sai đo lường mức độ bất định hoặc rủi ro về thời gian của một công việc. Khoảng cách giữa thời gian bi quan (b) và lạc quan (a) càng lớn thì phương sai càng lớn, tức là công việc đó càng khó dự đoán về mặt thời gian. 
- Độ dài đường găng (D): Là tổng thời gian trung bình của các công việc găng. $D = \sum Te_i$(với i là các công việc găng) 
- Phương sai của đường găng ($\sigma^2(T)$): $\sigma^2(T) = \sum \sigma_i^2$=> Giả định các công việc trên đường găng là độc lập, phương sai của toàn bộ đường găng bằng tổng phương sai của các công việc thành phần. 
- Tính xác suất hoàn thành dự án trong thời gian S (Scheduled time): $Z = \frac{S - D}{\sqrt{\sigma^2(T)}} = \frac{S - D}{\sigma_T}$=> Công thức này chuẩn hóa chênh lệch giữa thời gian mục tiêu (S) và thời gian kỳ vọng (D) thành một giá trị Z (Z-score). Sau khi có Z, tra bảng phân phối chuẩn để tìm xác suất hoàn thành dự án đúng hoặc trước thời hạn S.

+ Chú ý quan trọng: Việc chỉ tập trung vào một đường găng duy nhất có thể gây ra sai lầm. Trong các dự án phức tạp, thường có nhiều "đường cận găng" (near-critical paths) - những đường có tổng thời gian gần bằng đường găng. Một sự chậm trễ nhỏ trên những đường này có thể dễ dàng biến chúng thành đường găng mới. Do đó, nhà quản lý phải theo dõi chặt chẽ cả những đường cận găng này.

b. Phương pháp tất định (sử dụng trong CPM)

Sử dụng một giá trị thời gian duy nhất cho mỗi công việc. Thời gian này có thể được xác định bằng các kỹ thuật như: - Phương pháp mô đun: Chia nhỏ công việc thành các thao tác đơn giản, có thời gian chuẩn, sau đó cộng tổng thời gian các thao tác lại. - Kỹ thuật đánh dấu công việc: Thống kê thời gian thực hiện các công việc tương tự từ những dự án trước để tính thời gian trung bình. - Kỹ thuật tham số: Sử dụng các mô hình toán học (như phương pháp hồi quy) để ước tính thời gian dựa trên các biến số khác (ví dụ: ước tính thời gian xây 1m² tường để tính thời gian xây cả bức tường).

3. Thời gian dự trữ của các sự kiện (Event Slack)

- Thời gian sớm nhất đạt tới một sự kiện (Earliest Event Time - $E_j$): Là thời gian sớm nhất có thể đạt được một mốc sự kiện, tính từ khi bắt đầu dự án. Nó được xác định bằng con đường dài nhất từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện j. Cách tính là tính xuôi (forward pass) từ đầu đến cuối sơ đồ. $E_j = \max_i (E_i + t_{ij})$(Với $E_1 = 0$) => Phải lấy giá trị lớn nhất (max) vì sự kiện j chỉ xảy ra khi TẤT CẢ các công việc dẫn đến nó đều đã hoàn thành. 
- Thời gian muộn nhất một sự kiện phải xuất hiện (Latest Event Time - $L_i$): Là thời điểm muộn nhất mà một sự kiện phải xảy ra để không làm trễ toàn bộ dự án. Cách tính là tính ngược (backward pass) từ cuối về đầu sơ đồ. $L_i = \min_j (L_j - t_{ij})$(Với $L_{\text{cuối}} = E_{\text{cuối}}$) => Phải lấy giá trị nhỏ nhất (min) để đảm bảo tất cả các đường đi sau đó đều có thể bắt đầu kịp thời. 
- Thời gian dự trữ của sự kiện i (Event Slack - $S_i$): Là khoảng thời gian chênh lệch giữa thời gian muộn nhất và sớm nhất của một sự kiện. $S_i = L_i - E_i$- Đường găng (Critical Path): Là đường đi qua các sự kiện găng. Một sự kiện được gọi là găng khi thời gian dự trữ của nó bằng không ($S_i = 0$). => $S_i = 0$ có nghĩa là $L_i = E_i$, tức là sự kiện đó không có bất kỳ sự linh hoạt nào về thời gian; nó phải xảy ra chính xác vào thời điểm đã được tính toán, nếu không toàn bộ dự án sẽ bị trễ.

4. Thời gian dự trữ của các công việc (Activity Float)

Đây là khái niệm thực tế và hữu ích hơn trong quản lý hàng ngày, cho biết mức độ linh hoạt về thời gian của từng công việc cụ thể.

Các mốc thời gian của một công việc ij (từ sự kiện i đến sự kiện j) được tính như sau: - Bắt đầu sớm (ES - Earliest Start): Thời điểm sớm nhất có thể bắt đầu công việc. $ES_{ij} = E_i$ - Kết thúc sớm (EF - Earliest Finish): $EF_{ij} = ES_{ij} + t_{ij} = E_i + t_{ij}$ - Kết thúc muộn (LF - Latest Finish): Thời điểm muộn nhất phải kết thúc công việc. $LF_{ij} = L_j$ - Bắt đầu muộn (LS - Latest Start): $LS_{ij} = LF_{ij} - t_{ij} = L_j - t_{ij}$

III. PHƯƠNG PHÁP BIỂU ĐỒ GANTT VÀ BIỂU ĐỒ ĐƯỜNG CHÉO

1. Khái niệm và cấu trúc của GANTT

Biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh ngang, một công cụ trực quan hóa tiến độ dự án. Trục dọc liệt kê danh sách các công việc, trục ngang là thang thời gian (ngày, tuần, tháng). Mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang, vị trí bắt đầu và kết thúc của thanh trên trục thời gian cho biết thời điểm bắt đầu và kết thúc của công việc. Độ dài của thanh tương ứng với thời lượng thực hiện công việc đó.

2. Tác dụng và hạn chế của GANTT

Tác dụng:
- Rất trực quan, dễ đọc, dễ hiểu, là công cụ giao tiếp tiến độ hiệu quả với các bên liên quan, kể cả những người không chuyên về quản lý dự án.
- Dễ dàng xây dựng và cập nhật bằng các phần mềm quản lý dự án.
- Cho thấy rõ ràng công việc nào đang diễn ra, đã hoàn thành, hoặc sắp bắt đầu.

Hạn chế:
- Điểm yếu lớn nhất: Không thể hiện rõ các mối quan hệ phụ thuộc logic giữa các công việc. Khi nhìn vào biểu đồ Gantt, rất khó để biết công việc nào phụ thuộc vào công việc nào. => Do đó, khi một công việc bị trễ, nhà quản lý không thể ngay lập tức thấy được tác động dây chuyền đến các công việc khác và đến toàn bộ dự án. Đây là lý do tại sao biểu đồ Gantt thường được sử dụng kết hợp với sơ đồ mạng PERT/CPM.
- Trở nên rất rối và khó theo dõi đối với các dự án có quy mô lớn, phức tạp với hàng trăm hoặc hàng nghìn công việc.

3. Quan hệ giữa PERT và GANTT

PERT/CPM và Gantt là hai công cụ bổ sung hoàn hảo cho nhau. PERT/CPM là "bộ não" phân tích, trong khi Gantt là "bộ mặt" trình bày. Quy trình làm việc hiệu quả là: 
1. Dùng PERT/CPM để phân tích logic, xác định các mối quan hệ phụ thuộc, tính toán đường găng và thời gian dự trữ.
2. Dựa trên kết quả tính toán từ PERT/CPM (thời gian bắt đầu sớm, kết thúc sớm), vẽ biểu đồ Gantt để trực quan hóa kế hoạch và theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch.

4. Biểu đồ đường chéo

Đây là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để kiểm tra và theo dõi tiến độ bằng cách so sánh giữa tiến độ kế hoạch (trục tung) và tiến độ thực tế (trục hoành). 
- Đường chéo (đường phân giác 45 độ): Đại diện cho kịch bản lý tưởng, nơi tiến độ thực tế hoàn toàn khớp với kế hoạch.
- Đường biểu diễn thực tế:
+ Nếu đường thực tế nằm dưới đường chéo, dự án đang chậm tiến độ.
+ Nếu đường thực tế nằm trên đường chéo, dự án đang vượt tiến độ.
+ Khoảng cách thẳng đứng từ một điểm trên đường thực tế đến đường chéo cho biết mức độ chậm trễ tại thời điểm đó.
- Biểu đồ này rất hữu ích trong việc báo cáo nhanh cho ban lãnh đạo về tình trạng chung của dự án.