Tóm tắt kiến thức chương 1 - Khoa học quản lý đại cương USSH

1.1. Khái luận về quản lý

1.1.1. Tiếp cận và quan niệm khác nhau về quản lý

Quản lý là hoạt động phức tạp, đa dạng và luôn biến đổi, vì vậy có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau. Dưới đây là một số quan niệm tiêu biểu:

- F.W. Taylor (Tiếp cận Kinh tế - Kỹ thuật): Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác, đồng thời biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.
- H. Fayol (Tiếp cận theo Quy trình): Quản lý hành chính là thực hiện 5 chức năng: dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra.
- M.P. Follet (Tiếp cận Quan hệ con người): Quản lý là một nghệ thuật khiến cho công việc của bạn được hoàn thành thông qua người khác.
- C.I. Barnard (Lý thuyết Hệ thống): Quản lý là công việc chuyên môn để duy trì và phát triển tổ chức. Yếu tố quyết định sự tồn tại của tổ chức là: sự sẵn sàng hợp tác, sự thừa nhận mục tiêu chung, và khả năng thông tin.
- H. Simon (Lý thuyết Quyết định): Ra quyết định là cốt lõi của quản lý. Mọi công việc của tổ chức chỉ diễn ra sau khi có quyết định của chủ thể quản lý.
- Paul Hersey & Ken Blanchard (Tiếp cận Tình huống): Không có một phương thức quản lý và lãnh đạo tốt nhất cho mọi tình huống khác nhau. Người quản lý sẽ lựa chọn phương pháp quản lý căn cứ vào tình huống cụ thể.
- Stephan Robbins: Quản lý là tiến trình 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên và sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
- Harold Koontz (Tiếp cận Tác nghiệp / Quy trình quản lý): Đây là trường phái được Koontz và các đồng sự đề cao vì nó "thừa nhận sự tồn tại một hạt nhân trung tâm của khoa học quản lý" và đồng thời rút tỉa đóng góp từ các trường phái khác. Quan niệm của họ: Bản chất quản lý là phối hợp các nỗ lực của con người thông qua các chức năng: lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, xác định biên chế, lãnh đạo và kiểm tra.

Lý do có sự khác biệt trong các quan niệm về quản lý:

- Do quản lý là lĩnh vực rộng lớn, phức tạp, đa dạng và luôn biến đổi theo điều kiện kinh tế - xã hội.
- Do nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt ra ở các giai đoạn lịch sử là không giống nhau.
- Do trình độ phát triển ngày càng cao của các khoa học và khả năng ứng dụng thành tựu của chúng vào quản lý.
- Do vị thế, lập trường giai cấp của các nhà tư tưởng quản lý là không giống nhau.

1.1.2. Bản chất của quản lý

Quản lý là một loại hình hoạt động đặc biệt, được coi là "lao động siêu lao động" (lao động về lao động). Nó lấy các loại hình lao động cụ thể làm đối tượng để tác động tới, nhằm phối kết hợp chúng lại thành một hợp lực chung của tổ chức.

So sánh Hoạt động sản xuất vật chất và Hoạt động quản lý

Bảng này tóm tắt và so sánh hai quy trình hoạt động được mô tả trong giáo trình:

Lưu ý: Sự phân biệt này chỉ mang tính tương đối (trong nhận thức). Trong thực tế, hoạt động quản lý và hoạt động sản xuất có quan hệ hữu cơ với nhau.

Sơ đồ chi tiết quy trình quản lý trong môi trường

Quy trình này cho thấy chủ thể quản lý tác động lên cả đối tượng là con người (người bị quản lý) và đối tượng phi con người (máy móc, tài chính...) để đạt mục tiêu chung.

Định nghĩa tổng hợp về quản lý:

Quản lý là sự tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.

Các nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý (suy ra từ định nghĩa):

- Chủ thể quản lý
- Đối tượng quản lý
- Mục tiêu quản lý
- Công cụ, phương tiện quản lý
- Cách thức quản lý (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình)
- Môi trường quản lý

Các đặc trưng cơ bản của hoạt động quản lý:

Thứ nhất: Quản lý là hoạt động mang tính tất yếu và phổ biến. (Bất cứ ở đâu có hoạt động chung của con người thì ở đó cần có quản lý - một "ý chí điều khiển" - để đạt trật tự và hiệu quả).
Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người (thực chất là quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý).
Thứ ba: Quản lý là tác động có ý thức (nghĩa là tác động bằng tình cảm (tâm lý), dựa trên cơ sở tri thức khoa học (khách quan) và bằng ý chí (bản lĩnh)).
Thứ tư: Quản lý là tác động bằng quyền lực. Quyền lực là sức mạnh được thừa nhận, là công cụ đặc biệt giúp chủ thể điều khiển hành vi của đối tượng. (Biểu hiện qua: quyết định, nguyên tắc, chính sách...).
Thứ năm: Quản lý là tác động theo quy trình. Đây là "kỹ thuật học" của hoạt động quản lý, bao gồm 4 chức năng cơ bản: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm tra. Quản lý là lao động gián tiếp (không trực tiếp tạo ra sản phẩm).
Thứ sáu: Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực (bao gồm: nhân lực, vật lực, tài lực và tin lực) để tạo nên hợp lực chung, sức mạnh tổng hợp.
Thứ bảy: Quản lý nhằm hướng tới thực hiện mục tiêu chung. Hoạt động quản lý phải đạt được cả hiệu lực và hiệu quả. Một nhiệm vụ quan trọng là giải quyết các xung đột về lợi ích giữa chủ thể và đối tượng quản lý.
Thứ tám: Quản lý là hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.

Phân biệt Tính Khoa học và Tính Nghệ thuật trong Quản lý

Thứ chín: Mối quan hệ giữa quản lý và tự quản. 
- Đây là hai mặt đối lập của một chỉnh thể thống nhất. 
- Nếu quản lý được thực hiện một cách khoa học (tức là có sự tác động qua lại, không áp đặt quyền lực một chiều) thì quản lý và tự quản lý sẽ thống nhất với nhau. 
- Quản lý theo nghĩa đích thực đã bao hàm trong nó cả yếu tố tự quản. 
- Quá trình phát triển của xã hội là quá trình "quản lý tiệm cận tới tự quản".

1.1.3. Vai trò của quản lý

Quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Có thể tiếp cận vai trò của quản lý ở 2 cấp độ:

a. Tiếp cận theo từng đặc trưng nổi bật:

- Adam Smith: Nhấn mạnh vai trò của phân công lao động. Lao động chung hiệu quả hơn lao động cá thể vì 3 lý do: 1) Kỹ năng người lao động được nâng cao; 2) Tiết kiệm thời gian di chuyển; 3) Tạo điều kiện cho cải tiến công cụ.
- Các Mác: Lao động tập thể hiệu quả hơn (ngoài lý do phân công LĐ) còn vì tạo ra bầu không khí thi đua, kích thích tỉnh lực. Ông đặc biệt đánh giá cao vai trò của "ý chí điều khiển" và coi tác nhân quản lý như là "nhạc trưởng" của dàn nhạc.
- V.I. Lênin: Đề cao sức mạnh to lớn của công tác tổ chức. (VD: "Hãy cho tôi một tổ chức của những người cộng sản, tôi sẽ làm đảo lộn cả nước Nga").
- Học thuyết Nhật Bản: Đưa ra học thuyết về "nhân tố thứ tư". Quản lý được coi là nhân tố thứ tư (bên cạnh 3 nhân tố truyền thống: Tư bản, ruộng đất, lao động) và đóng vai trò là nhân tố quyết định sự phát triển của xã hội hiện đại.

b. Tiếp cận tổng thể (theo 5 vai trò tương ứng với quy trình quản lý):

Thứ nhất: Vai trò định hướng (Thông qua chức năng Lập kế hoạch)
- Xác định mục tiêu, các phương án và nguồn lực thực hiện.
- Giúp cho tổ chức vận hành, phát triển đúng hướng và ứng phó với sự bất định của môi trường.

Thứ hai: Vai trò thiết kế (Thông qua chức năng Tổ chức)
- Xây dựng "kịch bản" để thực hiện mục tiêu đã định hướng.
- Bao gồm các nội dung: Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền và chuẩn bị các nguồn lực khác.

Thứ ba: Vai trò duy trì và thúc đẩy (Thông qua chức năng Lãnh đạo)
- Duy trì: Dùng hệ thống nguyên tắc quản lý (nội quy, quy chế) để tạo nên kỷ luật, kỷ cương, tính ổn định, bền vững cho tổ chức.
- Thúc đẩy: Thông qua hệ thống chính sách (về nhân lực, tài lực...) và phong cách quản lý hợp lý, hoạt động quản lý tạo ra động cơ thúc đẩy, phát huy cao nhất năng lực và khả năng sáng tạo của người lao động.

Thứ tư: Vai trò điều chỉnh (Thông qua chức năng Kiểm tra)
- Dùng hệ thống tiêu chí để đo lường kết quả hoạt động.
- Đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh những sai lệch, sửa chữa những sai lầm, từ đó đảm bảo cho tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu đã đề ra.

Thứ năm: Vai trò phối hợp (Thông qua cả 4 chức năng trên)
- Bản chất của hoạt động quản lý là nhằm phối hợp các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực...) để có được sức mạnh tổng hợp, nhằm thực hiện mục tiêu chung.

1.1.4. Phân loại quản lý

Quản lý tồn tại ở nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào căn cứ phân loại:

Lưu ý khi ôn tập:
- Các cách phân loại trên chỉ mang tính tương đối. Ví dụ, sự phân chia vi mô - vĩ mô chỉ là tương đối; hay trong thực tế, các đối tượng tự nhiên, kỹ thuật, con người luôn có quan hệ gắn bó hữu cơ với nhau.
- Dù quản lý tồn tại dưới bất cứ loại hình nào thì xét đến cùng, bản chất của nó là biểu hiện của mối quan hệ giữa con người với con người.

1.2. Môi trường quản lý

1.2.1. Khái niệm Môi trường quản lý

1.2.1.1. Định nghĩa

Môi trường quản lý là các yếu tố hoặc tập hợp các yếu tố bên ngoài hệ thống quản lý, tác động và ảnh hưởng tới sự vận động, biến đổi và phát triển của hệ thống quản lý đó.

1.2.1.2. Đặc trưng

- Môi trường quản lý là các yếu tố ở bên ngoài hệ thống quản lý.
- Các yếu tố này tồn tại khách quan, nghĩa là không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của nhà quản lý.
- Môi trường quản lý luôn vận động biến đổi. Sự biến đổi có thể là: liên tục, thường xuyên, đột biến; hoặc tuần tự, tương đối ổn định, ngắt quãng.
- Môi trường quản lý có tác động tới hệ thống quản lý. Sự tác động này có thể diễn ra theo hai hướng:
    + Tác động tích cực (tạo thuận lợi).
    + Tác động tiêu cực (gây khó khăn).
- Chủ thể quản lý phải nhận thức được quy luật biến đổi của môi trường để có sự ứng phó thích hợp (nhằm hạn chế mặt tiêu cực, phát huy mặt tích cực).

1.2.2. Phân loại môi trường quản lý

Có nhiều cách phân loại môi trường quản lý, các cách phân loại chỉ mang tính tương đối:

1.2.3. Một số nhân tố cơ bản của môi trường vĩ mô tác động tới quản lý

Môn học tập trung phân tích 3 nhân tố cơ bản của môi trường vĩ mô, vì chúng tác động tới tất cả các loại hình và cấp độ quản lý.

a. Nhân tố kinh tế

Kinh tế được hiểu là toàn bộ hoạt động sản xuất vật chất, trao đổi, phân phối, tiêu dùng của con người. Sản xuất vật chất là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của xã hội.

Cấu trúc của kinh tế (Phương thức sản xuất) bao gồm 2 mặt thống nhất biện chứng:

1. Lực lượng sản xuất (LLSX): Là thể thống nhất giữa:
    - Con người (với kinh nghiệm, kỹ năng, tri thức lao động).
    - Tư liệu sản xuất (nhất là công cụ sản xuất, khoa học công nghệ).

2. Quan hệ sản xuất (QHSX): Là quan hệ giữa con người với con người trong sản xuất, bao gồm:
    - Quan hệ về mặt sở hữu tư liệu sản xuất (đóng vai trò quyết định).
    - Quan hệ về tổ chức quản lý sản xuất.
    - Quan hệ về phân phối sản phẩm.
 

Quy luật kinh tế cơ bản: Quy luật về sự phù hợp của QHSX với tính chất và trình độ phát triển của LLSX. Đây là quy luật quyết định quá trình phát triển của xã hội và chi phối đối với tất cả các quy luật xã hội khác (trong đó có quy luật quản lý).

Tác động tới quản lý: Sự tác động của nhân tố kinh tế chính là sự tác động của các yếu tố trong LLSX (như trình độ con người, trình độ công nghệ) và các yếu tố trong QHSX (như hình thức sở hữu, cách thức tổ chức, cơ chế phân phối).

b. Nhân tố chính trị

Chính trị là các lĩnh vực hoạt động và quan hệ giữa con người với nhau trong những lĩnh vực liên quan tới quyền lực, nhà nước, quan hệ giai cấp, dân tộc.

Các nội dung cơ bản của nhân tố chính trị bao gồm:

- Hệ thống quan điểm, đường lối, quyết sách chính trị (của chính đảng cầm quyền).
- Hệ thống các quy phạm pháp luật (của nhà nước).
- Các thể chế chính trị (nguyên tắc tổ chức và phương thức vận hành của chế độ chính trị).

Tác động tới quản lý: Nhân tố chính trị luôn tác động tới các hệ thống quản lý theo hai khuynh hướng:

- Khuynh hướng tích cực: Có được khi hệ thống quan điểm, đường lối, chính sách và pháp luật phản ánh đúng quy luật khách quan, phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội và lợi ích xã hội; đồng thời các thiết chế chính trị được tổ chức và vận hành một cách khoa học, hợp lý.
- Khuynh hướng tiêu cực: Xảy ra khi hệ thống đường lối, chính sách chỉ là ý chí chủ quan của lực lượng cầm quyền, và cơ chế vận hành của các thiết chế chính trị thiếu khoa học.

c. Nhân tố văn hóa - xã hội

Nhân tố này bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Nhân tố văn hoá:
    + Trình độ dân trí.
    + Chuẩn mực giá trị trong quan hệ ứng xử.
    + Giá trị văn hoá truyền thống của dân tộc.

- Nhân tố xã hội:
    + Cơ cấu dân cư.
    + Sự hình thành và biến động của các tầng lớp xã hội.
    + Cơ cấu quyền lực xã hội.
    + Phương thức sinh hoạt của xã hội.

Tùy thuộc vào tính chất của các nhân tố văn hoá - xã hội này mà chúng có thể là điều kiện thuận lợi (tác động tích cực) hoặc khó khăn (tác động tiêu cực) đối với các hệ thống quản lý.