Tóm tắt kiến thức chương 2: Đấu thầu mua sắm (APD)

2.1. KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

2.1.1. Khái niệm

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một công việc bắt buộc và là cơ sở pháp lý để tổ chức lựa chọn nhà thầu, được thực hiện đầu tiên khi triển khai một dự án hoặc gói thầu.

Đây là việc phân chia dự án thành các gói thầu, xác định nội dung của từng gói thầu, bao gồm các hoạt động và công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định, nhằm lựa chọn được nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của bên mời thầu.

Nó cũng được coi là một bảng phân chia tất cả các công việc đấu thầu của dự án, bao gồm công việc trước và sau khi dự án được phê duyệt, thể hiện nội dung, thời gian thực hiện và các vấn đề liên quan để đảm bảo tính hiệu quả và thống nhất trong hoạt động đấu thầu.

2.1.2. Đặc điểm của Kế hoạch LCNT

Kế hoạch LCNT có các đặc điểm chính sau đây:

• Có tính bắt buộc về mặt pháp lý: Nếu không có một kế hoạch LCNT hợp pháp (được phê duyệt), hoạt động đấu thầu không được phép thực hiện. Đây là điều kiện tiên quyết để tiến hành đấu thầu cho một dự án.
• Phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền: Người có thẩm quyền là người được giao trách nhiệm, đại diện cho cơ quan, tổ chức để quyết định triển khai dự án và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề liên quan.
• Được lập cho toàn bộ dự án: Kế hoạch LCNT phân chia dự án thành các gói thầu với số lượng, nội dung, quy mô rõ ràng và hợp lý, đảm bảo tính đồng bộ của dự án.
• Lưu ý: Trong trường hợp chưa đủ điều kiện lập kế hoạch cho toàn bộ dự án, có thể lập kế hoạch cho một hoặc một số gói thầu để thực hiện trước.

2.2. NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG PHỤC VỤ LẬP KẾ HOẠCH LCNT

Nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ hữu ích và cần thiết khi xây dựng kế hoạch LCNT. Mục đích của việc này là để xác định yêu cầu đấu thầu, chuẩn bị ngân sách, lựa chọn phương thức đấu thầu, lập phương án và lịch trình đấu thầu.

Quy mô của việc nghiên cứu phụ thuộc vào mức độ phức tạp và giá trị tài chính của sản phẩm cần mua sắm. Việc nghiên cứu có thể được thực hiện nội bộ hoặc thuê công ty chuyên nghiệp, thông qua internet, thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hoặc tư vấn tiềm năng.

Kết quả tối thiểu của nghiên cứu thị trường bao gồm:

• Nhận diện, mức độ quan tâm và khả năng cung ứng của nhà cung cấp, nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
• Năng lực tài chính và kỹ thuật của họ.
• Các xu hướng về giá cả.

Các tác dụng hữu ích của việc nghiên cứu thị trường bao gồm:

• Giúp xác định yêu cầu đấu thầu thực tế, hỗ trợ lựa chọn phương pháp đấu thầu, lập ngân sách và đánh giá thông tin về cấu trúc thị trường, năng lực nhà cung cấp và xu hướng giá.
• Đánh giá hiệu quả của những thay đổi cần thiết trong hợp đồng cho các giai đoạn đấu thầu sau này.
• Cung cấp một bộ khung để lưu trữ thông tin, giúp chia sẻ kiến thức giữa các bên mời thầu và nhận biết các mô hình chuẩn.

2.3. NGUYÊN TẮC, CĂN CỨ LẬP KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

2.3.1. Nguyên tắc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:

• Lập cho toàn bộ dự án: Kế hoạch phải được lập cho toàn bộ dự án để quản lý đồng bộ và thống nhất. Tuy nhiên, có thể lập kế hoạch cho một hoặc một số gói thầu để thực hiện trước nếu chưa đủ điều kiện (ví dụ: gói thầu tư vấn lập dự án).
• Nêu rõ số lượng và nội dung gói thầu: Kế hoạch phải chỉ rõ số lượng gói thầu và nội dung chi tiết của từng gói.
• Phân chia gói thầu hợp lý: Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải dựa trên tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, đảm bảo quy mô hợp lý và tính đồng bộ, đồng thời phải đảm bảo tiến độ thực hiện của dự án.

2.3.2. Căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

2.3.2.1. Đối với dự án

• Quyết định phê duyệt dự án: Kế hoạch LCNT thường được lập sau khi dự án được phê duyệt. Đối với các gói thầu thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án, căn cứ là quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án.
• Nguồn vốn cho dự án: Việc xác định rõ nguồn vốn là căn cứ bắt buộc. Cần dựa vào kế hoạch phân bổ vốn hàng năm đối với vốn ngân sách nhà nước, hoặc nêu rõ phương thức vay vốn và điều kiện sử dụng vốn đối với vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi.
• Các điều ước, thỏa thuận quốc tế: Đối với các dự án sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi, kế hoạch LCNT phải dựa trên các điều kiện được quy định trong các điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế.

2.3.2.2. Đối với mua sắm thường xuyên

• Tiêu chuẩn trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện có cần bổ sung hoặc thay thế.
• Quyết định phê duyệt mua sắm.
• Quyết định phê duyệt dự toán, nguồn vốn mua sắm.
• Đề án mua sắm trang bị cho toàn ngành (nếu có).
• Kết quả thẩm định giá của cơ quan, tổ chức có chức năng.

2.3.2.3. Thời điểm lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Kế hoạch LCNT được lập đồng thời hoặc sau khi có quyết định phê duyệt dự án, dự toán mua sắm. Đối với gói thầu cần thực hiện trước, kế hoạch có thể được lập trước khi có quyết định phê duyệt dự án.

2.4. NỘI DUNG KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Nội dung của kế hoạch lựa chọn nhà thầu bao gồm:

• Tên gói thầu: Thể hiện tính chất (xây lắp, mua sắm hàng hóa, dịch vụ tư vấn...), nội dung và phạm vi công việc. Nếu gói thầu có nhiều phần (lô), phải nêu tên từng phần.
• Giá gói thầu: Được xác định dựa trên tổng mức đầu tư, dự toán được duyệt và các quy định liên quan. Giá phải tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí thực hiện, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. Đối với các gói thầu gồm nhiều lô, phải nêu rõ giá trị ước tính cho từng lô.
• Nguồn vốn: Phải nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn để thanh toán. Nếu sử dụng vốn ODA, phải ghi rõ nhà tài trợ và cơ cấu nguồn vốn (vốn đối ứng, vốn tài trợ nước ngoài).
• Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu: Nêu rõ hình thức (đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chỉ định thầu...) và phương thức (một giai đoạn một túi hồ sơ, hai túi hồ sơ...).
• Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu: Thời gian dự kiến bắt đầu từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu, ghi rõ theo tháng hoặc quý trong năm.
• Loại hợp đồng: Tùy theo tính chất gói thầu, xác định loại hợp đồng phù hợp (trọn gói, theo đơn giá cố định, theo đơn giá điều chỉnh, theo thời gian).
• Thời gian thực hiện hợp đồng: Đảm bảo phù hợp với tiến độ dự án, tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ.

2.5. TRÌNH DUYỆT, THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

2.5.1. Trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu có trách nhiệm trình kế hoạch LCNT lên người có thẩm quyền phê duyệt và gửi cho cơ quan thẩm định. Hồ sơ trình duyệt bao gồm Văn bản trình duyệt (tờ trình) và các tài liệu liên quan làm căn cứ lập kế hoạch. Trong văn bản trình duyệt, cần thể hiện các nội dung:

• Phần công việc đã thực hiện: Các công việc chuẩn bị dự án và các gói thầu thực hiện trước.
• Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu: Các công việc không cần tổ chức đấu thầu (ví dụ: hoạt động của ban quản lý dự án, đền bù giải phóng mặt bằng, trả lãi vay).
• Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Các công việc sẽ được thực hiện thông qua các hình thức lựa chọn nhà thầu, kèm theo cơ sở phân chia gói thầu và lý do lựa chọn hình thức đấu thầu.
• Phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch đấu thầu: Nêu rõ nội dung và giá trị của phần công việc này (nếu có).

2.5.2. Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Thẩm định là quá trình kiểm tra, đánh giá hồ sơ trình duyệt kế hoạch LCNT. Cơ quan thẩm định phải hoạt động độc lập, tuân thủ pháp luật, đảm bảo tính trung thực, khách quan và chịu trách nhiệm về báo cáo thẩm định của mình. Cơ quan thẩm định sẽ đánh giá tính pháp lý và tính khả thi của kế hoạch.

2.5.3. Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Dựa trên báo cáo thẩm định, người có thẩm quyền sẽ phê duyệt kế hoạch LCNT. Quyết định phê duyệt có thể được thực hiện bởi người có thẩm quyền, người được ủy quyền, người đứng đầu cơ quan chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị chuẩn bị dự án (đối với gói thầu thực hiện trước khi có quyết định đầu tư).

2.5.4. Đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Bên mời thầu phải đăng tải kế hoạch LCNT đã được duyệt lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày ban hành văn bản phê duyệt. Trường hợp chưa có bên mời thầu, chủ đầu tư có trách nhiệm đăng tải.

2.5.5. Điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Khi cần điều chỉnh một số nội dung, chỉ cần lập, trình duyệt, thẩm định và phê duyệt cho nội dung điều chỉnh đó mà không cần thực hiện lại cho toàn bộ kế hoạch. Kế hoạch điều chỉnh phải được đăng tải trước ngày đóng thầu.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Quy trình xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được thể hiện qua các bước sau: