Kiến thức Chương 6 – Giao Dịch và Đàm Phán Kinh Doanh HCE

6.1. Giai đoạn 1 – Giai đoạn chuẩn bị

6.1.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán hợp đồng thương mại

• Là giai đoạn đầu tiên và mang tính quyết định, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình đàm phán.
  
   
• Nội dung chuẩn bị gồm:
  
   
  • Xác định mục tiêu: Rõ ràng về kết quả mong muốn, giới hạn nhượng bộ, và các ưu tiên.
    
     
  • Nghiên cứu đối tác: Tìm hiểu thông tin về đối tác như: uy tín, năng lực, lịch sử giao dịch, văn hóa doanh nghiệp.
    
     
  • Phân tích SWOT: Tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của mình và của đối tác để đề ra chiến lược phù hợp.
    
     
  • Lập kế hoạch tổng thể: Bao gồm phương pháp tiếp cận, kịch bản đàm phán, và dự phòng tình huống.
    
     

6.1.2. Những công việc cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể

• Thu thập thông tin thực tế: Giá cả thị trường, xu hướng, quy định pháp lý liên quan.
  
   
• Xác định đội ngũ đàm phán: Cơ cấu nhóm đàm phán cần có trưởng nhóm, chuyên gia pháp lý, kế toán, kỹ thuật,...
  
   
• Chuẩn bị tài liệu: Dự thảo hợp đồng, đề xuất điều khoản, hồ sơ pháp lý, các thông tin kỹ thuật.
  
   
• Định rõ BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement): Phương án thay thế tốt nhất nếu đàm phán thất bại.
  
   

6.2. Giai đoạn 2 – Giai đoạn tiếp xúc

6.2.1. Nhập đề (mở đầu đàm phán)

• Mục tiêu là tạo không khí thân thiện, cởi mở để bắt đầu thuận lợi.
  
   
• Các hoạt động:
  
   
  • Chào hỏi, giới thiệu đại diện các bên.
    
     
  • Trình bày lịch trình làm việc, khung thời gian.
    
     
  • Thiết lập quy tắc ứng xử, cách trao đổi thông tin và vai trò của mỗi bên.
    
     

6.2.2. Khai thác và truyền đạt thông tin để hiểu biết lẫn nhau

• Là quá trình lắng nghe và chia sẻ để hiểu rõ nhu cầu, quan điểm của đối phương.
  
   
• Phương pháp:
  
   
  • Đặt câu hỏi mở để khơi gợi thông tin.
    
     
  • Lắng nghe chủ động và phản hồi có kiểm soát.
    
     
  • Truyền đạt kỳ vọng, nguyên tắc và giá trị doanh nghiệp của mình một cách rõ ràng.
    
     

6.3. Giai đoạn 3 – Giai đoạn đàm phán

6.3.1. Lập luận, đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày

• Trình bày các yêu cầu, quan điểm và đề xuất hợp tác.
  
   
• Sử dụng số liệu, dẫn chứng, lập luận logic để thuyết phục.
  
   

6.3.2. Nhận và đưa ra nhượng bộ

• Xác định điểm có thể nhượng bộ và điểm không thể thỏa hiệp.
  
   
• Nhượng bộ theo nguyên tắc có đi có lại, kiểm soát được lợi ích tổng thể.
  
   

6.3.3. Phá vỡ bế tắc

• Khi đàm phán gặp khó khăn, cần:
  
   
  • Thay đổi cách tiếp cận.
    
     
  • Đưa ra lựa chọn thay thế.
    
     
  • Tạm dừng đàm phán để tìm thêm thông tin hoặc xin chỉ đạo.
    
     

6.3.4. Tiến tới thỏa thuận

• Tập hợp các nội dung đã đạt được đồng thuận.
  
   
• Rà soát toàn bộ các điều khoản để đảm bảo không có mâu thuẫn.
  
   
• Thống nhất các bước tiếp theo để chuyển sang giai đoạn ký kết.
  
   

6.4. Giai đoạn 4 – Ra quyết định và kết thúc đàm phán – Ký kết hợp đồng

6.4.1. Nhiệm vụ của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán

• Đưa ra quyết định cuối cùng trên cơ sở kết quả đàm phán.
  
   
• Soạn thảo văn bản hợp đồng đầy đủ, rõ ràng, không gây hiểu lầm.
  
   
• Kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng.
  
   

6.4.2. Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định

• Tạo áp lực tích cực như giới hạn thời gian, đề xuất khuyến mãi.
  
   
• Chốt vấn đề từng phần để tránh mâu thuẫn cuối kỳ.
  
   
• Dùng chiến lược “win-win” để thúc đẩy ký kết.
  
   

6.4.3. Ký kết hợp đồng

• Ký kết có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến.
  
   
• Cần xác nhận đầy đủ hiệu lực pháp lý và có biên bản kèm theo.
  
   
• Sau khi ký kết, hợp đồng cần được lưu trữ, phổ biến nội bộ và chuẩn bị thực hiện.
  
   

6.5. Giai đoạn 5 – Giai đoạn rút kinh nghiệm

• Là bước tổng kết, đánh giá để cải thiện cho lần đàm phán tiếp theo:
  
   
  • Phân tích: Những điểm mạnh, điểm yếu trong đàm phán vừa qua.
    
     
  • So sánh: Giữa kế hoạch ban đầu và kết quả đạt được.
    
     
  • Lưu trữ: Hồ sơ đàm phán, kinh nghiệm, mẫu biểu để phục vụ tương lai.
    
     

Chia sẻ nội bộ: Đào tạo lại cho các thành viên và xây dựng quy trình chuẩn.