Kiến thức cơ bản chương 1 - Quản trị học ĐH Kinh tế HCE

1. Khái niệm và bản chất của quản trị, nhà quản trị

1.1 Khái niệm về quản trị

Mặc dù khái niệm về quản trị đã được sử dụng từ lâu, nhưng chưa có một định nghĩa thống nhất. Các tác giả khác nhau đưa ra những cách hiểu khác nhau về quản trị, trong đó có các quan điểm sau:

• Koontz và O'Donnell: Quản trị là việc thiết kế và duy trì môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu đã định.
• Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó.
• Mary Parker Follett: Theo lý thuyết hành vi của bà, quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. Định nghĩa này nhấn mạnh tính tập thể và sự phối hợp trong công việc quản trị.

Khái quát: Quản trị là sự tác động có tổ chức và có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực. Quản trị bao gồm 5 yếu tố thành phần: chủ thể và đối tượng quản trị, mục tiêu rõ ràng, kết quả và hiệu quả, nguồn tài nguyên hạn chế, và môi trường thay đổi.

1.2 Nhà Quản trị

Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định trong tổ chức. Trong tổ chức, không phải tất cả các thành viên đều là nhà quản trị, họ được chia thành hai loại:

• Người thừa hành: Những người trực tiếp thực hiện công việc cụ thể mà không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và giám sát hoạt động của người khác.
• Nhà quản trị: Người ra quyết định, tổ chức và thực hiện quyết định thông qua người khác. Công việc của nhà quản trị bao gồm các quyết định liên quan đến hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

1.3 Đặc điểm công việc của nhà quản trị

Công việc quản trị trong tổ chức không chỉ có sự phân cấp rõ ràng mà còn được chuyên môn hóa. Các nhà quản trị thường được chia thành ba cấp độ với những nhiệm vụ khác nhau:

1. Quản trị viên cấp cao: Đây là những người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng. Công việc chủ yếu của họ là thiết lập các mục tiêu, chính sách, và chiến lược cho toàn bộ tổ chức.
2. Quản trị viên cấp trung: Đây là cấp chỉ huy trung gian, chuyển các chiến lược từ cấp cao thành các kế hoạch hành động cụ thể và giám sát việc thực hiện.
3. Nhà quản trị cấp cơ sở: Là những người trực tiếp giám sát và điều hành các nhân viên tác nghiệp để hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày.

Công việc của nhà quản trị thay đổi theo cấp bậc và phụ thuộc vào quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức.

2. Chức năng và kỹ năng của nhà quản trị

2.1 Chức năng của nhà quản trị

Quản trị là quá trình thực hiện các chức năng khác nhau để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả. Các chức năng quản trị được phân loại thành:

1. Hoạch định: Đây là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị, bao gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đó, và thiết lập các kế hoạch chi tiết để phối hợp các hoạt động trong tổ chức.
2. Tổ chức: Chức năng tổ chức bao gồm việc xác định các công việc cần làm, phân công người thực hiện công việc, thiết lập cơ cấu tổ chức, và phân bổ quyền hạn.
3. Lãnh đạo: Nhà quản trị phải biết động viên, chỉ đạo và lãnh đạo nhân viên để họ phối hợp hiệu quả và đạt được các mục tiêu của tổ chức.
4. Kiểm tra: Sau khi đã triển khai các kế hoạch, nhà quản trị cần kiểm tra kết quả thực hiện, so sánh với mục tiêu đã đặt ra và thực hiện điều chỉnh nếu có sai lệch.

2.2 Kỹ năng của nhà quản trị

Để thực hiện các chức năng trên, nhà quản trị cần có các kỹ năng chủ yếu sau:

1. Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật: Là kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định (ví dụ: kế toán, sản xuất, hoặc marketing).
2. Kỹ năng nhân sự: Là khả năng làm việc với con người, xây dựng nỗ lực hợp tác trong nhóm, động viên nhân viên và giải quyết xung đột.
3. Kỹ năng tư duy: Khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề, có khả năng tổng hợp thông tin và đánh giá các tình huống trong tổ chức.

3. Văn hóa tổ chức và môi trường quản trị

3.1 Văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức là hệ thống các giá trị, niềm tin, thái độ và chuẩn mực hành động mà các thành viên trong tổ chức chia sẻ. Nó hình thành và ảnh hưởng đến cách thức mọi người tương tác trong tổ chức. Các thành tố của văn hóa tổ chức bao gồm:

• Nội quy và quy tắc: Những quy định chính thức trong tổ chức.
• Lối ứng xử và phong cách hành vi: Cách thức mà các thành viên trong tổ chức tương tác và hành động.
• Các nghi lễ, tập quán: Các sự kiện, truyền thống, và lễ nghi đặc trưng trong tổ chức.

3.2 Môi trường quản trị

Môi trường quản trị bao gồm các yếu tố bên ngoài và bên trong tổ chức có ảnh hưởng đến các quyết định và hoạt động quản trị.

• Môi trường bên ngoài: Bao gồm các yếu tố như kinh tế, chính trị, văn hóa, và công nghệ. Những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức nhưng tổ chức không thể kiểm soát được.
• Môi trường bên trong: Bao gồm các yếu tố như tài chính, nhân sự, công nghệ và cơ cấu tổ chức. Môi trường bên trong có ảnh hưởng trực tiếp và liên tục đến hoạt động quản lý và quyết định trong tổ chức.

4. Quản trị là khoa học, nghệ thuật và nghề nghiệp

Quản trị là một ngành khoa học vì nó dựa trên các lý thuyết, quy trình và phương pháp có tính hệ thống để giải quyết các vấn đề quản trị. Tuy nhiên, quản trị cũng là một nghệ thuật, vì nó yêu cầu sự sáng tạo và linh hoạt của nhà quản trị trong việc xử lý các tình huống phức tạp. Cuối cùng, quản trị là một nghề nghiệp, đòi hỏi người thực hành phải có kiến thức chuyên môn, kỹ năng và phẩm chất nghề nghiệp cao.