Kiến thức chương 3 - Quản trị kinh doanh lữ hành - NEU

3.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP LỮ HÀNH

3.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp lữ hành

Tổ chức bộ máy là việc sắp xếp nhân viên, cơ sở vật chất và các nguồn lực thành từng bộ phận. Mục tiêu cốt lõi là đảm bảo sử dụng các nguồn lực hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của nhà quản lý.

Mô hình tổ chức phản ánh các yếu tố: thang bậc quản lý, vị trí, chức năng, quyền hạn của từng bộ phận và các mối quan hệ (quản lý và chức năng) giữa các vị trí công việc.

Thiết lập cơ chế vận hành bộ máy tổ chức

Cơ chế vận hành là tổng thể các yếu tố, mối quan hệ và quy luật chi phối sự vận động của bộ máy. Sinh viên cần đặc biệt lưu ý hai nội dung sau:

a. Thang bậc quản lý: Phản ánh mối quan hệ quyền lực. Nguyên tắc quan trọng nhất là thống nhất trong quản lý và điều hành: mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm trước duy nhất một cấp trên trực tiếp.
b. Phân công và ủy quyền: Là sự thỏa thuận về mức độ trách nhiệm và quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới. Cơ sở của việc ủy quyền chính là mức độ tin cậy.

3.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp lữ hành

Các đặc điểm của lao động trong kinh doanh lữ hành

Đây là nội dung lý thuyết quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế bộ máy:

- Bố trí theo chuyên môn hóa cao (phát triển sản phẩm, marketing, điều hành, hướng dẫn...).
- Mang tính đa dạng và tổng hợp: người lao động vừa là "thầy" vừa là "thợ".
- Yêu cầu cao về kiến thức (tự nhiên, xã hội), ngoại ngữ, tin học và văn hóa giao tiếp.
- Mang tính thời vụ cao: dẫn đến sự biến đổi thường xuyên về cơ cấu lao động giữa chính vụ và trái vụ.
- Khả năng cơ giới hóa, tự động hóa thấp: đặc biệt là công việc hướng dẫn viên không thể thay thế bằng máy móc.
- Yêu cầu cao về phẩm chất tâm lý và thể lực do đối tượng phục vụ (khách du lịch) rất đa dạng.

Các nhân tố khác

- Chiến lược doanh nghiệp: Chiến lược thay đổi thì bộ máy phải thay đổi theo.
- Quy mô doanh nghiệp: Quy mô nhỏ thì bộ máy đơn giản, ít thang bậc và ngược lại.
- Phạm vi hoạt động: Càng nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện thì bộ máy càng phức tạp.
- Thị trường mục tiêu: Thị trường đơn nhất giúp bộ máy gọn nhẹ hơn.

Bảng so sánh các hình thức liên hợp điều phối hoạt động:

Hình thức liên hợp	Đặc điểm chính	Ví dụ trong lữ hành
1. Liên hợp góp phần	Các hoạt động ít tác động qua lại lẫn nhau. Cần tiêu chuẩn hóa quy định.	Bộ phận kế toán và đội xe ít ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm của nhau.
2. Liên hợp liên tục	Đầu ra của công việc này là đầu vào của công việc kia (dây chuyền).	Marketing ký hợp đồng -> Điều hành chuẩn bị dịch vụ -> Hướng dẫn thực hiện tour.
3. Liên hợp tương hỗ	Các bộ phận cung cấp qua lại cả đầu vào và đầu ra cho nhau (quy mô lớn).	Sự phối hợp đa chiều giữa các chi nhánh và văn phòng tổng để xử lý đoàn khách lớn.

3.1.3. Các mô hình cơ cấu tổ chức tiêu biểu

Việc lựa chọn mô hình dựa trên 3 khía cạnh: Khả năng phân chia (chiều ngang, chiều dọc, địa lý); Hình thức tổ chức (quy trình, quy định); Mức độ tập trung hóa (quyền quyết định).

Cơ cấu tổ chức trực tuyến (Simple Structure)

Đặc điểm: Người lãnh đạo ra toàn bộ quyết định, nhân viên thực hiện trực tiếp. Một người có thể kiêm nhiều việc.

Mô hình dạng bảng (chuyển từ sơ đồ):

GIÁM ĐỐC
Nhân viên 1	Nhân viên 2	Nhân viên n

Phân tích Ưu và Nhược điểm:

- Ưu điểm: Đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, thông tin trực tiếp.
- Nhược điểm: Không phát huy được tính sáng tạo, khó chuyên môn hóa, không phù hợp quy mô lớn.

Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng (Functional Structure)

Đặc điểm: Khi doanh nghiệp lớn mạnh, nhà lãnh đạo sử dụng các chuyên gia phụ trách từng lĩnh vực (Kế toán, Marketing, Điều hành...). Các bộ phận chức năng có quyền tham mưu hoặc quyết định trong phạm vi chuyên môn.

Lưu ý quan trọng cho sinh viên:
+ Sai lầm hay gặp: Nhầm lẫn giữa "Trực tuyến" và "Trực tuyến chức năng". Nhớ rằng ở mô hình trực tuyến, giám đốc làm tất cả; còn ở trực tuyến chức năng, quyền lực được chia sẻ cho các trưởng bộ phận chuyên môn.
+ Về nhân sự: Lao động lữ hành có tính "thời vụ", nên khi làm bài tập về định biên nhân sự, cần chú ý đến việc điều động lao động linh hoạt giữa các bộ phận.