Tóm tắt kiến thức cơ bản chương 2 - Nguyên lý kế toán (TNU)

I. Chứng từ kế toán

1. Khái niệm về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu hoặc dữ liệu điện tử có đầy đủ nội dung phản ánh chính xác, kịp thời nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và hoàn thành, làm cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán, kiểm tra, đối chiếu.

- Chứng từ thống nhất bắt buộc:
- Mẫu biểu, chỉ tiêu, phương pháp lập do Bộ Tài chính ban hành.
- Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu thu, Phiếu chi.
- Chứng từ hướng dẫn:
- Do đơn vị tự xây dựng, phù hợp đặc thù hoạt động.
- Ví dụ: Phiếu xuất kho nội bộ, Bảng phân bổ khấu hao độc lập.

Lưu ý: Không ký duyệt hoặc ghi sổ trên chứng từ khi thiếu thông tin cơ bản như ngày tháng, tên đơn vị, nội dung, số tiền và chữ ký.

2. Quy định chung về chứng từ

- Số liên của chứng từ phải đầy đủ, in rõ, niêm phong, không tẩy xóa.
- Ghi rõ ngày, tháng, năm, tên các bên tham gia và nội dung nghiệp vụ.
- Chứng từ bán hàng phải thể hiện thuế suất, số thuế và tổng thanh toán.
- Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, chống sửa đổi, có chữ ký số.

3. Phân loại chứng từ kế toán

3.1 Theo công dụng

Lưu ý: Chứng từ tổng hợp chỉ có giá trị khi kèm đủ chứng từ gốc.

3.2 Theo trình tự lập

- Chứng từ gốc: lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh, có giá trị pháp lý cao.
- Chứng từ tổng hợp: lập sau, phục vụ phân tích, kiểm tra, báo cáo.

3.3 Theo phương thức lập

- Một lần: ghi đầy đủ chi tiết, chuyển sổ ngay.
- Nhiều lần: ghi cộng dồn đến ngưỡng quy định rồi chuyển sổ.

3.4 Theo địa điểm lập

- Nội bộ: lập trong đơn vị để quản lý nội bộ.
- Bên ngoài: do bên thứ ba lập, ví dụ hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền ngân hàng.

3.5 Theo nội dung

Phân theo lĩnh vực: lao động – tiền lương, hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền tệ, chi phí sản xuất…

3.6 Theo tính cấp bách

- Thông thường: phản ánh theo định kỳ, quy trình chuẩn.
- Cảnh báo: phát sinh bất thường, vượt định mức, mất mát hoặc gian lận.

3.7 Theo dạng thể hiện

- Giấy tờ: mẫu giấy, phiếu viết tay hoặc in.
- Điện tử: dữ liệu số, mã hóa, có chữ ký số, lưu trữ trên hệ thống.

4. Kiểm tra và xử lý chứng từ

4.1 Kiểm tra

- So khớp nội dung với hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu.
- Xác minh tính hợp pháp, chính xác về số tiền, chữ ký và con dấu.
- Loại bỏ chứng từ không hợp lệ, yêu cầu sửa chữa hoặc lập lại.

4.2 Chỉnh lý

- Hoàn thiện thông tin: đơn giá, số lượng, trị giá, thuế suất.
- Áp dụng định khoản: xác định tài khoản nợ – có, tạm tính thuế GTGT, phân loại chi phí/phải thu.

4.3 Luân chuyển và ghi sổ

- Luân chuyển theo sơ đồ: lập bởi kế toán viên → kiểm tra kế toán trưởng → ghi sổ → lưu trữ.
- Ghi sổ sách: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết theo từng tài khoản.

4.4 Bảo quản & lưu trữ

- Chứng từ giấy: lưu kho theo tháng, năm, đánh dấu bìa, kê theo quy trình.
- Chứng từ điện tử: lưu trữ trên máy chủ, sao lưu hàng ngày, bảo mật tối thiểu 5–10 năm.

5. Danh mục chứng từ doanh nghiệp

Danh mục 37 mẫu biểu chia thành 5 nhóm chính:

- Lao động – tiền lương (12 mẫu)
- Hàng tồn kho (7 mẫu)
- Bán hàng (2 mẫu)
- Tiền tệ (10 mẫu)
- Tài sản cố định (6 mẫu)

II. Kiểm kê tài sản

1. Nội dung công tác kiểm kê

Đối chiếu số liệu sổ sách với tài sản thực tế (hàng hóa, TSCĐ, tiền mặt, chứng khoán), ghi nhận các chênh lệch do hao mòn, hư hỏng, mất mát, sai sót hoặc gian lận.

2. Tác dụng

- Ngăn ngừa thất thoát, tham ô và gian lận.
- Đảm bảo tính chính xác và trung thực của sổ sách kế toán.
- Cung cấp cơ sở cho việc điều chỉnh số liệu và lập báo cáo tài chính phù hợp thực tế.

3. Phân loại kiểm kê

3.1 Theo phạm vi

- Toàn diện: kiểm kê toàn bộ tài sản doanh nghiệp, tối thiểu 1 lần/năm, thực hiện trước ngày khóa sổ kế toán.
- Từng phần: kiểm kê theo nhóm tài sản (tiền mặt, hàng tồn kho, TSCĐ) khi cần.

3.2 Theo thời gian

- Định kỳ:
+ Hàng ngày: tiền mặt tại quỹ.
+ Hàng tuần: số dư tài khoản ngân hàng.
+ Hàng tháng: hàng tồn kho và công nợ.
+ Hàng quý: tài sản cố định.
+ Cuối năm: kiểm kê toàn diện.
- Bất thường: khi thay đổi quản lý, xảy ra sự cố, kiểm toán nội bộ yêu cầu.

4. Thủ tục & phương pháp

- Trước kiểm kê: lập kế hoạch, thành lập Ban kiểm kê, khóa sổ tạm thời, công bố lịch kiểm kê.
- Kiểm kê hiện vật: đếm, cân, đo, kiểm tra tình trạng, ghi biên bản chi tiết.
- Kiểm kê tiền gửi & chứng khoán: đối chiếu sao kê ngân hàng, xác nhận số dư.
- Sau kiểm kê: lập biên bản, đối chiếu chênh lệch, xác định nguyên nhân, điều chỉnh sổ kế toán bằng bút toán điều chỉnh, báo cáo kết quả.

Lưu ý: Dữ liệu kiểm kê phải được xác nhận bởi ít nhất 2 thành viên Ban kiểm kê để đảm bảo khách quan, tránh xung đột lợi ích.