Tóm tắt kiến thức cơ bản chương 2 - Quản trị Nhân lực (NEU)

I. Sự phân chia trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức

1. Sự phân chia trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực giữa bộ phận chức năng và những người quản lý khác

Quản lý nguồn nhân lực (NNL) là nhiệm vụ của mọi cấp quản lý, từ Tổng Giám đốc đến cấp Trưởng nhóm; các nhà quản lý trực tuyến (line managers) chịu trách nhiệm giải quyết trực tiếp các vấn đề nhân sự trong phạm vi đơn vị của mình. Bộ phận chức năng NNL (phòng/ban HR) đóng vai trò hỗ trợ, không thay thế người quản lý trực tiếp trong việc ra quyết định nhân sự.

Bộ phận HR thiết kế các công cụ (ví dụ phiếu đánh giá, mẫu bảng hồ sơ), xây dựng chính sách NNL, còn người quản lý trực tuyến triển khai và đánh giá hiệu quả thực hiện. Mỗi nhà quản lý trực tuyến chính là một "nhà quản lý NNL" trong đơn vị của mình, còn phòng HR chỉ là trợ thủ chuyên môn.

2. Vai trò và quyền hạn của Bộ phận chức năng về nguồn nhân lực

2.1 Vai trò tư vấn

- Chuyên gia HR thu thập, phân tích thông tin; đề xuất giải pháp về biên chế, đánh giá công việc, đào tạo, thiết kế lại công việc.
- HR cung cấp đầu vào (input) cho các quyết định nhân sự của nhà quản lý trực tuyến, nhưng quyết định cuối cùng thuộc về người quản lý đó.

2.2 Vai trò phục vụ

- Tiến hành các công việc tập trung như tuyển mộ, đào tạo định hướng, ghi chép hồ sơ, báo cáo nhân sự, phúc lợi.
- Tác vụ này tập trung tạo hiệu quả kinh tế so với việc nhiều đơn vị tự thực hiện riêng lẻ.

2.3 Vai trò kiểm tra

- Xây dựng chính sách, quy trình (quy chế) và giám sát việc thực hiện trong toàn tổ chức.
- HR đóng vai trò đại diện của quản lý cấp cao, đặc biệt quan trọng trong các mảng an toàn, tuyển dụng, quan hệ lao động, thù lao.

2.4 Các loại quyền hạn

II. Quy mô, cơ cấu của bộ phận nguồn nhân lực

Quy mô và cơ cấu phòng HR phụ thuộc vào:

- Khối lượng công việc cần xử lý (thu thập, tổng hợp, ra quyết định nhân sự).
- Quy mô tổ chức (công ty nhỏ, vừa, lớn, tập đoàn).
- Điều kiện bên ngoài (thị trường lao động, cạnh tranh, chính sách pháp luật).
- Điều kiện bên trong (đặc điểm công việc, trình độ nhân lực, quan hệ lao động, quan điểm quản lý).
 

Nguyên tắc xây dựng cơ cấu: - Cân đối: Số nhân sự, cơ sở vật chất, ngân sách cho phòng HR phải tương xứng với khối lượng công việc và đóng góp vào mục tiêu chung.
- Linh hoạt: Cơ cấu, quy định phải dễ điều chỉnh để đáp ứng kịp thời các yêu cầu NNL.

Ví dụ quy mô và tên gọi HR ở các doanh nghiệp Việt Nam thường đa dạng: “Phòng tổ chức lao động”, “Phòng tổ chức cán bộ”, “Phòng lao động – tiền lương”, hoặc sáp nhập với hành chính thành “Phòng tổ chức – hành chính”. Tuỳ điều kiện, có thể phân nhóm chức năng nhỏ: tuyển dụng, tiền lương, đào tạo, an toàn, quan hệ lao động.

Ví dụ cơ cấu theo quy mô tổ chức

Trong các công ty nước ngoài:

- HR trực thuộc Phó Tổng Giám đốc NNL hoặc Giám đốc HR, báo cáo trực tiếp TGĐ hoặc CEO, tương đương với các phòng Tài chính, Marketing.
- Ở công ty nhỏ: Giám đốc HR có thể kiêm một số nhân viên.
- Ở công ty lớn: HR chia thành nhiều phòng như Tuyển dụng, Tiền lương & Phúc lợi, Quan hệ lao động, Đào tạo & Phát triển, với chuyên gia phụ trách từng nhóm công việc.

III. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÁC NHÂN VIÊN CHUYÊN MÔN NGUỒN NHÂN LỰC

Nhân viên HR (bao gồm Giám đốc/Trưởng phòng, Chuyên viên HR, Nhân viên trợ giúp) phải là những chuyên gia từng trải, có kiến thức rộng về kinh tế, quản lý, tâm lý – xã hội học lao động, luật lao động, thống kê, tin học, ngoại ngữ.

1. Giám đốc (Trưởng phòng) NNL

- Quản lý chung các chức năng HR và phối hợp với các hoạt động khác của tổ chức.
- Ở công ty nhỏ: Có thể được thuê bên ngoài hoặc điều chuyển từ vị trí quản lý khác.
- Ở công ty lớn: Thường thăng tiến từ vị trí Chuyên viên HR.

2. Nhân viên chuyên môn NNL

- Là những kỹ sư, chuyên gia trong từng lĩnh vực chức năng: Xây dựng biên chế; Lương – Thưởng – Phúc lợi; Quan hệ lao động; Đào tạo & Phát triển.
- Thường có lộ trình thăng tiến: từ tuyển chọn nhân viên giản đơn, phỏng vấn, đến quản lý xây dựng biên chế toàn doanh nghiệp.
- Là "bàn đạp" để tiến lên vị trí Trưởng phòng/Phó Giám đốc.

3. Nhân viên trợ giúp

- Khoảng 50% vị trí trong phòng HR: Tiếp tân, đánh máy, quản lý hồ sơ, thu thập, báo cáo dữ liệu.
- Thường tốt nghiệp THPT hoặc Trung cấp chuyên nghiệp.
- Có thể thăng tiến lên Chuyên viên HR hoặc Giám đốc HR nếu được đào tạo bổ sung chuyên ngành.

4. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần có

- Kinh tế lao động & Tổ chức lao động khoa học: Giúp giải quyết các vấn đề năng suất, hiệu quả kinh tế, tổ chức tiền lương, lập kế hoạch NNL, bảo hiểm, phúc lợi.
- Luật lao động & Quan hệ lao động: Hiểu rõ quy định về giờ làm việc, tiền lương, bảo hiểm, kỷ luật lao động, đình công, giải quyết tranh chấp.
- Tâm lý – Xã hội học lao động: Biết cách đối xử hợp lý với lao động, sắp xếp bố trí, khơi dậy động lực, xử lý xung đột, duy trì quan hệ hài hòa.
- Thống kê học & Kỹ thuật: Thu thập, phân tích số liệu, xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, đề xuất khuyến khích tài chính.
- Quản trị kinh doanh, quản lý sản xuất, Marketing, Tài chính – Kế toán, Quản lý chất lượng: Hiểu mối liên hệ giữa các lĩnh vực, xây dựng chính sách HR đồng bộ với chiến lược doanh nghiệp.
- Tin học & Công cụ HR: Sử dụng thành thạo các công cụ khảo sát, phỏng vấn, đánh giá công việc, xây dựng hệ thống trả công, phương pháp đào tạo; thành thạo các phần mềm quản lý HR (HRIS).
- Ngoại ngữ: Giao tiếp với chuyên gia nước ngoài, nghiên cứu tài liệu, cập nhật phương pháp quản lý hiện đại.

5. Yêu cầu phẩm chất cá nhân

- Sáng tạo, năng động, thích nghi tốt để xử lý tình huống xung đột, điều hòa giữa tự do và kỷ luật.
- Có kiến thức sâu sắc về tổ chức, nắm rõ tình hình kinh tế – tài chính, văn hóa, công nghệ ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.
- Kỹ năng lắng nghe, thu thập ý kiến quần chúng, xử lý công bằng, không thiên vị.
- Nghị lực cao, sức khỏe tốt để năng động nắm bắt thay đổi, sáng tạo chính sách, hỗ trợ kịp thời các vấn đề công việc và quyền lợi nhân viên (bố trí, thuyên chuyển, kỷ luật, giải quyết khiếu nại…).