Tóm tắt kiến thức chương 3: Đấu thầu mua sắm (APD)

3.1. QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU TỔNG QUÁT

Quy trình tổ chức đấu thầu cơ bản gồm 5 bước liên tiếp: (1) Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, (2) Tổ chức lựa chọn nhà thầu, (3) Đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, (4) Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu, và (5) Hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Các bước này có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của từng dự án hoặc gói thầu. Dưới đây là sơ đồ tóm tắt quy trình này:

Hình 3.1. QUY TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ THẦU TỔNG QUÁT

3.1.1. Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Bước này do bên mời thầu thực hiện để chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động đấu thầu. Về cơ bản, việc chuẩn bị gồm 3 nội dung chính: lựa chọn danh sách ngắn (nếu cần), lập hồ sơ mời thầu (HSMT), hồ sơ yêu cầu (HSYC), và thẩm định, phê duyệt HSMT, HSYC.

3.1.1.1. Sơ tuyển nhà thầu

Sơ tuyển là việc đánh giá, tuyển chọn sơ bộ để loại bỏ các nhà thầu yếu kém, không đáp ứng yêu cầu tối thiểu. Sơ tuyển không bắt buộc nhưng thường được áp dụng cho các gói thầu có giá trị lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc biệt để chọn được các nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm thực sự.

- Lập hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm: Tài liệu này bao gồm các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. Tiêu chuẩn đánh giá sử dụng tiêu chí “đạt/không đạt” cho các gói thầu phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp. Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, sử dụng phương pháp chấm điểm theo thang điểm 100, với điểm tối thiểu là 60%.
- Thông báo mời sơ tuyển: Thông báo này được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và Báo Đấu thầu để thu hút các nhà thầu quan tâm. HSMT và HSYC được cung cấp miễn phí.
- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển: Hồ sơ nộp đúng hạn được tiếp nhận và quản lý theo chế độ “mật” cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển: Do tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện. Các nhà thầu đạt tất cả các nội dung sẽ được đưa vào danh sách ngắn.
- Trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển: Bên mời thầu trình kết quả lên chủ đầu tư để phê duyệt. Văn bản phê duyệt phải có danh sách ngắn các nhà thầu trúng sơ tuyển.
- Thông báo kết quả sơ tuyển: Bên mời thầu thông báo bằng văn bản kết quả cho các nhà thầu đã tham dự và đăng tải thông tin trên mạng đấu thầu quốc gia.

3.1.1.2. Lập Hồ sơ mời thầu

HSMT là tài liệu pháp lý quan trọng để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ và bên mời thầu đánh giá, lựa chọn nhà thầu. Việc lập HSMT có tính quyết định đến chất lượng và hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà thầu.

a) Căn cứ lập hồ sơ mời thầu:
- Quyết định phê duyệt dự án, quyết định đầu tư hoặc quyết định phê duyệt dự toán mua sắm.
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.
- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định liên quan.
- Các tài liệu về thiết kế, dự toán (đối với gói thầu xây lắp), yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa.

b) Xây dựng hồ sơ mời thầu:
HSMT gồm các phần: Chỉ dẫn đối với nhà thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, yêu cầu về kỹ thuật, yêu cầu về tài chính, tiêu chuẩn đánh giá và các yêu cầu khác cùng biểu mẫu. Tiêu chuẩn đánh giá không được nêu bất kỳ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cạnh tranh không bình đẳng.

c) Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ mời thầu:
- Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm: Sử dụng tiêu chí “đạt/không đạt” cho các gói thầu phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp và hỗn hợp. Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, sử dụng phương pháp chấm điểm, chiếm 10-20% tổng số điểm kỹ thuật.
- Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật: Áp dụng tiêu chí “đạt/không đạt” hoặc chấm điểm. Nội dung đánh giá dựa trên đặc tính kỹ thuật, giải pháp, tiến độ, bảo hành, uy tín nhà thầu...
- Tiêu chuẩn đánh giá về tài chính:
+ Phương pháp giá thấp nhất: Áp dụng cho nhiều loại gói thầu. Nhà thầu có giá so sánh thấp nhất sẽ xếp hạng nhất. Công thức: $G_s = G_{dt} \pm \text{hiệu chỉnh sửa lỗi} - \text{giảm giá} \pm \text{ưu đãi}$
+ Phương pháp giá đánh giá: Áp dụng cho các gói thầu phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp. Công thức: $G_{DG} = G \pm \Delta G + \Delta UD$ trong đó $G$ là giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch; $\Delta G$ là giá trị các yếu tố khác (vận hành, lãi vay, tiến độ...); $\Delta UD$ là giá trị ưu đãi.
+ Phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá: Áp dụng cho các gói thầu quy mô lớn, phức tạp. Điểm tổng hợp được xác định bằng công thức: $\text{Điểm tổng hợp} = D_{kỹ thuật} \times (K\%) + D_{tài chính} \times (G\%)$, trong đó K% và G% là tỷ trọng điểm về kỹ thuật và giá, tùy thuộc vào loại gói thầu.
+ Phương pháp giá cố định: Áp dụng cho gói thầu dịch vụ tư vấn. Nhà thầu có điểm kỹ thuật cao nhất sẽ được xếp hạng nhất, với giá đề nghị trúng thầu không vượt quá giá gói thầu đã được xác định.

3.1.1.3. Thẩm định hồ sơ mời thầu

Việc kiểm tra, đánh giá HSMT do Tổ thẩm định thực hiện để đảm bảo HSMT phù hợp với quy định của pháp luật, quy mô, mục tiêu của gói thầu. Hồ sơ trình thẩm định bao gồm tờ trình, dự thảo HSMT và các tài liệu liên quan. Nếu đáp ứng yêu cầu, chủ đầu tư sẽ phê duyệt HSMT.

3.1.2. Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu (Tổ chức đấu thầu)

Bước này bao gồm các hoạt động từ mời thầu đến khi mở thầu xong.

Hình 3.3. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

- Mời thầu: Bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Báo Đấu thầu hoặc gửi thư mời thầu trực tiếp.
- Phát hành HSMT: HSMT được bán hoặc cấp miễn phí cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu.
- Chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu: Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu và nộp trước thời điểm đóng thầu.
- Tiếp nhận, quản lý hồ sơ dự thầu: Hồ sơ được tiếp nhận và quản lý theo chế độ “mật”. Hồ sơ nộp sau thời điểm đóng thầu sẽ bị loại.
- Thành lập tổ chuyên gia: Gồm các cá nhân có năng lực, kinh nghiệm để đánh giá hồ sơ. Tổ chuyên gia có trách nhiệm trung thực, khách quan và bảo mật thông tin.
- Mở thầu: Là hoạt động công khai hồ sơ dự thầu ngay trong vòng 1 giờ kể từ thời điểm đóng thầu. Chỉ các hồ sơ hợp lệ, nộp đúng hạn mới được mở. Mọi thông tin tại buổi mở thầu đều được ghi lại vào biên bản.

3.1.3. Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu

Do Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện, gồm các bước đánh giá sơ bộ, đánh giá chi tiết, xếp hạng nhà thầu và thương thảo hợp đồng.

Hình 3.4. Đánh giá Hồ sơ dự thầu

- Nguyên tắc đánh giá: Căn cứ vào tiêu chuẩn trong HSMT và hồ sơ dự thầu đã nộp. Việc đánh giá được tiến hành trên bản chụp, nhà thầu chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữa bản gốc và bản chụp.
- Làm rõ hồ sơ dự thầu: Nhà thầu có thể bổ sung tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm nếu được yêu cầu. Tuyệt đối không được làm thay đổi nội dung cơ bản hoặc giá dự thầu đã nộp.
- Sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch:
+ Sửa lỗi: Sửa các sai sót số học. Lấy đơn giá làm cơ sở để sửa lỗi, trừ khi có sai khác bất thường.
+ Hiệu chỉnh sai lệch: Điều chỉnh các nội dung thiếu hoặc thừa so với HSMT. Giá trị phần chào thiếu sẽ được cộng thêm vào, phần chào thừa sẽ được trừ đi.
- Thương thảo hợp đồng: Bên mời thầu mời nhà thầu xếp thứ nhất để thống nhất các nội dung hợp đồng. Việc thương thảo không được làm thay đổi đơn giá dự thầu sau khi sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch.

3.1.4. Bước 4: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

- Thẩm định kết quả: Tổ chức thẩm định kiểm tra lại quy trình chấm thầu để đảm bảo tính công bằng và chính xác. Các tài liệu trình thẩm định bao gồm tờ trình, báo cáo đánh giá HSDT, biên bản thương thảo, v.v.
- Phê duyệt kết quả: Chủ đầu tư phê duyệt kết quả bằng văn bản dựa trên tờ trình của bên mời thầu và báo cáo thẩm định. Văn bản phê duyệt phải bao gồm tên nhà thầu trúng thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện.
- Công khai kết quả: Bên mời thầu phải thông báo cho các nhà thầu và đăng tải kết quả trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc Báo Đấu thầu trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định phê duyệt.

Hình 3.5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai KQLCNT

3.1.5. Bước 5: Hoàn thiện và Ký kết hợp đồng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình đấu thầu, nơi chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu chính thức hóa các thỏa thuận.

- Hoàn thiện hợp đồng: Hai bên thống nhất lại các nội dung đã thương thảo trước khi ký kết.
- Ký kết hợp đồng: Hợp đồng được ký kết khi hồ sơ dự thầu của nhà thầu còn hiệu lực và nhà thầu vẫn đáp ứng các tiêu chí đánh giá. Giá hợp đồng không được vượt quá giá trúng thầu, trừ trường hợp có phát sinh công việc.
- Các loại hợp đồng: Có 4 loại hợp đồng phổ biến:
+ Hợp đồng trọn gói: Giá cố định, không điều chỉnh, áp dụng cho các gói thầu đơn giản, quy mô nhỏ.
+ Hợp đồng theo đơn giá cố định: Đơn giá không thay đổi, thanh toán dựa trên khối lượng thực tế.
+ Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: Đơn giá có thể điều chỉnh dựa trên các thỏa thuận trong hợp đồng, áp dụng cho các công việc chưa xác định chính xác khối lượng.
+ Hợp đồng theo thời gian: Thanh toán dựa trên thời gian làm việc thực tế, áp dụng cho dịch vụ tư vấn.
- Điều chỉnh hợp đồng: Chỉ được thực hiện trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực và phải dựa trên các nguyên tắc cụ thể như bất khả kháng, thay đổi phạm vi công việc. Giá hợp đồng sau điều chỉnh không được vượt quá giá gói thầu ban đầu.
- Thanh toán hợp đồng: Giá trị thanh toán dựa trên hợp đồng đã ký kết, không phụ thuộc vào các định mức, đơn giá của Nhà nước. Phương thức thanh toán tùy thuộc vào loại hợp đồng (trọn gói, đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, theo thời gian).

3.2. QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CHI TIẾT

Dưới đây là các quy trình đấu thầu cụ thể áp dụng trong thực tiễn tại Việt Nam.

3.2.1. Quy trình lựa chọn danh sách ngắn

Nhằm rút ngắn thời gian đánh giá và lựa chọn nhà thầu, áp dụng cho đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển hoặc đấu thầu hạn chế.

3.2.1.1. Quy trình lựa chọn danh sách ngắn với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn

Bảng 3.6. Quy trình lựa chọn danh sách ngắn đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi

Bảng 3.7. Quy trình lựa chọn danh sách ngắn đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế

3.2.1.2. Quy trình lựa chọn danh sách ngắn đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp và hỗn hợp

Quy trình tương tự như trên nhưng sử dụng các thuật ngữ "Hồ sơ mời sơ tuyển (HSMST)" và "Hồ sơ dự sơ tuyển (HSDST)".

3.2.2. Quy trình đấu thầu rộng rãi, hạn chế áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp và hỗn hợp

Bảng 3.10. Quy trình tổng quát đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ

3.2.3. Quy trình đấu thầu rộng rãi, hạn chế áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Quy trình này tương tự như phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ nhưng có một số điểm khác biệt chính:

- Hồ sơ dự thầu của nhà thầu gồm hai túi: đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính, được niêm phong riêng biệt.
- Lễ mở thầu được tiến hành hai lần: lần 1 mở túi hồ sơ kỹ thuật, lần 2 chỉ mở túi hồ sơ tài chính của những nhà thầu đã đạt yêu cầu kỹ thuật.
- Phương pháp đánh giá về giá có thể áp dụng phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá.

3.2.4. Quy trình chào hàng cạnh tranh

Áp dụng cho các gói thầu có quy mô và tính chất đơn giản.

3.2.4.1. Quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường

Bảng 3.13. Quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường

3.2.4.2. Quy trình chào hàng cạnh tranh rút gọn

- Chuẩn bị và gửi bản yêu cầu báo giá: Bên mời thầu gửi yêu cầu báo giá cho tối thiểu 3 nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu. Yêu cầu báo giá phải bao gồm phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, thời hạn hiệu lực, và dự thảo hợp đồng.
- Tiếp nhận và đánh giá báo giá: Nhà thầu nộp báo giá. Bên mời thầu so sánh và lựa chọn nhà thầu có báo giá thấp nhất đáp ứng tất cả yêu cầu. Không cần bảo đảm dự thầu.
- Ký kết hợp đồng: Hợp đồng được ký kết sau khi chủ đầu tư phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh.

3.2.5. Quy trình chỉ định thầu

Áp dụng cho các gói thầu có tính chất đặc thù hoặc khẩn cấp.

3.2.5.1. Quy trình chỉ định thầu thông thường

Bảng 3.14. Quy trình chỉ định thầu thông thường

Chú ý: Quy trình chỉ định thầu thông thường được thực hiện tương tự như phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ.

3.2.5.2. Quy trình chỉ định thầu rút gọn

- Quy trình rút gọn cho gói thầu khẩn cấp: Đơn vị quản lý gói thầu giao ngay cho nhà thầu có năng lực. Trong vòng 15 ngày, các bên phải hoàn thiện thủ tục, thương thảo và ký kết hợp đồng. Kết quả phải được công khai.
- Quy trình rút gọn cho gói thầu trong hạn mức: Bên mời thầu gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được chỉ định. Hai bên hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Hợp đồng phải phù hợp với quyết định phê duyệt và biên bản thương thảo.

3.2.6. Quy trình mua sắm trực tiếp

Quy trình mua sắm trực tiếp được áp dụng tương tự như quy trình chỉ định thầu thông thường.

3.2.7. Quy trình tự thực hiện

- Đơn vị trực tiếp quản lý gói thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm, tài chính để tự thực hiện gói thầu.
- Phương án tự thực hiện phải bao gồm dự thảo hợp đồng hoặc thỏa thuận giao việc.
- Tổ chức quản lý tiến hành thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng với đơn vị phụ thuộc hoặc thỏa thuận giao việc với đơn vị thuộc tổ chức của mình.
- Việc giám sát gói thầu có thể do chủ đầu tư trực tiếp hoặc thuê tư vấn độc lập.

3.2.8. Quy trình lựa chọn nhà thầu cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn

Áp dụng để tuyển chọn tư vấn cá nhân (một hoặc một nhóm chuyên gia).

- Lập, trình và phê duyệt điều khoản tham chiếu: Bên mời thầu lập điều khoản tham chiếu, dự thảo hợp đồng và xác định danh sách từ 3-5 tư vấn cá nhân để trình chủ đầu tư phê duyệt.
- Gửi thư mời và đánh giá hồ sơ: Bên mời thầu gửi thư mời và điều khoản tham chiếu. Tư vấn cá nhân nộp hồ sơ lý lịch khoa học. Bên mời thầu đánh giá và mời tư vấn tốt nhất vào thương thảo hợp đồng.
- Ký kết hợp đồng: Hợp đồng được ký kết sau khi chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn tư vấn cá nhân.

3.2.9. Quy trình lựa chọn cộng đồng tham gia thực hiện gói thầu

Áp dụng cho các gói thầu thuộc chương trình mục tiêu quốc gia, xóa đói giảm nghèo hoặc gói thầu đơn giản mà cộng đồng địa phương có thể thực hiện.

- Tư cách hợp lệ: Cộng đồng dân cư, tổ chức, nhóm thợ tại địa phương sinh sống, cư trú và được hưởng lợi từ gói thầu.
- Quy trình thực hiện: Chủ đầu tư dự thảo hợp đồng, thông báo công khai để mời tham gia. Các cộng đồng quan tâm chuẩn bị hồ sơ năng lực. Chủ đầu tư đánh giá, đàm phán và ký kết hợp đồng với cộng đồng được lựa chọn.
- Thời gian: Tối đa 30 ngày từ khi thông báo đến khi ký hợp đồng.
- Tạm ứng, thanh toán và giám sát: Chủ đầu tư tạm ứng, thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Việc giám sát và nghiệm thu công trình có sự tham gia của chủ đầu tư, Ủy ban nhân dân cấp xã và đại diện cộng đồng.

3.2.10. Quy trình đối với mua sắm tập trung

Nhằm giảm chi phí, thời gian và tăng tính chuyên nghiệp. Mua sắm tập trung thường áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn hoặc chủng loại tương tự, được sử dụng phổ biến.

Bảng 3.15. Quy trình mua sắm tập trung tổng quát