Tóm tắt kiến thức chương 1 - Kỹ năng giao tiếp UFM

I. KHÁI NIỆM GIAO TIẾP

1. Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định.

2. Vai trò của giao tiếp

2.1. Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội

Giao tiếp là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của xã hội. Nếu không có sự liên hệ, quan tâm, tương tác lẫn nhau, xã hội sẽ chỉ là một tập hợp rời rạc các cá nhân đơn lẻ, không thể phát triển.

2.2. Vai trò của giao tiếp đối với cá nhân

- Phát triển tâm lí, nhân cách: Con người là "tổng hoà các mối quan hệ xã hội". Giao tiếp giúp cá nhân gia nhập cộng đồng, tiếp thu các kinh nghiệm, chuẩn mực xã hội (đạo đức, thẩm mỹ, pháp luật) để hình thành và hoàn thiện nhân cách. 
- Thoả mãn các nhu cầu: Giao tiếp giúp thoả mãn nhiều nhu cầu cơ bản như nhu cầu thông tin, nhu cầu được thừa nhận, quan tâm, và nhu cầu được hoà nhập.

2.3. Vai trò của giao tiếp trong công tác thư ký văn phòng

Hoạt động của người thư ký chủ yếu là hoạt động giao tiếp (tiếp khách, tổ chức họp, gọi điện, soạn thảo văn bản). Vì vậy, một người thư ký giỏi trước hết phải là một người giao tiếp giỏi.

II. CHỨC NĂNG CỦA GIAO TIẾP

Giao tiếp có 2 nhóm chức năng chính: chức năng xã hội và chức năng tâm lí.

1. Nhóm chức năng xã hội

- Chức năng thông tin: Trao đổi thông tin, kiến thức, kinh nghiệm. 
- Chức năng tổ chức, phối hợp hành động: Thống nhất, phân công, phối hợp hành động giữa nhiều người để hoàn thành mục tiêu chung. 
- Chức năng điều khiển: Ảnh hưởng, tác động đến người khác (thuyết phục, ám thị, bắt chước) để định hướng hành vi của họ. 
- Chức năng phê bình và tự phê bình: Nhìn nhận, đánh giá bản thân và người khác để cùng nhau tiến bộ.

2. Nhóm chức năng tâm lí

- Chức năng động viên, khích lệ: Khơi dậy những cảm xúc tích cực, tạo động lực, sự tự tin để hành động hiệu quả hơn. 
- Chức năng thiết lập, phát triển, củng cố các mối quan hệ: Là phương thức để tạo dựng quan hệ mới và duy trì, làm sâu sắc hơn các mối quan hệ đã có. 
- Chức năng cân bằng cảm xúc: Giải tỏa các trạng thái cảm xúc (vui, buồn, căng thẳng) thông qua việc chia sẻ, tìm kiếm sự đồng cảm. 
- Chức năng hình thành, phát triển tâm lí, nhân cách: (Nội dung tương tự phần vai trò của giao tiếp đối với cá nhân).

III. PHÂN LOẠI GIAO TIẾP

1. Phân loại giao tiếp theo tính chất của tiếp xúc

Dựa vào việc các chủ thể có gặp mặt trực tiếp hay không.

2. Phân loại giao tiếp theo quy cách của giao tiếp

Dựa vào mức độ ràng buộc bởi các quy định, thể chế.

Lưu ý: Trong công việc, người làm văn phòng, thư ký cần biết kết hợp khéo léo cả hai hình thức giao tiếp này. Giao tiếp không chính thức (như mời đối tác đi ăn, tham quan) có thể tạo không khí thân mật, cởi mở, giúp cho giao tiếp chính thức diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

3. Phân loại giao tiếp theo vị thế

Vị thế là mối tương quan về quyền lực, sự phụ thuộc, tầm ảnh hưởng giữa các bên tham gia giao tiếp.

+ Giao tiếp ở thế mạnh: Khi ta có ưu thế hơn đối phương (về chức vụ, kiến thức, nhu cầu...). 
+ Giao tiếp ở thế cân bằng: Khi hai bên ngang bằng nhau. 
+ Giao tiếp ở thế yếu: Khi ta ở vị thế thấp hơn, phụ thuộc hơn.

Lưu ý: Vị thế có tính tương đối, có thể ta mạnh ở mặt này nhưng yếu ở mặt khác. Cần nhận định đúng vị thế của mình và đối phương trong từng bối cảnh cụ thể để có cách ứng xử phù hợp, hiệu quả.

4. Phân loại giao tiếp theo số lượng người tham gia giao tiếp và tính chất của mối quan hệ giữa họ

- Giao tiếp giữa hai cá nhân: Hai người bạn nói chuyện. 
- Giao tiếp giữa cá nhân với nhóm: Thầy giáo giảng bài cho cả lớp. 
- Giao tiếp giữa các cá nhân trong nhóm: Một tổ sản xuất họp bình xét thi đua. 
- Giao tiếp giữa các nhóm: Cuộc đàm phán giữa hai phái đoàn công ty.