Kiến thức chương 7 - Quản trị chuỗi cung ứng - ĐH Thương mại

7. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHUỖI CUNG ỨNG

7.1. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHUỖI CUNG ỨNG

7.1.1. Thông tin trong chuỗi cung ứng

7.1.1.1. Vai trò và giá trị của thông tin trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng, thông tin là một trong ba dòng cấu trúc nền tảng, cùng với dòng vật chất và dòng tài chính. Dòng thông tin đóng vai trò dẫn dắt, kích hoạt và điều phối toàn bộ hoạt động của chuỗi cung ứng, đặc biệt là dòng thông tin nhu cầu và đơn hàng.

Thông tin được xem là “hệ tuần hoàn” của tổ chức và chuỗi cung ứng, kết nối các bộ phận nội bộ với nhau và kết nối doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. Nhờ thông tin, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, quy mô tăng trưởng, mức độ rủi ro và triển vọng phát triển.

Trong thực tiễn SCM, các vấn đề như tồn kho dư thừa, giao hàng chậm, hàng hóa hư hỏng, chi phí cao, sai lệch chứng từ… phần lớn bắt nguồn từ việc thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác, không kịp thời. Hệ thống thông tin giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề này và hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định phù hợp.

Thông tin tạo ra giá trị vượt trội cho chuỗi cung ứng thông qua 6 khía cạnh sau:

7.1.1.1.a. Kết nối (Connectivity): Thông tin cho phép các thành viên trong chuỗi tương tác thông suốt bất chấp khoảng cách địa lý thông qua mạng nội bộ, extranet, Internet, EDI… Qua đó hình thành các quá trình tích hợp và đồng bộ.

7.1.1.1.b. Hiển thị (Visibility): Khả năng hiển thị theo thời gian thực giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn cảnh tồn kho, sản xuất và phân phối, từ đó kiểm soát tốt hơn và phản ứng nhanh với biến động.

7.1.1.1.c. Cộng tác (Collaboration): Thông tin đóng vai trò là “chất kết dính” giữa các thành viên, cho phép chia sẻ dữ liệu, phối hợp ra quyết định và chuẩn hóa quy trình trong toàn chuỗi.

7.1.1.1.d. Tối ưu hóa (Optimization): Các công cụ CNTT phân tích nhiều phương án khác nhau để lựa chọn phương án tối ưu về chi phí, nguồn lực và mức độ phục vụ khách hàng.

7.1.1.1.e. Tác nghiệp (Execution): Hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động vận hành hằng ngày như quản lý kho, vận tải, lập lịch sản xuất, xử lý đơn hàng với độ chính xác và tốc độ cao.

7.1.1.1.f. Tốc độ (Speed): Nhờ thông tin, chuỗi cung ứng có thể phản ứng nhanh, linh hoạt và nhạy bén với nhu cầu thị trường và khách hàng.

Lưu ý dễ nhầm: Sinh viên thường cho rằng “thông tin chỉ hỗ trợ tác nghiệp”. Thực tế, thông tin tác động mạnh nhất ở cấp chiến lược và là nền tảng để đạt được lợi thế cạnh tranh dài hạn.

7.1.1.2. Các dòng thông tin trong chuỗi cung ứng

Dòng thông tin trong chuỗi cung ứng được chia thành 4 bậc, tương ứng với các cấp độ quản lý khác nhau, từ chiến lược đến giao dịch hằng ngày.

Phân tích tổng hợp: Cấp thông tin càng cao thì càng ít chi tiết nhưng đòi hỏi tư duy phân tích; cấp thông tin càng thấp thì càng chi tiết nhưng mang tính lặp lại và tự động hóa.

7.1.1.3. Yêu cầu chia sẻ thông tin trong chuỗi cung ứng

Chia sẻ thông tin là điều kiện tiên quyết để hình thành cộng tác hiệu quả trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về đối tượng, nội dung, thời điểm và phương thức chia sẻ.

Lợi ích của chia sẻ thông tin:

7.1.1.3.a. Giảm hiệu ứng roi da (Bullwhip Effect).
7.1.1.3.b. Phát hiện sớm rủi ro và điểm nghẽn trong chuỗi.
7.1.1.3.c. Cải thiện khả năng đáp ứng thị trường.
7.1.1.3.d. Nâng cao hiệu quả phối hợp vận chuyển và giao hàng.

Mô hình VMI (Vendor Managed Inventory) là ví dụ điển hình, trong đó nhà cung cấp dựa trên thông tin tồn kho của nhà bán lẻ để chủ động quyết định bổ sung hàng hóa, giúp giảm tồn kho và thiếu hụt.

Lưu ý: Chia sẻ thông tin hiệu quả phải dựa trên niềm tin và cam kết, nếu không sẽ làm gia tăng rủi ro lộ thông tin và xung đột lợi ích.

7.1.2. Hệ thống thông tin chuỗi cung ứng

7.1.2.1. Khái niệm và nguyên lý hoạt động

Hệ thống thông tin chuỗi cung ứng (SCIS) là tập hợp con người, quy trình và công nghệ nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải dữ liệu giữa doanh nghiệp, nhà cung cấp và khách hàng để tối ưu hóa toàn bộ chuỗi.

Nguyên lý hoạt động cơ bản của SCIS:

7.1.2.1.a. Nhập dữ liệu đầu vào từ các giao dịch và hoạt động.
7.1.2.1.b. Xử lý dữ liệu thành thông tin có ý nghĩa.
7.1.2.1.c. Xuất thông tin phục vụ người sử dụng.
7.1.2.1.d. Lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
7.1.2.1.e. Kiểm soát và phản hồi để điều chỉnh hệ thống.

Phân biệt quan trọng: Dữ liệu là đầu vào chưa xử lý, còn thông tin là dữ liệu đã được giá trị hóa để hỗ trợ quyết định.

7.1.2.2. Chức năng của hệ thống thông tin chuỗi cung ứng

Hệ thống thông tin chuỗi cung ứng thực hiện các chức năng chính:

7.1.2.2.a. Gắn kết các bộ phận và đối tác.
7.1.2.2.b. Hỗ trợ tác nghiệp và giảm sai sót thủ công.
7.1.2.2.c. Hỗ trợ ra quyết định quản trị.
7.1.2.2.d. Hỗ trợ hoạch định, điều hành và kiểm soát chuỗi.
7.1.2.2.e. Phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro.

7.2. CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHUỖI CUNG ỨNG

7.2.1. Mô hình cấu trúc thông tin tổng thể

Mô hình tổng thể gồm bốn hệ con chính:

7.2.1.a. Hệ quản lý giao dịch (TMF).
7.2.1.b. Hệ hỗ trợ quyết định (DSS).
7.2.1.c. Hệ quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM).
7.2.1.d. Hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM).

7.2.2. Cấu trúc hạ tầng hệ thống thông tin chuỗi cung ứng

Hạ tầng hệ thống thông tin gồm: phần cứng, mạng truyền thông, cơ sở dữ liệu và phần mềm, tạo nền tảng kỹ thuật cho việc chia sẻ và xử lý thông tin.

7.2.3. Yếu tố quyết định thiết kế và vận hành

Ba nhóm yếu tố quyết định:

7.2.3.a. Con người: quyết định hiệu quả sử dụng hệ thống.
7.2.3.b. Tổ chức: hệ thống phải phù hợp với cơ cấu và văn hóa DN.
7.2.3.c. Công nghệ: lựa chọn công nghệ phù hợp với chiến lược.

7.3. MỘT SỐ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

7.3.1. Công nghệ RFID

RFID cho phép nhận dạng và theo dõi hàng hóa tự động, giúp truy xuất nguồn gốc, giảm chi phí, hạn chế hàng giả và nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.

7.3.2. Công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

EDI là hình thức trao đổi dữ liệu chuẩn hóa giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, giúp tăng tốc độ xử lý, giảm chi phí giao dịch và hạn chế sai sót.

Kết luận ôn thi: Chương 7 nhấn mạnh rằng trong bối cảnh chuyển đổi số, năng lực quản trị thông tin và hệ thống thông tin chính là yếu tố quyết định hiệu quả, khả năng cạnh tranh và sự bền vững của chuỗi cung ứng.