Kiến thức cơ bản Chương 4 - Quản Trị Chuỗi Cung Ứng HCE

4.1. Khái niệm, vị trí, phân loại các hoạt động logistics trong chuỗi cung ứng

4.1.1. Khái niệm, vị trí logistics trong chuỗi cung ứng

• Khái niệm: “Logistics” có gốc từ tiếng Hy Lạp logistikos, ban đầu dùng cho hoạt động hậu cần trong quân đội; ngày nay được mở rộng sang lĩnh vực kinh tế, chỉ toàn bộ các hoạt động tổ chức, vật chất, kỹ thuật bảo đảm cho quá trình chủ yếu diễn ra đúng mục tiêu. Nói cách khác, logistics nghiên cứu quy luật vận động của cung ứng và đảm bảo điều kiện tổ chức – vật chất – kỹ thuật để đạt mục tiêu đã định.
  Lịch sử cho thấy logistics không mới: từ việc cất giữ lương thực sau mùa vụ, con đường tơ lụa…, và khi hệ thống vận tải, bảo quản yếu kém thì giao thương bị hạn chế — hàm ý vị trí của logistics là tối quan trọng để thương mại vận hành trơn tru.
  
   
• Vị trí trong chuỗi cung ứng: Trong chuỗi giá trị và chuỗi cung ứng, logistics gắn với dòng đầu vào (inbound), dòng đầu ra (outbound) và cả dòng ngược (reverse) — bảo đảm nguyên liệu đi vào cơ sở sản xuất, thành phẩm đi tới khách hàng đúng nơi đúng lúc và xử lý dòng hàng hỏng, trả lại, bao bì quay vòng.
  
   

4.1.2. Phân loại các hoạt động logistics trong chuỗi cung ứng

Có thể phân loại theo hướng vận động vật chất (đầu vào, đầu ra, ngược) như trên; đồng thời theo đối tượng hàng hóa bởi đặc trưng vật chất khác nhau kéo theo cách tổ chức logistics khác nhau (hàng tiêu dùng nhanh, ô tô, hóa chất, điện tử, dầu khí…). Phân loại này giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình, đầu tư, hiện đại hóa hoạt động logistics phù hợp từng ngành hàng.

4.2. Các hoạt động logistics chức năng

4.2.1. Dịch vụ khách hàng

• Vai trò khởi phát: Nhu cầu khách hàng là điểm xuất phát của toàn bộ logistics; các yêu cầu thể hiện qua đơn đặt hàng. Đáp ứng đầy đủ đơn hàng trong giới hạn nguồn lực logistics là tiền đề của mọi tác nghiệp. Hoạt động đáp ứng khách hàng (Customer Response) gồm dịch vụ khách hàng và chu kỳ đặt hàng.
  
   
• Chính sách dịch vụ: Do mục tiêu tối thượng của logistics là thỏa mãn yêu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất, doanh nghiệp phải xác định trước tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng và chính sách dịch vụ làm “đòn mở” cho các quyết định còn lại (vận chuyển, kho, dự trữ, phân phối…). Chính sách này quy định rõ mức độ, giới hạn cam kết dịch vụ và là bước đầu tiên khi thiết kế hệ thống logistics.
  
   
• Hàm ý quản trị: Một hệ thống đo lường mức độ hoàn thành đơn hàng, thời gian chu kỳ, tỷ lệ đúng hẹn, tỷ lệ đầy đủ… sẽ giúp liên kết mục tiêu dịch vụ với kế hoạch dự trữ, vận chuyển, kho bãi và thông tin.
  
   

4.2.2. Hệ thống thông tin logistics

• Khái niệm & vai trò: Thông tin là “chất kết dính” các hoạt động logistics, cung cấp cơ sở cho lập kế hoạch – thực thi – kiểm soát; nếu không quản trị tốt thông tin, nhà quản trị không biết khách hàng cần gì, cần bao nhiêu, khi nào sản xuất và vận chuyển. Hệ thống thông tin logistics (LIS) là một phần của hệ thống thông tin doanh nghiệp, tập trung vào những vấn đề đặc thù như quy mô/mạng lưới cơ sở logistics, mua hàng và dự trữ, lựa chọn phương thức vận tải…
  
   
• Hàm ý thiết kế: LIS cần tích hợp dữ liệu đơn hàng, tồn kho, vận tải, kho bãi; cho phép theo dõi lô hàng theo thời gian thực, dự báo nhu cầu, lập lịch vận chuyển, và hỗ trợ chuẩn hóa quy trình từ đặt hàng đến giao hàng.
  
   

4.2.3. Quản trị dự trữ (tồn kho)

• Khái niệm: Dự trữ là hình thái kinh tế của sự vận động sản phẩm hữu hình (vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm…) trong hệ thống logistics nhằm thỏa mãn nhu cầu sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp nhất.
  
   
• Ba chức năng cơ bản:
  
   
  1. Cân đối cung – cầu theo lượng, không gian, thời gian.
     
      
  2. Điều hòa biến động (nhu cầu, chu kỳ nhập hàng), gồm cả dự trữ bảo hiểm.
     
      
  3. Giảm chi phí nhờ tạo lô vận chuyển/ sản xuất kinh tế, dù tăng chi phí dự trữ nhưng chi phí tổng thể giảm.
     
      
• Gợi ý phân loại: Theo vị trí trên dây chuyền cung ứng; hoặc theo yếu tố cấu thành dự trữ trung bình như dự trữ chu kỳ… để tiện thiết kế chính sách kiểm soát, bố trí kho và phối hợp vận tải.
  
   
• Hàm ý quản trị: Mục tiêu là mức dự trữ “đủ dùng” để bảo đảm dịch vụ nhưng tránh ứ đọng vốn; gắn chặt với dự báo nhu cầu, kế hoạch sản xuất – phân phối và năng lực kho – vận tải.
  
   

4.2.4. Quản trị vận chuyển

• Khái niệm & vị trí: Vận chuyển là sự di chuyển hàng hóa trong không gian để thực hiện yêu cầu mua bán, dự trữ của sản xuất – kinh doanh; là “sợi chỉ liên kết” các tác nghiệp ở các địa bàn khác nhau: đưa nguyên vật liệu/ bán thành phẩm đến các cơ sở trong mạng lưới, chuyển thành phẩm đến đúng nơi – đúng lúc – an toàn – chi phí thỏa thuận. Vì vậy vận chuyển đồng thời phục vụ hai nhiệm vụ: nâng cao chất lượng dịch vụ logistics và giảm chi phí.
  
   
• Tiêu chí & quy trình lựa chọn nhà vận tải: Doanh nghiệp thường đánh giá độ tin cậy, năng lực chuyên chở, tính linh hoạt, an toàn hàng hóa…, sau đó thực hiện quy trình lựa chọn gồm: xác định tiêu thức & trọng số, chọn đơn vị vận tải, giám sát – đánh giá dịch vụ.
  
   
• Hàm ý quản trị: Phối hợp vận chuyển với kế hoạch kho và dự trữ để tối ưu hóa tần suất – kích thước lô hàng, giảm thời gian dẫn, hạn chế chuyển tải và rủi ro đứt gãy.
  
   

4.2.5. Quản trị kho hàng

• Khái niệm & vai trò: Kho là cơ sở logistics thực hiện dự trữ – bảo quản – chuẩn bị hàng để cung ứng cho khách với mức dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. Kho trực tiếp thực hiện nhiều tác nghiệp logistics (tổ chức dự trữ, bảo quản, chuẩn bị lô hàng), qua đó:
  (i) Bảo đảm liên tục cho sản xuất & phân phối trước biến động nhu cầu và nguồn cung;
  (ii) Góp phần giảm chi phí nhờ chủ động tạo lô kinh tế trong sản xuất – vận chuyển – phân phối.
  
   
• Nghiệp vụ kho cốt lõi: Mọi quá trình nghiệp vụ kho đều gồm ba công đoạn: nhập hàng – tác nghiệp trong kho – giao hàng; quá trình phải được tổ chức để đáp ứng trao đổi hàng qua kho với chi phí thấp nhất, tùy thuộc loại hàng và loại kho.
  
   
• Hàm ý thiết kế – vận hành: Xác định rõ công năng diện tích (nhập/xuất, gom đơn, dự trữ ngắn – dài ngày, khu bao bì, lối đi thiết bị…) và gắn chỉ tiêu vận hành (vòng quay, thời gian lưu kho, tỷ lệ hư hỏng) với mục tiêu dịch vụ.
  
   

4.2.6. Quản lý vật tư – mua hàng

• Khái niệm & vai trò: “Mua” vừa là hành vi thương mại vừa là chuỗi hoạt động tạo nguồn lực đầu vào cho doanh nghiệp, nhằm đáp ứng yêu cầu dự trữ – sản xuất – bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Hoạt động mua bảo đảm bổ sung dự trữ kịp thời, giảm chi phí, nâng hiệu quả sử dụng vốn.
  
   
• Mục tiêu quản trị: Hợp lý hóa dự trữ, đảm bảo chất lượng – tiến độ cung ứng, củng cố quan hệ nhà cung cấp, đồng thời phối hợp chặt với sản xuất – kho – vận tải để kiểm soát tốt dòng vật tư từ nhà cung cấp, qua chế tạo, đến phân phối.
  
   
• Hàm ý phối hợp chuỗi: Khi tham gia thị trường quốc tế, chi phí liên quan tới vật tư rất đa dạng (tỷ giá, vận chuyển, thuế, thông tin, nghĩa vụ XNK…). Cách tiếp cận hiện đại nhấn mạnh quản lý thống nhất giữa mua – lập kế hoạch/kiểm soát sản xuất – phân phối (thay vì tách rời theo cách truyền thống), để tối ưu toàn chuỗi.