Kiến thức chương 2 - Business Analysis Key Concepts

Chương 2: Các Khái Niệm Quan Trọng Trong Phân Tích Nghiệp Vụ

Chương này cung cấp một nền tảng kiến thức cơ bản giúp các nhà phân tích nghiệp vụ nắm được những ý tưởng cốt lõi để áp dụng hướng dẫn vào công việc hàng ngày của họ.

Các nội dung chính của chương bao gồm:

• Mô hình Khái niệm Cốt lõi của Phân tích Nghiệp vụ™ (BACCM™).
• Các thuật ngữ quan trọng.
• Sơ đồ phân loại yêu cầu.
• Các bên liên quan.
• Sự khác biệt giữa yêu cầu và thiết kế.

2.1 Mô hình Khái niệm Cốt lõi của Phân tích Nghiệp vụ™ (BACCM™)

2.1.1 Khái niệm

Mô hình BACCM™ là một khung khái niệm dành cho lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Nó bao gồm sáu thuật ngữ chung, giúp các nhà phân tích nghiệp vụ dễ dàng thảo luận về lĩnh vực này và các mối quan hệ của nó. Sáu thuật ngữ này được gọi là các khái niệm cốt lõi (core concepts).

Sáu khái niệm cốt lõi bao gồm: Thay đổi (Change), Nhu cầu (Need), Giải pháp (Solution), Bên liên quan (Stakeholder), Giá trị (Value) và Bối cảnh (Context). Tất cả sáu khái niệm này đều bình đẳng, cần thiết và không có khái niệm nào quan trọng hơn khái niệm nào. Mỗi khái niệm được định nghĩa bởi năm khái niệm còn lại và chỉ có thể được hiểu đầy đủ khi tất cả các khái niệm đã được hiểu. Việc hiểu các khái niệm này là rất quan trọng để biết loại thông tin nào cần được thu thập, phân tích hoặc quản lý trong các nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ.

2.1.2 Bảng tóm tắt các khái niệm cốt lõi

Hình 2.1.1: Mô hình BACCM™

Hình ảnh này minh họa mối quan hệ tương hỗ và tuần hoàn của sáu khái niệm cốt lõi trong Mô hình Khái niệm Cốt lõi của Phân tích Nghiệp vụ (BACCM™): Thay đổi (Changes), Nhu cầu (Needs), Giải pháp (Solutions), Bên liên quan (Stakeholders), Giá trị (Value) và Bối cảnh (Contexts). Các mũi tên hai chiều cho thấy mỗi khái niệm có mối quan hệ và ảnh hưởng lẫn nhau, nhấn mạnh rằng không có khái niệm nào tồn tại độc lập mà phải được hiểu trong mối tương quan với các khái niệm còn lại.

Mục đích của mô hình là cung cấp một ngôn ngữ và khung hiểu chung cho các nhà phân tích nghiệp vụ, bất kể ngành nghề hay phương pháp luận. Sáu khái niệm này đều bình đẳng và cần thiết. Chu trình này có thể được hiểu là một Nhu cầu (Need) thúc đẩy một Thay đổi (Change), dẫn đến việc phát triển một Giải pháp (Solution) nhằm mang lại Giá trị (Value) cho các Bên liên quan (Stakeholders), tất cả đều diễn ra trong một Bối cảnh (Context) cụ thể. Nếu một trong các yếu tố thay đổi, nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố khác. Việc hiểu rõ mối quan hệ này giúp các nhà phân tích nghiệp vụ đưa ra các quyết định sáng suốt và đảm bảo công việc của họ luôn hướng tới việc tạo ra giá trị thực sự.

2.2 Các Thuật ngữ Quan trọng

Phần này cung cấp định nghĩa cho các khái niệm thiết yếu được nhấn mạnh trong BABOK® Guide.

• Phân tích Nghiệp vụ (Business Analysis): là hoạt động cho phép thay đổi trong một doanh nghiệp bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất các giải pháp mang lại giá trị cho các bên liên quan.
• Thông tin Phân tích Nghiệp vụ (Business Analysis Information): là tập hợp các thông tin đa dạng mà nhà phân tích nghiệp vụ phân tích, chuyển đổi và báo cáo. Thông tin này có thể là đầu vào hoặc đầu ra của công việc phân tích nghiệp vụ, ví dụ như yêu cầu, thiết kế, lựa chọn giải pháp và chiến lược thay đổi.
• Thiết kế (Design): là một biểu diễn có thể sử dụng được của một giải pháp. Thiết kế tập trung vào việc hiểu cách một giải pháp có thể hiện thực hóa giá trị nếu được xây dựng.
• Doanh nghiệp (Enterprise): là một hệ thống gồm một hoặc nhiều tổ chức và các giải pháp họ sử dụng để theo đuổi các mục tiêu chung. Ranh giới của một doanh nghiệp có thể không bị giới hạn bởi một pháp nhân hay tổ chức.
• Tổ chức (Organization): là một nhóm người tự trị dưới sự quản lý, làm việc vì các mục tiêu chung. Tổ chức có ranh giới rõ ràng và hoạt động liên tục, khác với một nhóm dự án có thể giải thể.
• Kế hoạch (Plan): là một đề xuất để làm hoặc đạt được điều gì đó. Một kế hoạch mô tả các sự kiện, trình tự, lịch trình, tài nguyên và các bên liên quan cần thiết.
• Yêu cầu (Requirement): là một biểu diễn có thể sử dụng được của một nhu cầu. Yêu cầu tập trung vào việc hiểu loại giá trị nào có thể được mang lại nếu nó được thực hiện.
• Rủi ro (Risk): là tác động của sự không chắc chắn lên giá trị của một thay đổi, giải pháp hoặc doanh nghiệp. Các nhà phân tích nghiệp vụ cộng tác để xác định, đánh giá và xử lý rủi ro.

2.3 Sơ đồ Phân loại Yêu cầu

BABOK® Guide phân loại các yêu cầu thành bốn loại chính:

• Yêu cầu nghiệp vụ (Business requirements): là các tuyên bố về mục tiêu, mục đích và kết quả, mô tả lý do khởi xướng một sự thay đổi. Chúng có thể áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc một lĩnh vực kinh doanh cụ thể.
• Yêu cầu của bên liên quan (Stakeholder requirements): mô tả các nhu cầu của các bên liên quan cần được đáp ứng để đạt được các yêu cầu nghiệp vụ. Chúng đóng vai trò là cầu nối giữa yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu giải pháp.
• Yêu cầu giải pháp (Solution requirements): mô tả các khả năng và phẩm chất của một giải pháp để đáp ứng nhu cầu của bên liên quan. Chúng được chia thành hai loại phụ:
  • Yêu cầu chức năng (functional requirements): mô tả các khả năng liên quan đến hành vi và thông tin mà giải pháp phải có.
  • Yêu cầu phi chức năng (non-functional requirements): mô tả các điều kiện hoặc phẩm chất mà giải pháp phải duy trì hiệu quả, không liên quan trực tiếp đến chức năng.
• Yêu cầu chuyển đổi (Transition requirements): mô tả các khả năng cần thiết để chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai, nhưng không còn cần thiết sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Chúng có tính chất tạm thời, ví dụ như các yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và tính liên tục của nghiệp vụ.

2.4 Các Bên liên quan

Một bên liên quan là một cá nhân hoặc nhóm mà nhà phân tích nghiệp vụ tương tác, người tham gia hoặc bị ảnh hưởng bởi một nhiệm vụ. Một cá nhân có thể đảm nhận nhiều hơn một vai trò. BABOK® Guide liệt kê một số vai trò chung, mặc dù đây không phải là danh sách đầy đủ.

• Nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst): Vốn dĩ là một bên liên quan trong mọi hoạt động phân tích nghiệp vụ.
• Khách hàng (Customer): Người sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
• Chuyên gia về lĩnh vực nghiệp vụ (Domain Subject Matter Expert - DSME): Cá nhân có kiến thức chuyên sâu về một chủ đề liên quan đến nhu cầu nghiệp vụ hoặc phạm vi giải pháp.
• Người dùng cuối (End User): Các bên liên quan tương tác trực tiếp với giải pháp.
• Chuyên gia về triển khai (Implementation Subject Matter Expert - ISME): Cá nhân có chuyên môn về việc triển khai một hoặc nhiều thành phần giải pháp.
• Hỗ trợ vận hành (Operational Support): Chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống hoặc sản phẩm hàng ngày.
• Quản lý dự án (Project Manager): Chịu trách nhiệm quản lý công việc để cung cấp một giải pháp đáp ứng nhu cầu, cân bằng các yếu tố như phạm vi, ngân sách, lịch trình và rủi ro.
• Cơ quan quản lý (Regulator): Chịu trách nhiệm định nghĩa và thực thi các tiêu chuẩn.
• Nhà tài trợ (Sponsor): Chịu trách nhiệm khởi xướng nỗ lực, ủy quyền công việc và kiểm soát ngân sách cũng như phạm vi.
• Nhà cung cấp (Supplier): Bên liên quan bên ngoài tổ chức, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Người kiểm thử (Tester): Chịu trách nhiệm xác minh rằng giải pháp đáp ứng các yêu cầu và các tiêu chuẩn chất lượng.

2.5 Yêu cầu và Thiết kế

Yêu cầu và thiết kế là hai hoạt động cốt lõi của phân tích nghiệp vụ. Yêu cầu tập trung vào nhu cầu, trong khi thiết kế tập trung vào giải pháp. Mặc dù các kỹ thuật để thu thập và phân tích cả hai có thể tương tự, sự khác biệt giữa chúng không phải lúc nào cũng rõ ràng.

Có một mối quan hệ tuần hoàn giữa yêu cầu và thiết kế: một yêu cầu dẫn đến một thiết kế, và thiết kế đó có thể dẫn đến việc khám phá thêm các yêu cầu mới. Quá trình này mang tính đệ quy và phức tạp. Nhà phân tích nghiệp vụ chịu trách nhiệm định nghĩa cả hai và thường xem xét các thiết kế cuối cùng để đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu ban đầu.

Bảng tóm tắt mối quan hệ giữa Yêu cầu và Thiết kế

Dù bên liên quan trình bày một nhu cầu hay một giải pháp giả định, vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ là liên tục đặt câu hỏi "tại sao?" để hiểu tại sao yêu cầu hoặc thiết kế này lại cần thiết để mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Hình 2.5.1: Chu trình Yêu cầu và Thiết kế

Hình ảnh này minh họa một chu trình tuần hoàn thể hiện mối quan hệ giữa các loại yêu cầu khác nhau và thiết kế trong quá trình phân tích nghiệp vụ. Chu trình này nhấn mạnh rằng quá trình phân tích nghiệp vụ không tuyến tính mà là một quá trình lặp đi lặp lại để tinh chỉnh sự hiểu biết về nhu cầu và giải pháp.

Chu trình bắt đầu với Yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirements), trả lời câu hỏi "Tại sao tôi muốn nó?" và xác định lý do cốt lõi của sự thay đổi. Tiếp theo là Yêu cầu của bên liên quan (Stakeholder Requirements), xác định nhu cầu của các bên liên quan để đạt được mục tiêu nghiệp vụ. Từ đó, Yêu cầu giải pháp (Solution Requirements) được phát triển, mô tả các khả năng cụ thể của giải pháp. Yêu cầu chuyển đổi (Transition Requirements) mô tả các điều kiện tạm thời cần thiết để di chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai. Dựa trên các yêu cầu giải pháp, Thiết kế (Design) được tạo ra, tập trung vào cách giá trị sẽ được hiện thực hóa. Cuối cùng, Đánh giá Kết quả (Assess Outcomes) được thực hiện để xác định liệu thiết kế có đáp ứng các yêu cầu ban đầu và mang lại giá trị mong muốn hay không. Chu trình này tiếp tục lặp lại cho đến khi các yêu cầu được đáp ứng và giá trị được cung cấp.