Kiến Thức Cơ Bản Chương 5 – Quản trị học ĐH Kinh tế HCE

5.1. KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 

5.1.1. Khái niệm:

• Kiểm tra là quá trình xác định kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn kế hoạch, phát hiện sai lệch, tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp điều chỉnh.

5.1.2. Bản chất:

• Là hệ thống phản hồi kết quả:
  • Đo lường kết quả -> So sánh với tiêu chuẩn -> Xác định sai lệch -> Tìm nguyên nhân -> Đề ra biện pháp -> Thực hiện điều chỉnh.
• Là hệ thống phản hồi dự báo:
  • Giám sát đầu vào và quá trình thực hiện để đảm bảo đầu ra phù hợp mục tiêu.
• Hệ thống kiểm tra hiệu quả = Kết hợp hai hệ thống trên.

5.1.3. Vai trò:

• Đảm bảo kế hoạch thực hiện hiệu quả, kịp thời sửa sai.
• Củng cố quyền lực quản trị của lãnh đạo.
• Theo dõi và đối phó với thay đổi môi trường.
• Là tiền đề hoàn thiện, đổi mới và cải tiến liên tục.
• Hỗ trợ thực hiện các chức năng quản trị khác như chỉ huy, ủy quyền.

5.2. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỦA KIỂM TRA 

5.2.1. Nội dung kiểm tra:

• Tập trung vào khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra trọng điểm.

5.2.1.1. Kiểm tra hành vi:

• Quan sát hành vi cá nhân; sử dụng các phương pháp:
  • Tuyển chọn nhân sự phù hợp.
  • Văn hóa tổ chức (giá trị, chuẩn mực).
  • Tiêu chuẩn hóa (luật lệ, mô tả công việc).
  • Huấn luyện và đánh giá thái độ.

5.2.1.2. Kiểm tra tài chính:

• Phương pháp:
  • Hoạch định ngân sách: phân bổ hợp lý, kiểm soát chi phí.
  • Phân tích so sánh: sử dụng các chỉ số tài chính (tỷ số lợi nhuận, thanh khoản, hoạt động, đòn bẩy).

5.2.1.3. Kiểm tra thông tin:

• Kiểm tra độ chính xác, trung thực, khách quan của thông tin.
• Có thể lập bộ phận chuyên trách xử lý và kiểm tra thông tin.

5.2.2. Yêu cầu của kiểm tra:

• Có trọng điểm.
• Tiến hành tại nơi diễn ra hoạt động.
• Toàn diện về nguyên nhân sai lệch.
• Xây dựng hệ thống ba cấp độ kiểm tra (tự kiểm tra -> cấp trên -> chuyên trách).
• Dựa trên kế hoạch và cấp bậc đối tượng kiểm tra.
• Phù hợp với phong cách lãnh đạo, văn hóa tổ chức.
• Công khai, khách quan, chính xác.
• Hiệu quả, tiết kiệm, dẫn tới hành động.
• Phải đồng bộ, linh hoạt, đa dạng.

5.3. QUY TRÌNH KIỂM TRA 

5.3.1. Chuẩn bị kiểm tra:

• Xây dựng kế hoạch, nội dung, tiêu chuẩn, phương pháp, phân công, tài chính.

5.3.2. Thu thập và phân tích thông tin:

• Thu thập từ nhiều nguồn, đảm bảo độ tin cậy.
• Phân tích: phân loại, đo lường, làm rõ thực trạng.

5.3.3. So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn:

• Đánh giá mức độ phù hợp.

5.3.4. Xác định sai lệch và nguyên nhân:

• Đo lường mức độ sai lệch, nguyên nhân, hậu quả.

5.3.5. Kết luận và điều chỉnh:

• Chỉ ra ưu điểm, hạn chế, trách nhiệm.
• Đưa ra biện pháp: điều chỉnh kế hoạch, tổ chức, nhân sự, huấn luyện...

5.4. CÁC HÌNH THỨC VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA 

5.4.1. Hình thức kiểm tra:

• Theo quá trình: Trước hoạt động, Trong hoạt động, Sau hoạt động.
• Theo mức độ: Toàn bộ, Bộ phận, Cá nhân.
• Theo tần suất: Đột xuất, Định kỳ, Liên tục.
• Theo chủ thể:
  • Lãnh đạo tổ chức (HĐQT, giám đốc, chủ sở hữu).
  • Người thực hiện nhiệm vụ (tự kiểm tra).
  • Cán bộ chuyên trách.

5.4.2. Kỹ thuật kiểm tra: 

5.4.2.1. Truyền thống:

• Dữ liệu thống kê: Biểu đồ nhân quả, Pareto, phân tán, phân bố, kiểm tra…
• Báo cáo tài chính: theo dõi tài sản, lãi lỗ, nợ…
• Ngân quỹ: quản lý chi tiêu.
• Báo cáo chuyên môn: phân tích nguyên nhân sâu xa.

5.4.2.2. Hiện đại:

• PERT: Phân tích mối liên hệ giữa các công việc qua biểu đồ mạng.
• Lập ngân sách theo chương trình mục tiêu: Gắn chi tiêu với mục tiêu cụ thể.