Kiến thức cơ bản chương 5 - Quản Trị Chuỗi Cung Ứng HCE

5.1. Khái niệm, phân loại hàng tồn kho

5.1.1. Khái niệm, mục đích của tồn kho

Khái niệm & vai trò tổng quát.
Trong chuỗi cung ứng, quản trị tồn kho là một tập hợp các quyết định và thủ tục nhằm xác định khi nào bổ sung, bổ sung bao nhiêu, và ai/thủ tục nào thực hiện để bảo đảm mức phục vụ khách hàng với chi phí toàn hệ thống thấp nhất. Tài liệu nhấn mạnh: tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến mức dịch vụ và chi phí của toàn chuỗi; các quyết định về tồn kho luôn cần phối hợp với vận tải và các hoạt động khác trong chuỗi để đạt hiệu quả hệ thống, không phải tối ưu từng khâu rời rạc .
Một hệ thống tồn kho gồm các thủ tục xác định lượng bổ sung mỗi lần, thời điểm đặt hàng, cách tổ chức máy móc – nhân sự để thực hiện hiệu quả; bất kỳ hệ thống nào cũng phát sinh chi phí vận hành tùy theo phương pháp kiểm soát, mức độ phục vụ mong muốn và lượng bổ sung mỗi đơn hàng .

Mục tiêu cốt lõi.

• Đảm bảo liên tục hoạt động: duy trì nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm để quá trình sản xuất – phân phối không gián đoạn, từ đó giữ doanh thu và lợi nhuận ổn định; thiếu hàng gây đứt đoạn, thừa hàng làm kéo dài chu kỳ và giam vốn, nên cần tối thiểu hóa lượng nắm giữ nhưng vẫn đáp ứng kịp thời nhu cầu .
  
   
• Giảm chi phí & đầu tư bị “giam” trong kho: giữ “đúng – đủ – kịp thời” để tiền không bị chặn trong hàng chưa dùng, giảm chi phí thực hiện và nâng lợi nhuận; mục tiêu là giảm đồng thời mức nắm giữ và chi phí mà không hi sinh mức phục vụ .
  
   
• Tạo đệm rủi ro & linh hoạt: giúp doanh nghiệp phản ứng trước biến động cầu/cung, mùa vụ, trễ hẹn, biến động giá – lạm phát, và tận dụng ưu đãi chiết khấu số lượng khi mua lô lớn .
  
   

Xung đột quản trị thường trực.
Nhà quản trị luôn phải cân bằng giữa tăng tồn kho để đảm bảo phục vụ/ổn định sản xuất và giảm tồn kho để tiết kiệm chi phí nắm giữ – đặt hàng – mua hàng; vì vậy, hai câu hỏi nền tảng luôn là “đặt bao nhiêu?” và “đặt khi nào?” (nhưng phần này chúng ta không dùng công thức) .

5.1.2. Phân loại hàng tồn kho

Theo vị trí trong chuỗi cung ứng (phổ biến nhất)

• Tồn kho nguyên vật liệu (Raw materials).
  
   
• Tồn kho trong sản xuất – WIP (Work-in-Process).
  
   
• Tồn kho thành phẩm (Finished goods).
  Đây là ba dạng tồn kho xuất hiện xuyên suốt từ nhà cung cấp, nhà máy, đến trung tâm phân phối và nhà bán lẻ .
  
   

Theo mục đích/loại vật tư
Ngoài 3 nhóm trên, trong thực hành còn xét tồn kho MRO (bảo trì – sửa chữa – vận hành) để duy trì thiết bị và quá trình sản xuất, rất quan trọng ở các nhà máy/CSVC kỹ thuật .

Theo “tính động” của hàng dự trữ

• Dự trữ động: hàng đang ở trên đường vận chuyển (pipeline).
  
   
• Dự trữ tĩnh: hàng đang nằm trong kho chờ sử dụng/bán ra .
  
   

Theo chu kỳ sử dụng

• Dự trữ đơn kỳ: dùng một lần rồi không tái nhập ngay.
  
   
• Dự trữ đa kỳ: được duy trì và bổ sung liên tục theo kế hoạch sản xuất/chính sách tồn kho .
  
   

Gợi ý triển khai thực hành: Song song phân loại vật chất như trên, doanh nghiệp thường áp dụng phân hạng ABC để ưu tiên kiểm soát (A: ít mặt hàng nhưng giá trị tiêu thụ cao; B/C: giá trị giảm dần) – đây là một kỹ thuật kiểm soát thường dạy kèm trong học phần tồn kho .

5.2. Các mô hình tồn kho

5.2.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tồn kho

Khi xác lập chính sách, nhà quản trị cần xét đồng thời nhóm nhân tố thuộc nhu cầu, cung ứng, chi phí, mức phục vụ và năng lực hệ thống:

1. Biến động nhu cầu & mức dịch vụ mong muốn
   
    
   • Độ bất định của cầu, chu kỳ sống sản phẩm, khuyến mại/giảm giá, tính thời vụ… quyết định dự trữ bảo hiểm và tần suất bổ sung.
     
      
   • Mức dịch vụ mục tiêu (khả năng đáp ứng đơn hàng, tránh thiếu hàng) liên hệ trực tiếp chi phí và lượng nắm giữ; đây là một trong các tham số điều hành của hệ thống tồn kho .
     
      
2. Độ tin cậy cung ứng & thời gian dẫn (lead time)
   
    
   • Sự ổn định/giao hàng đúng hẹn của nhà cung cấp, thời gian vận chuyển – chuyển tải, thay đổi phương tiện… ảnh hưởng mức dự phòng và lịch đặt hàng (tương tác mạnh với hoạt động vận tải) .
     
      
   • Kho và mạng lưới phân phối giữ vai trò “đệm” giúp điều hòa dao động nhu cầu/cung ứng và giảm chi phí bình quân nhờ quy mô lô hàng hợp lý .
     
      
3. Cấu trúc chi phí
   
    
   • Chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, và chi phí mua hàng/giá mua là ba nhóm chi phí chi phối quyết định lô hàng, tần suất đặt và mức tồn trữ (chúng ta không dùng công thức ở đây nhưng cần nhận diện đúng cấu trúc chi phí để tối ưu chính sách) .
     
      
4. Chất lượng thông tin & phối hợp chuỗi
   
    
   • Sai lệch/thời trễ thông tin (dự báo kém, truyền tin nhiều tầng nấc) khuếch đại biến động dọc chuỗi (hiệu ứng Bullwhip), làm tồn kho lúc thừa lúc thiếu; khắc phục bằng chia sẻ dữ liệu POS, EDI, VMI, rút ngắn lead time… để giảm dao động và hạ mức tồn cần thiết .
     
      
5. Ý tưởng vận hành/triết lý sản xuất
   
    
   • MRP/ERP định hướng đặt hàng theo nhu cầu phụ thuộc, điều phối đa cấp;
     
      
   • JIT/Lean hướng tới giảm tồn kho cực tiểu nhưng đòi hỏi cung ứng ổn định, nếu nguồn cung trục trặc hoặc nhu cầu tăng đột ngột sẽ rủi ro thiếu nguyên liệu .
     
      
6. Ràng buộc năng lực & không gian
   
    
   • Dung lượng kho, năng lực vận tải, lịch sản xuất, ca kíp… đặt giới hạn cho kích cỡ lô và mức dự trữ, đòi hỏi phối hợp giữa sản xuất – kho – vận tải (đã nêu rõ yêu cầu phối hợp trong hệ thống tồn kho) .
     
      

Tóm lại, chính sách tồn kho không thể tách rời các quyết định vận tải, kho bãi, sản xuất và thông tin; phải tối ưu ở tầm chuỗi thay vì từng khâu riêng lẻ.

5.2.2. Các mô hình tồn kho (diễn giải, không công thức)

Trong học phần, bạn thường gặp những mô hình chuẩn sau; dưới đây là mục tiêu – bối cảnh áp dụng – cách vận hành ở mức khái niệm để dùng đúng lúc (không viết công thức):

1. EOQ – Mô hình lượng đặt hàng kinh tế
   
    
   • Mục tiêu: tìm kích cỡ lô đặt hàng làm tổng chi phí (đặt hàng + lưu kho + mua) nhỏ nhất khi cầu ổn định và tiếp tế tức thời; không cho phép thiếu hàng.
     
      
   • Khi dùng: nhu cầu tương đối đều, lead time ổn định, mỗi lần đặt đáp ứng ngay; phù hợp hàng tiêu chuẩn, vòng đời dài.
     
      
   • Ý nghĩa quản trị: đưa ra “nhịp” đặt hàng hợp lý, tránh đặt quá lắt nhắt (tốn chi phí đặt) hay quá lớn (giam vốn/lưu kho). (Khái niệm mô hình EOQ được nêu trong danh mục từ viết tắt của giáo trình) .
     
      
2. POQ/EPL – Mô hình đặt theo nhịp sản xuất / lô sản xuất kinh tế
   
    
   • Mục tiêu: tương tự EOQ nhưng giả định bổ sung dần trong lúc sản xuất (không nhập tức thời), nên mức tồn tối đa thấp hơn EOQ.
     
      
   • Khi dùng: doanh nghiệp tự sản xuất mặt hàng thay vì mua ngoài; máy móc có tốc độ sản xuất hữu hạn; cần tính “lô chạy máy” kinh tế để giảm setup và lưu kho. (POQ/EPL xuất hiện trong danh mục mô hình chương 5) .
     
      
3. BOQ – Mô hình cho phép thiếu hàng (Backorder/Stockout)
   
    
   • Mục tiêu: chấp nhận thiếu hàng tạm thời (khách chịu chờ hoặc ghi nợ) để giảm chi phí nắm giữ; tối ưu mức thiếu cho phép và kích cỡ lô.
     
      
   • Khi dùng: khách hàng có thể chờ, chi phí thiếu hàng hữu hạn; thích hợp phụ tùng/kỳ vọng rõ về thời gian bù. (Mô hình BOQ được liệt kê trong chương) .
     
      
4. Mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity discount)
   
    
   • Mục tiêu: cân bằng giữa giá mua giảm khi đặt lô lớn và chi phí lưu kho tăng.
     
      
   • Khi dùng: nhà cung cấp có bảng giá theo bậc; cần xác định mức đặt phù hợp từng bậc để tổng chi phí nhỏ nhất (chương 5 nêu rõ nội dung thực hành mô hình khấu trừ) .
     
      
5. Dự trữ bảo hiểm (Safety stock – SS)
   
    
   • Mục tiêu: tạo đệm an toàn khi nhu cầu và/hoặc lead time biến động để đạt mức độ phục vụ mục tiêu.
     
      
   • Khi dùng: cầu/lead time bất định, rủi ro thiếu hàng gây chi phí lớn. (Thuật ngữ SS có trong danh mục) .
     
      
6. Phân hạng ABC & chính sách kiểm soát khác biệt
   
    
   • Mục tiêu: tập trung nguồn lực kiểm soát vào nhóm A (ít mặt hàng nhưng giá trị/ảnh hưởng lớn), kiểm soát vừa/nhẹ với nhóm B/C; từ đó rút ngắn vòng quay vốn mà vẫn bảo đảm dịch vụ.
     
      
   • Khi dùng: danh mục mặt hàng rộng; chi phí kiểm soát có hạn; cần ưu tiên. (Học phần nêu ABC như một yêu cầu nắm vững) .
     
      
7. MRP/ERP – Hoạch định nhu cầu vật tư
   
    
   • Mục tiêu: tính toán nhu cầu phụ thuộc đa cấp theo BOM, tạo lịch đặt-mua-sản xuất đồng bộ để giảm tồn kho trung gian.
     
      
   • Khi dùng: sản phẩm có nhiều cấp chi tiết, dữ liệu BOM/tiến độ rõ ràng; cần tích hợp hệ thống thông tin. (Nội dung yêu cầu nắm MRP trong chương tồn kho) .
     
      
8. JIT/Lean & tồn kho tối thiểu
   
    
   • Mục tiêu: triệt tiêu lãng phí, giao đúng lúc – đúng lượng; giảm tồn kho xuống mức tối thiểu.
     
      
   • Điều kiện & rủi ro: đòi hỏi cung ứng cực ổn định; nếu nhà cung cấp trục trặc hay nhu cầu tăng đột ngột thì dễ thiếu nguyên liệu .
     
      
9. VMI – Vendor Managed Inventory
   
    
   • Mục tiêu: nhà cung cấp chủ động quản lý mức tồn tại điểm bán/nhà máy của khách; chia sẻ POS/EDI để giảm sai lệch thông tin, hạn chế bullwhip, tăng độ sẵn sàng hàng hóa.
     
      
   • Khi dùng: quan hệ đối tác tin cậy, hệ thống thông tin kết nối tốt; hàng có vòng quay đều. (Tài liệu nêu rõ VMI và vai trò POS/EDI để giảm biến động)