Kiến Thức Cơ Bản Chương 3 – Quản trị học ĐH Kinh tế HCE

3.1. Khái niệm, mục tiêu và nguyên tắc của công tác tổ chức

3.1.1. Khái niệm và tầm quan trọng của công tác tổ chức

• Tổ chức là một hệ thống nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung.
• Tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch, bao gồm xây dựng cơ cấu, chỉ đạo và kiểm tra thực hiện kế hoạch.
• Công tác tổ chức là việc xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa họ để phối hợp hiệu quả trong công việc.

Tầm quan trọng:

• Tổ chức khoa học giúp bộ máy hoạt động hiệu quả, bảo đảm nề nếp, kỷ luật, và đoàn kết, giúp phát huy năng lực cá nhân và bộ phận.
• Tổ chức không khoa học có thể dẫn đến hoạt động kém hiệu quả, thiếu quyết đoán và lãng phí tài nguyên.

Nội dung chủ yếu:

1. Xây dựng cơ cấu và phân chia nhiệm vụ.
2. Liên kết các hoạt động thành một thể thống nhất.
3. Thiết kế quy trình công việc.
4. Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý giỏi và đoàn kết.

3.1.2. Mục tiêu của công tác tổ chức

• Mục tiêu: Tạo ra một môi trường thuận lợi để phát huy năng lực và nhiệt tình của các cá nhân, bộ phận, đạt mục tiêu chung của tổ chức.
• Các mục tiêu tổ chức cụ thể:
  • Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và hiệu quả.
  • Xây dựng nề nếp và văn hoá lành mạnh.
  • Phát hiện và điều chỉnh các hoạt động yếu kém.

3.1.3. Các nguyên tắc tổ chức quản trị

Các nguyên tắc quan trọng bao gồm:

1. Nguyên tắc một thủ trưởng: Mỗi người chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo.
2. Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy phải phù hợp với mục tiêu tổ chức.
3. Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm.
4. Nguyên tắc hiệu quả: Giảm chi phí trong bộ máy tổ chức.
5. Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy cần linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của môi trường.

3.2. Một số cơ sở trong công tác tổ chức

3.2.1. Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị (hay tầm kiểm soát) là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển hiệu quả. Tầm hạn quản trị có thể rộng (ít cấp bậc, ít tầng nấc trung gian) hoặc hẹp (nhiều cấp bậc, nhiều tầng nấc trung gian), phụ thuộc vào khả năng quản lý, mức độ phức tạp công việc, và kỹ thuật thông tin sử dụng.

3.2.2. Quyền hạn trong quản trị

• Quyền hạn là quyền quyết định và yêu cầu tuân thủ quyết định trong một tổ chức, được gắn liền với chức vụ quản trị.
• Các loại quyền hạn:
  1. Quyền hạn trực tuyến: Quyền ra quyết định và giám sát trực tiếp.
  2. Quyền hạn tham mưu: Cung cấp lời khuyên, không có quyền quyết định cuối cùng.
  3. Quyền hạn chức năng: Quyền quyết định và kiểm soát một số hoạt động của các bộ phận khác.

3.2.3. Phân cấp quản trị

Phân cấp quản trị liên quan đến mức độ phân tán quyền lực trong tổ chức. Quá trình ủy quyền cần tuân thủ các nguyên tắc như: hệ thống kiểm soát hợp lý, sự rõ ràng trong nhiệm vụ, và đảm bảo sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm.

3.3. Cơ cấu tổ chức quản trị

3.3.1. Khái niệm

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận, cá nhân trong tổ chức có mối liên hệ với nhau, được chuyên môn hoá và có trách nhiệm, quyền hạn xác định. Các yếu tố của cơ cấu tổ chức gồm:

• Chuyên môn hoá công việc.
• Hình thành các bộ phận.
• Quyền hạn và trách nhiệm.
• Cấp bậc và phạm vi quản trị.
• Tập trung và phân tán quyền trong quản trị.

3.3.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo tính:

• Tối ưu: Phù hợp với chức năng quản trị và chu trình kinh doanh.
• Linh hoạt: Có khả năng thích ứng với sự thay đổi.
• Ổn định: Không thay đổi quá nhiều để tránh xáo trộn.
• Tin cậy: Đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời.
• Kinh tế: Tối ưu chi phí quản lý.

3.3.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

Các mô hình cơ cấu tổ chức bao gồm:

1. Cơ cấu quản lý trực tuyến.
2. Cơ cấu quản lý chức năng.
3. Cơ cấu trực tuyến – chức năng.
4. Cơ cấu tổ chức ma trận.
5. Cơ cấu tổ chức theo địa lý.
6. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm.
7. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng.

3.3.4. Yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị

Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm:

• Môi trường kinh doanh.
• Chiến lược và mục tiêu.
• Quy mô và mức độ phức tạp.
• Công nghệ và tính chất công việc.
• Trình độ và năng lực của đội ngũ quản trị.

3.4. Tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức

3.4.1. Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng

Xác định các yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức thông qua việc phân tích chiến lược, mục tiêu, môi trường bên ngoài và bên trong.

3.4.2. Chuyên môn hoá (phân chia công việc)

Phân tích và xác định các nhiệm vụ, công việc, cũng như phân loại chúng thành các chức năng cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược.

3.4.3. Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu

• Hợp nhóm công việc có liên quan.
• Xác định cấp bậc quản trị và quyền hạn.
• Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận.

3.4.4. Thể chế hoá cơ cấu tổ chức

Sử dụng sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết định để làm rõ cơ cấu tổ chức và đảm bảo hiệu lực hoạt động.