Kiến thức cơ bản chương 3 - Quản trị học ĐH Kinh tế HCE

2.1. Khái niệm, vai trò và phân loại hoạch định

2.1.1. Khái niệm hoạch định

• Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu trong tương lai của tổ chức và các phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định có mục đích cung cấp hướng đi cho các quyết định về mục tiêu, hành động và phân bổ tài nguyên.
• Chức năng của hoạch định:
  • Hoạch định giúp xác định mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong tương lai và làm thế nào để đạt được các mục tiêu đó.
  • Hoạch định cũng xác định phương tiện cần thiết và phân bổ các nguồn lực như tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, để đạt được mục tiêu.
  • Ví dụ: Một công ty có thể lên kế hoạch cụ thể như mở rộng thị trường xuất khẩu, tăng trưởng doanh thu, tuyển dụng nhân viên mới, phát triển sản phẩm mới... Tất cả phải được hoạch định từ trước.

2.1.1.2. Các thành phần của hoạch định

Hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải quyết định về 4 thành phần cơ bản của các kế hoạch:

1. Mục tiêu:
   • Mục tiêu là kết quả mong đợi trong tương lai mà tổ chức muốn đạt được.
   • Mục tiêu phải được xác định rõ ràng, khả thi và có thời hạn rõ ràng (SMART).
   • Ví dụ: Công ty đặt mục tiêu đạt tỷ suất lợi nhuận 12% vào cuối năm tài chính 2018.
2. Biện pháp:
   • Biện pháp là những phương tiện hoặc hành động cụ thể sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu.
   • Ví dụ: Để đạt mục tiêu tăng lợi nhuận, công ty có thể áp dụng các biện pháp như phát triển sản phẩm mới, tăng cường chiến lược marketing, cải tiến công nghệ sản xuất.
3. Nguồn lực:
   • Nguồn lực là tài chính, nhân lực, vật chất... để thực hiện các biện pháp và kế hoạch.
   • Tổ chức phải phân bổ nguồn lực sao cho hiệu quả nhất để đạt mục tiêu.
   • Ví dụ: Công ty cần bao nhiêu vốn, bao nhiêu công nhân, bao nhiêu thiết bị để thực hiện kế hoạch.
4. Việc thực hiện:
   • Hoạch định chỉ có hiệu quả khi được thực hiện. Việc thực hiện kế hoạch cần phải rõ ràng về trách nhiệm, quyền lực và các chính sách để đảm bảo mọi người đều thực hiện đúng kế hoạch.
   • Các nhà quản trị có thể sử dụng quyền lực, thuyết phục và chính sách để thực hiện kế hoạch.

2.1.2. Vai trò của hoạch định

• Phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp: Hoạch định giúp các bộ phận trong tổ chức làm việc cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.
• Giảm bất ổn: Hoạch định giúp tổ chức đối phó với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, giảm thiểu rủi ro và bất ổn trong hoạt động kinh doanh.
• Giảm sự trùng lặp và lãng phí: Khi có kế hoạch rõ ràng, tổ chức có thể phân bổ tài nguyên một cách hợp lý, giảm lãng phí trong các hoạt động không cần thiết.
• Phát triển tinh thần làm việc tập thể: Hoạch định khuyến khích sự hợp tác giữa các cá nhân và nhóm, đảm bảo mọi người đều hiểu và hướng tới mục tiêu chung.
• Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra: Kế hoạch rõ ràng giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện.

2.1.3. Phân loại hoạch định

1. Theo cấp độ:
   • Hoạch định vĩ mô: Hoạch định các chính sách lớn như chính sách kinh tế, tài chính quốc gia...
   • Hoạch định vi mô: Hoạch định cho các doanh nghiệp, như kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất, kế hoạch marketing...
2. Theo lĩnh vực:
   • Hoạch định tài chính, nhân sự, vật tư, sản xuất, tiêu thụ, v.v.
3. Theo thời gian:
   • Dài hạn: Thường từ 5 năm trở lên (ví dụ: chiến lược phát triển 10 năm).
   • Trung hạn: Khoảng từ 1 đến 5 năm.
   • Ngắn hạn: Dưới 1 năm (ví dụ: kế hoạch doanh thu tháng, quý).
4. Theo mức độ hoạt động:
   • Hoạch định chiến lược: Các mục tiêu và kế hoạch dài hạn cho toàn bộ tổ chức.
   • Hoạch định tác nghiệp: Các kế hoạch ngắn hạn, cụ thể cho từng bộ phận hoặc cá nhân.

2.2. Quy trình hoạch định

1. Nhận thức cơ hội: Phát hiện và đánh giá các cơ hội trong môi trường kinh doanh.
2. Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có thời hạn.
3. Xem xét các tiền đề cơ bản: Đánh giá các yếu tố nền tảng như tình hình tài chính, nhân lực, công nghệ...
4. Xây dựng các phương án: Phát triển các phương án khả thi để đạt được mục tiêu.
5. Đánh giá phương án: Đánh giá các phương án theo các tiêu chí nhất định (chi phí, lợi nhuận, rủi ro...).
6. Lựa chọn phương án tối ưu: Chọn phương án phù hợp nhất với tình hình thực tế và mục tiêu.
7. Xây dựng các kế hoạch hỗ trợ: Lên kế hoạch chi tiết, bổ sung các kế hoạch nhỏ để hỗ trợ kế hoạch chính.
8. Lập ngân quỹ và chi phí thực hiện: Xác định ngân sách, chi phí để triển khai kế hoạch.

2.3. Hoạch định chiến lược và tác nghiệp

2.3.1. Hoạch định chiến lược

• Mục tiêu: Đạt các mục tiêu dài hạn của tổ chức bằng cách phân bổ nguồn lực hợp lý và xây dựng các chiến lược phù hợp.
• Các bước trong hoạch định chiến lược:
  • Xây dựng sứ mệnh và viễn cảnh.
  • Phân tích môi trường bên ngoài và môi trường bên trong để nhận diện cơ hội và thách thức.
  • Đưa ra các mục tiêu chiến lược dài hạn.
  • Tạo lập và chọn lựa chiến lược theo các chiến lược tăng trưởng, ổn định, giảm thiểu rủi ro, v.v.
  • Phân bổ nguồn lực để thực hiện chiến lược.

2.3.2. Hoạch định tác nghiệp

• Hoạch định tác nghiệp liên quan đến các quyết định ngắn hạn và cụ thể hơn để thực hiện các chiến lược dài hạn.
• Các công cụ trong hoạch định tác nghiệp:
  • Lập ngân sách: Quy định các nguồn tài chính cho các hoạt động cụ thể.
  • Lập tiến độ: Xác định thời gian và công việc cần làm để thực hiện mục tiêu ngắn hạn (sử dụng sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng...).

2.4. Các công cụ hỗ trợ cho hoạch định

1. Dự báo: Sử dụng các phương pháp như linh cảm, khảo sát thị trường, phân tích chuỗi thời gian để dự đoán các sự kiện trong tương lai.
2. Ma trận SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức và phân tích cơ hội, mối đe dọa từ môi trường bên ngoài để đưa ra chiến lược.
3. Ma trận BCG: Phân tích các sản phẩm của tổ chức theo thị phần và tốc độ tăng trưởng để phân bổ nguồn lực.
4. Mô hình 5 lực lượng của Porter: Phân tích lực lượng cạnh tranh trong ngành để xây dựng chiến lược cạnh tranh phù hợp.

Các công cụ hỗ trợ này giúp nhà quản trị đánh giá và đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả cho tổ chức.