Tóm tắt chương 4 - Quản lý học (Học viện Hành chính)

I. CHỨC NĂNG VÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

1. Chức năng là gì?
Định nghĩa chức năng: những hoạt động đặc biệt hoặc mục đích của con người, máy móc, tổ chức; sự kiện quan trọng của đời sống xã hội; loại hoạt động cần tiến hành khi đủ điều kiện (ví dụ: máy hoạt động sau bảo dưỡng).
Đôi khi chức năng và nhiệm vụ bị hiểu nhầm lẫn: nhiệm vụ cụ thể hơn, còn chức năng là tập hợp nhiều nhiệm vụ tương đồng. Trong tổ chức, các đơn vị chức năng (phòng, ban, tổ) được chia theo chức năng (ví dụ: cơ khí, kế toán, nhân sự, kinh doanh).
Các dạng chức năng: máy móc, công cụ lao động; tổ chức; cá nhân; mức độ vi mô, vĩ mô; sản xuất, kinh doanh; quản lý; …
 

Lưu ý sinh viên thường nhầm: “chức năng” không nhất thiết đồng nghĩa “nhiệm vụ” cụ thể; chức năng thể hiện hướng hoạt động tổng quát, còn nhiệm vụ là nhiều hành vi cụ thể trong chức năng đó.

2. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý là những chức năng gắn liền với hoạt động quản lý của nhà quản lý (lãnh đạo, quản trị). Máy móc (ví dụ: máy giặt) có chức năng giặt, vắt, sấy nhưng không có chức năng quản lý; bộ xử lý điều khiển máy giặt giữ vai trò “quản lý” giám sát, ra lệnh các bước giặt, vắt, sấy. Hoạt động quản lý khác với mọi hoạt động chức năng: vừa định trước cho tổ chức, vừa có thể tự xuất hiện khi tổ chức phát triển cao hơn.
Phân biệt các khái niệm chức năng trong tổ chức:
- Chức năng của từng thành viên (con người, đơn vị) – việc cụ thể họ đảm nhận.
- Chức năng của tổ chức (tôn chỉ, nhiệm vụ khi thành lập) nhằm đạt mục tiêu.
- Chức năng quản lý (do nhà quản lý thực hiện) nhằm đảm bảo chức năng của tổ chức và thành viên diễn ra hiệu quả.
 

Lưu ý sinh viên: “chức năng quản lý” không đồng nghĩa đơn thuần “nhiệm vụ” mà là tập hợp hoạt động mang tính tổng quát mà nhà quản lý phải thực hiện để tổ chức vận hành tốt.

II. PHÂN LOẠI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

Nghiên cứu tài liệu chung thống nhất về chức năng quản lý nhưng có khác nhau về cách chia nhóm chức năng cũng như nội dung từng chức năng. Sinh viên cần nắm các cách phân loại phổ biến sau để hiểu tổng quát các hoạt động quản lý:

1. POLC (Planning – Organizing – Leading – Controlling)

– Kế hoạch (Planning): Xác định mục tiêu, dự báo, chuẩn bị nguồn lực, vạch lộ trình hành động.
– Tổ chức (Organizing): Xây dựng cơ cấu, phân công nhiệm vụ, phối hợp các bộ phận.
– Lãnh đạo (Leading): Động viên, truyền thông, hướng dẫn, ra quyết định, giải quyết mâu thuẫn.
– Kiểm soát (Controlling): Theo dõi tiến độ, so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch, điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý nhầm lẫn: Đôi khi “kiểm soát” và “đánh giá” được hiểu tương đồng; trong mô hình POLE (xem bên dưới), “đánh giá” bao quát cả kiểm soát và điều chỉnh.

2. POLE (Planning – Organizing – Leading – Evaluating)

– Đánh giá (Evaluating): Quá trình rộng hơn kiểm soát, bao gồm thu thập thông tin, đánh giá hiệu quả, sửa đổi thực hiện để phù hợp mục tiêu tổ chức.
 

Lưu ý: Mô hình này hiếm khi tách rạch ròi “kiểm soát” và “đánh giá”; sinh viên không cần phân biệt quá chi tiết nếu cả hai hướng đến mục điều chỉnh hoạt động.

3. Phân loại theo Henry Fayol

– Hoạch định (Formulating): Xây dựng kế hoạch tổng thể.
– Tổ chức (Organizing): Xác lập cơ cấu, phân công nhiệm vụ.
– Lãnh đạo, chỉ huy (Commanding): Dẫn dắt, ra quyết định, điều động.
– Phối hợp (Coordinating): Đảm bảo hợp tác giữa các bộ phận.
– Kiểm soát (Controlling): Giám sát, so sánh, điều chỉnh.
 

Chú ý: Fayol phân tách “phối hợp” thành chức năng độc lập (trong khi POLC ghép vào lãnh đạo hay tổ chức).

4. Phân loại của F. Taylor

Thực chất không chia thành nhóm chức năng cụ thể mà dựa trên 14 nguyên tắc quản lý khoa học. Taylor nhấn mạnh: “Quản lý là biết chính xác điều muốn đối tượng thực hiện và hiểu họ đã hoàn thành công việc tốt nhất với chi phí thấp nhất.”
– Chức năng quản lý thể hiện qua việc áp dụng nguyên tắc: lựa chọn, đào tạo, giám sát, phân phối công việc, khuyến khích, khen thưởng, tiêu chuẩn hóa.

Lưu ý: Taylor không dùng thuật ngữ “Planning – Organizing…” mà nhấn mạnh thực thi nguyên tắc quản lý khoa học như chức năng thực tế của nhà quản lý.

5. Mô hình FODSCoB (Planning – Organizing – Directing – Staffing – Controlling – Budgeting)

– Kế hoạch (Planning): Xác định mục tiêu, chiến lược, dự báo.
– Tổ chức (Organizing): Xác lập cấu trúc tổ chức, phân công chức năng.
– Chỉ huy (Directing): Ra quyết định, tạo động lực, lãnh đạo.
– Nhân sự (Staffing): Tuyển chọn, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
– Kiểm soát (Controlling): Giám sát, đánh giá, điều chỉnh.
– Tài chính (Budgeting): Quản lý ngân sách, lập và điều chỉnh chi phí.

Phân tích nâng cao: Tách riêng “Staffing” và “Budgeting” để nhấn mạnh quản lý nhân lực và nguồn lực tài chính, phù hợp với quản lý tổ chức phức tạp hiện đại.

6. Phân loại theo hoạt động thông tin – giao tiếp

– Hoạch định (Planning)
– Ra quyết định (Decision-making): Một chức năng cốt lõi, quyết định hướng hoạt động.
– Tổ chức (Organizing)
– Nhân sự (Staffing): Phát triển nguồn nhân lực.
– Thông tin (Information): Thu thập, xử lý, truyền tải, lưu trữ thông tin.
– Giáo dục, động viên (Educational – Motivational): Đào tạo, khen thưởng, khuyến khích.
– Lãnh đạo, chỉ huy (Leading)
– Kiểm soát (Controlling) và Đánh giá (Evaluating).

Lưu ý nhầm lẫn: Sinh viên thường xem “thông tin” là phần của “tổ chức” hoặc “kiểm soát” – tuy nhiên đây là chức năng độc lập, quyết định chất lượng ra quyết định và lãnh đạo.

7. Phân loại theo nhóm công việc – quy trình quản lý

– Quản lý (Hoạch định): Xác định vấn đề, dự báo, lập kế hoạch.
– Tổ chức (Organizing): Triển khai biện pháp giải quyết.
– Kiểm soát (Controlling): Theo dõi, giám sát, chỉ huy, điều chỉnh quá trình thực hiện.

Phân tích nâng cao: Tập trung vào luồng công việc: khởi đầu (xác định vấn đề), thực hiện (tổ chức), giám sát (kiểm soát) – tương ứng với chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act).

8. Phân loại theo chuyên môn hóa nhà quản lý

Nội dung hoạt động quản lý được chia theo chuyên môn hóa:
– Tổ chức (Organization): Thiết lập cấu trúc.
– Kế hoạch (Planning): Xây dựng chiến lược, mục tiêu.
– Nhân sự (Staffing & Leading): Tuyển chọn, đào tạo, lãnh đạo, động viên.
– Kiểm soát (Controlling): Giám sát, đánh giá, điều chỉnh.
 

Lưu ý: Trong thực tế, không có quy định thống nhất; tuỳ tổ chức mà chuyên môn hóa cao hoặc gộp chung nhiều chức năng vào một vị trí quản lý.

III. TÓM TẮT NHÓM CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN (TẬP TRUNG CHO HỌC TẬP)

1. Chức năng kế hoạch

– Xác định mục tiêu dài hạn, ngắn hạn.
– Thu thập, phân tích thông tin môi trường (nội bộ, bên ngoài).
– Lập dự báo, kịch bản.
– Xác định chiến lược, chính sách, biện pháp thực hiện.
– Lập ngân sách, phân bổ nguồn lực.
 

• -Phân biệt: kế hoạch chiến lược (mục tiêu dài hạn), kế hoạch điều hành (ngắn hạn, chi tiết); kế hoạch dự phòng (ứng phó rủi ro).
  
   
• -Bảng so sánh:
     - Kế hoạch chiến lược vs Kế hoạch điều hành:
       - Thời gian            | Ngắn hạn (<=1 năm) vs Dài hạn (>1 năm)
       - Mức chi tiết   | Cụ thể, chi tiết vs Tổng quát, định hướng
       - Phạm vi tác động | Toàn tổ chức vs Bộ phận, dự án nhỏ hơn
  
   
• -Lưu ý nhầm lẫn: Sinh viên hay nhầm “kế hoạch” với “dự đoán” hay “dự báo”; thực chất “dự báo” là bước thu thập thông tin, còn “kế hoạch” là thiết lập mục tiêu và phương án.

2. Chức năng tổ chức

– Thiết lập cấu trúc tổ chức (cơ cấu dọc – ngang, ma trận, phi tập trung).
– Phân chia công việc, phân quyền, phân cấp.
– Thiết kế quy trình, quy định, quy chế.
– Điều phối nhân lực, phân bổ nguồn lực.
 

• -Phân biệt: chức năng “Tổ chức” (thiết lập cấu trúc và quy trình) vs chức năng “Nhân sự” (tuyển chọn, đào tạo, phát triển).
  
   
• -Bảng so sánh:
     - Chức năng tổ chức vs Chức năng nhân sự:
       - Mục đích     | Xây dựng cơ cấu, quy trình vs Phát triển, giữ nhân lực
       - Nội dung     | Quy định nhiệm vụ, quyền hạn vs Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực
  
   
• -Lưu ý nhầm lẫn: Sinh viên thường gộp “tổ chức” và “nhân sự” làm một; cần phân biệt “tổ chức” thiết lập khung hoạt động, còn “nhân sự” là hoạt động phát triển con người trong khung đó.

3. Chức năng chỉ huy, lãnh đạo và động viên

– Ra quyết định (Decision-making): Chọn phương án tối ưu dựa trên thông tin, mục tiêu.
– Lãnh đạo: Định hướng, hướng dẫn, tạo động lực, xây dựng văn hóa, giá trị chung.
– Truyền thông, thuyết phục: Truyền đạt mục tiêu, chính sách, giải quyết xung đột, duy trì kỷ luật.
– Giáo dục, đào tạo, động viên: Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, khen thưởng, khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý kiến.
 

• -Phân biệt: “Chỉ huy” (đưa ra mệnh lệnh, giao nhiệm vụ) vs “Lãnh đạo” (tầm nhìn, chiến lược, tạo động lực).
  
   
• -Lưu ý nhầm lẫn: Sinh viên hay hiểu “lãnh đạo” đồng nghĩa “ra lệnh”; thực chất lãnh đạo còn bao gồm kỹ năng truyền cảm hứng, xây dựng đội nhóm.

4. Chức năng giám sát, theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh

– Giám sát: Theo dõi tiến độ, kết quả so với kế hoạch.
– Kiểm soát: So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn, cảnh báo bất thường.
– Đánh giá: Phân tích nguyên nhân, kết luận mức độ hoàn thành, hiệu quả.
– Điều chỉnh: Sửa đổi quy trình, chính sách, phân bổ lại nguồn lực, huấn luyện lại nhân viên.
 

• -Phân biệt: “Giám sát” (quan sát, thu thập dữ liệu) vs “Kiểm soát” (so sánh, phát hiện sai lệch) vs “Điều chỉnh” (hành động khắc phục).
   

• -Lưu ý nhầm lẫn: Sinh viên thường hiểu “kiểm soát” là hành động cuối cùng; thực chất cần đánh giá liên tục và điều chỉnh kịp thời, không để chậm trễ mới kiểm soát.

   

IV. BẢNG TỔNG HỢP CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

Dưới đây là bảng tóm tắt so sánh các chức năng cơ bản theo mô hình POLC, FODSCoB và phân loại thông tin-giao tiếp. Sinh viên nên ghi nhớ để phân tích và áp dụng linh hoạt tùy tình huống thực tế.

Chú ý sinh viên: – Khi ôn tập, nên phân biệt rõ ràng nội dung & nhiệm vụ của từng chức năng để trả lời câu hỏi một cách nhất quán.
– Hiểu sâu “tách chuyên môn hóa” (ví dụ: FODSCoB tách Staffing & Budgeting) sẽ giúp phân tích quản lý ở mức độ nguồn lực cụ thể (nhân lực, tài chính).