Kiến Thức Cơ Bản Chương 6 – Quản trị học ĐH Kinh tế HCE

6.1. Thông tin và quyết định quản trị

6.1.1. Thông tin quản trị

• Khái niệm: Là tất cả những dữ liệu được xử lý và có giá trị sử dụng trong quản lý.
• Vai trò: Là công cụ thiết yếu hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định chính xác, kịp thời.
• Đặc điểm thông tin tốt:
  • Chính xác.
  • Kịp thời.
  • Đầy đủ.
  • Có hệ thống.
• Phân loại thông tin:
  1. Theo mối quan hệ trong – ngoài: Thông tin nội bộ (báo cáo, kết quả sản xuất) và bên ngoài (thị trường, luật pháp).
  2. Theo chức năng: Thông tin phục vụ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
  3. Theo hướng chuyển: Trên xuống, dưới lên, ngang hàng.
  4. Theo phương pháp xử lý:
     • Truyền thống: thủ công, trực quan.
     • Hiện đại: qua hệ thống thông tin quản lý (MIS), phần mềm.
  5. Theo tần suất xử lý: Sơ cấp (thu thập ban đầu), thứ cấp (xử lý lại từ dữ liệu cũ).

6.1.2. Quyết định quản trị

• Khái niệm: Là lựa chọn một phương án hành động trong số các phương án có thể để đạt mục tiêu tổ chức.
• Phân loại:
  1. Theo tính chất: Chiến lược (tầm dài hạn), chiến thuật (trung hạn), tác nghiệp (ngắn hạn).
  2. Theo phạm vi: Cấp toàn doanh nghiệp, cấp bộ phận, cấp cá nhân.
  3. Theo lĩnh vực: Nhân sự, tài chính, sản xuất, marketing…
  4. Theo thời gian: Quyết định dài hạn – ngắn hạn.
  5. Theo cách phản ứng: Chủ động – phản ứng.
• Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định:
  • Năng lực người ra quyết định.
  • Thông tin và thời gian có sẵn.
  • Áp lực từ môi trường bên ngoài.
• Yêu cầu của quyết định hiệu quả:
  • Hợp pháp, hợp lý, đúng lúc, khả thi và có hiệu lực thi hành.
  • Rõ ràng về thời gian và người chịu trách nhiệm thực hiện.
  • Có tính hệ thống và linh hoạt trong môi trường thay đổi.

6.2. Quản trị sự thay đổi

6.2.1. Thay đổi và lý do cần thay đổi

• Khái niệm: Là quá trình điều chỉnh lại một phần hoặc toàn bộ tổ chức.
• Lý do: Do áp lực từ môi trường (cạnh tranh, công nghệ, yêu cầu khách hàng…).

6.2.2. Nội dung của thay đổi

• Thay đổi mục tiêu: Điều chỉnh chiến lược.
• Thay đổi cấu trúc: Sắp xếp lại bộ máy, nhân sự.
• Thay đổi công nghệ: Ứng dụng kỹ thuật mới, tự động hóa.
• Thay đổi con người: Thay đổi nhận thức, kỹ năng, hành vi.

6.2.3. Hình thức thay đổi

• Đột ngột hoặc từ từ.
• Chủ động hay bị động.
• Toàn phần hay bộ phận.

6.2.4. Yếu tố thời gian

• Lập kế hoạch rõ ràng, phù hợp năng lực thực tế, tránh đốt cháy giai đoạn.
• Đảm bảo sự thích nghi từng bước và hỗ trợ từ nhân sự.

6.2.5. Phản ứng với thay đổi

• Lực lượng thúc đẩy: Ủng hộ thay đổi.
• Lực lượng cản trở: Phản kháng vì mất lợi ích, ngại thay đổi.
• Chiến lược xử lý:
  • Thuyết phục, chia sẻ thông tin, tạo động lực.
  • Lãnh đạo phải làm gương và truyền cảm hứng thay đổi.

6.3. Quản trị xung đột

6.3.1. Khái niệm

• Xung đột là sự đối đầu do mâu thuẫn về lợi ích, mục tiêu hoặc cảm xúc giữa các cá nhân, nhóm.
• Có thể tích cực (chức năng) hoặc tiêu cực (phi chức năng) tùy cách quản lý.

6.3.2. Nguồn gốc xung đột

• Mục tiêu không tương đồng.
• Phụ thuộc lẫn nhau trong công việc.
• Thiếu thông tin hoặc truyền đạt sai lệch.
• Cạnh tranh tài nguyên.
• Sử dụng đe dọa trong quan hệ quyền lực.

6.3.3. Hình thức xung đột

• Cá nhân với cá nhân.
• Cá nhân với tổ chức.
• Nhóm với nhóm.
• Nội tại của một cá nhân.

6.3.4. Biện pháp giải quyết xung đột

• Khuyến khích xung đột chức năng: Tạo cạnh tranh lành mạnh.
• Giảm xung đột phi chức năng:
  • Né tránh.
  • Dàn xếp.
  • Đối đầu trực tiếp.
  • Thỏa hiệp.
  • Hợp tác cùng giải quyết.

6.4. Quản trị rủi ro

6.4.1. Khái niệm

• Rủi ro là sự kiện ngẫu nhiên, không mong muốn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới tổ chức.
• Quản trị rủi ro là quá trình xác định, phân tích và phản ứng trước các rủi ro.

6.4.2. Phân loại rủi ro

• Theo bản chất: Kinh tế, pháp lý, kỹ thuật.
• Theo đối tượng: Tài sản, con người, pháp lý.
• Theo khả năng bảo hiểm:
  • Có thể bảo hiểm (cháy nổ).
  • Không thể bảo hiểm (đầu cơ, chứng khoán).
• Theo mức độ ảnh hưởng:
  • Rủi ro hệ thống: Tác động toàn bộ (khủng hoảng kinh tế).
  • Rủi ro không hệ thống: Cục bộ (quản lý yếu, đối thủ mạnh).

6.4.3. Tiến trình quản trị rủi ro

1. Lập kế hoạch: Đưa ra nguyên tắc đánh giá, phương pháp triển khai.
2. Nhận diện rủi ro: Dựa vào kinh nghiệm, tài liệu, ý kiến chuyên gia.
3. Phân tích định tính và định lượng: Tính xác suất, mức độ thiệt hại.
4. Lập kế hoạch đối phó: Xây dựng kịch bản ứng phó phù hợp.
5. Theo dõi và kiểm soát: Cập nhật, điều chỉnh biện pháp nếu rủi ro xảy ra.

6.4.4. Phương pháp phòng ngừa

• Tránh rủi ro: Hủy bỏ hoạt động có nguy cơ cao.
• Giảm thiểu: Đào tạo nhân sự, đầu tư công nghệ.
• Chuyển giao: Mua bảo hiểm.
• Chấp nhận có kiểm soát: Dự trữ quỹ dự phòng.